Как ИП в 2024 году оформить сотрудника в штат: пошаговая инструкция

Зачем проводить процедуру оформления официально

Нередко ИП предлагают работникам договориться “на словах”. На первый взгляд подобные договоренности кажутся выгодными для обоих сторон. Предприниматель сможет сократить расходы, не уплачивая взносы, а работник получать заработную плату без удержания НДФЛ. Однако подобные действия незаконны. Предпринимателя могут привлечь к ответственности.

Ответственность бывает:

1. Административной. Предусмотрен штраф в размере 10 тыс. руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
2. Налоговой. С предпринимателя взыщут в казну государства платеж в размере всех страховых взносов и НДФЛ. Дополнительно выпишут штраф. Его размер составить 40% от величины всех недоимок (ст. 122 НК РФ).
3. Уголовной. Наступает, если размер недоимки превышает 2,7 млн. руб. В этом случае на предпринимателя могут наложить штраф в размере 300 тыс. руб., лишить свободы на срок до 1 года или привлечь к исправительным работам (ст. 198 УК РФ).

Пытаясь избежать уплаты взносов, предприниматель может столкнуться с проблемами с налоговой, трудовой инспекцией. Сам работник также может остаться крайне недоволен сложившейся ситуацией. Сотрудничая с предпринимателем без договора, человек рискует. Он не сможет рассчитывать на трудовые льготы, которые предусмотрены законодательством.

ВНИМАНИЕ!

Определенные риски прослеживаются и для самого предпринимателя. Когда нет четкого соглашения, точный перечень прав и обязанностей сотрудника нигде не закреплен. В результате он может отказаться выполнять те задачи, которые изначально планировал возложить на него предприниматель.

Всегда есть риск столкнуться с жалобой. Сотрудник, которого не стали оформлять по закону, имеет право обратиться в трудовую инспекцию и сообщать о том, что установленные нормы нарушаются. Чтобы этого не произошло, необходимо строго учитывать существующие правила трудоустройства.

Способы оформления трудовых отношений – ГПХ или стандартный договор

Решая, как оформить нового сотрудника, обращайте внимание на тип работы, для выполнения которой вы планируете его нанять. Если это разовая услуга, лучше заключить договор ГПХ. Соглашение позволяет подробно описать ее или тип работ, сроки осуществления процедуры, а также размер вознаграждения. Чтобы получить его, исполнитель должен выполнить определенные условия. При этом работодатель не сможет контролировать, где и как будет работать человек. Обязать его находиться в офисе не получится.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Альтернатива – классический трудовой договор. Его заключают, если необходим человек, который должен постоянно выполнять работу. В рамках соглашения у сотрудника будут конкретные обязанности и зона ответственности. С помощью трудового договора удастся обозначить:

• график работы;
• дресс-код;
• место работы.

Работодатель сможет контролировать, как сотрудник выполняет трудовые обязанности. Если работник нужен на постоянной основе, его нельзя трудоустраивать по договору ГПХ. Подобное действие считается нарушением и станет основанием для привлечения к ответственности. На предпринимателя наложат штраф в размере 10 тыс. руб.

Оформление сотрудника в небольшой компании

Перед тем, как оформить сотрудника, необходимо принять несколько внутренних документов в компании. Так, необходимо подготовить:

• внутренний распорядок;
• положение об оплате труда и премировании;
• положение об охране персональных данных;
• положение об охране труда.

Список не исчерпывающий. Точный перечень документов зависит от особенностей сложившейся ситуации. Однако, если компания небольшая, она может обойтись без их подготовки. Закон разрешает микропредприятиям не принимать локальные нормативно-правовые акты для регламентации взаимодействия с персоналом (ст. 309.2 ТК РФ). Все нюансы сотрудничества с гражданином будет регламентировать трудовой договор.

Микропредприятиями признают компании, выручка которых не превышает 120 млн. руб. в год. При этом численность сотрудников в организации не должна превышать 15 человек. Если компания является микропредприятием, оформление персонала будет проходить по следующей схеме:

1. Проводится подготовка штатного расписания.
2. Разрабатывается трудовой договор.
3. Соглашение подписывают с работником.
4. Предприниматель готовит приказ о приеме сотрудника на работу.
5. В трудовую книжку сотрудника вносят соответствующую запись.

Каждый этап требует выполнения определенных процедур и подготовки документации.

Подготовка штатного расписания

Документ должен быть составлен перед тем, как оформить сотрудника на работу. В штатном расписании отражают кадровую структуру микропредприятия. Ее необходимо продумать заранее. Предстоит определить перечень должностей в компании, количество сотрудников, а также размер заработной платы. При этом предприниматель не должен вносить себя в расписание. Он не считается работником в своем бизнесе. Чтобы утвердить расписание, нужно подготовить приказ.

Образец приказа об утверждении штатного расписания на 2024 год.

Также см. “Штатное расписание в 2024 году“. 

Составление трудового договора

Это основной документ, который позволяет оформить сотрудника правильно. Трудовой договор регламентирует права и обязанности сторон, определяет нюансы сотрудничества. Для его подготовки и заключения сотрудник обязан предоставить следующие документы:

• паспорт;
• СНИЛС;
• ИНН;
• физическая трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности.

Дополнительно могут потребоваться документы воинского учета, дипломы и аттестаты, справка об отсутствии судимости, медицинская книжка. Все зависит от того, на какую должность трудоустраивается сотрудник.

Необязательно использовать ее. Предприниматель имеет право разработать собственную форму договора. Однако она будет признана действительной только в том случае, если в документе отражены обязательные положения.

Разработка приказа о приеме на работу

Закон не обязывает предпринимателя готовить приказ о приеме на работу. Документ оформляют, если это необходимо самому ИП.

Образец приказа о приеме на работу сотрудника

Внесение записи в трудовую книжку

Чтобы оформить сотрудника по договору, предприниматель должен внести запись в трудовую книжку. Процедуру выполняют только в отношении тех граждан, у которых есть бумажный документ, и они хотят его вести.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Если человек трудоустраивается впервые, заводить физическую трудовую книжку не нужно. Однако данные о сотруднике необходимо передать в Социальный фонд РФ. Рассматриваемое действие часто называют созданием электронной трудовой книжки. Однако термин неофициальный и в действующих нормативно-правовых актах не фигурирует.

Фактически предприниматель просто формирует электронный отчет. Его нужно готовить по форме ЕФС-1 с разделом 1 и подразделом 1.1.

Если работодателю предстоит заполнить классическую бумажную трудовую книжку, важно придерживаться следующих правил:

• использование римских цифр недопустимо;
• нельзя использовать сокращения и аббревиатуры;
• запрещено выходить за поля;
• каждой записи присваивают порядковый номер.

Выводы

Таким образом, необходимо оформлять сотрудника официально. Это позволит избежать штрафов и привлечения к налоговой и уголовной ответственности.

• Для регламентации правоотношений между сотрудником и работодателем можно использовать классический трудовой или договор ГПХ.
• Подбирать тип соглашения необходимо, учитывая нюансы предполагаемого сотрудничества. Сам процесс трудоустройства должен проходить в строгом соответствии с установленной схемой.