Автор:

Порядок списания оргтехники

Почти каждая компания имеет на своем балансе оргтехнику. У оргтехники ограниченный срок службы. По его окончании или в результате поломки приходится прибегать к списанию оргтехники.

Также смотрите:

Порядок списания оргтехники

Как правило, оргтехника – это дорогостоящие объекты, стоимость которых превышает 40 000,00 рублей и срок полезного использования у них более 1 года. Поэтому офисную технику чаще всего учитывают в составе основных средств.

При списании оргтехники обязательно проводят следующие мероприятия:

  1. Осмотр техники и определение технического состояния. Возможно составление дефектной ведомости.
  2. Оформление акта списания оргтехники.
  3. Разборка, демонтаж техники.
  4. Утилизация.
  5. Списание с баланса.

Далее рассмотрим каждый пункт подробнее.

Необходимо также определиться с понятием оргтехники. Этот вопрос мы подробно разбирали в статье «Что относится к оргтехнике и её учёт». Компьютер не считается оргтехникой. Поэтому вопросы о списании ПК мы здесь не рассматриваем.

Напомним только, что причины списания компьютера могут быть различными. Ознакомиться с вопросом его списания можно в нашей статье «Как правильно списывать компьютерную технику».

Осмотр оргтехники

Как понятно, осмотр оргтехники производят для оценки ее технического состояния и определения возможности дальнейшей эксплуатации.

Осмотр должны делать квалифицированные специалисты. Для этого назначают специальную комиссию, в функции которой входит выдача технического заключения.

Если в компании нет штатных ИТ-специалистов или их квалификация не позволяет сделать такое заключение, привлекают стороннюю организацию.

Услуги внешних специалистов платные. Однако наличие от них акта минимизирует риски замечаний со стороны проверяющих органов по вопросу списания техники.

Специально назначенная или привлеченная комиссия производит визуальный осмотр оргтехники и её тестирование. В результате будет ясно, пригодна ли данная техника к дальнейшей эксплуатации после ремонта или восстановление ее нецелесообразно.

Комиссия может установить причину выхода оргтехники из строя. Был ли это:

  • физический (естественный) износ;
  • нарушение условий эксплуатации техники;
  • умышленное нанесение повреждений.

Также штатная комиссия проводит осмотр места происшествия при краже или пропаже оргтехники. Она может провести служебное расследование и выяснить причины пропажи техники. Например, ошибки в учете или несвоевременное (некорректное) отражение операций по перемещению оргтехники.

Акт на списание

Акт на списание оформляют и подписывают члены комиссии, о которой сказано выше. В этом акте должны быть указаны причины списания оргтехники: моральный или физический износ, неустранимая поломка или порча, пропажа техники.

Для оргтехники – больше чем для другой техники – характерен быстрый моральный износ. Часто приходится списывать, например, хорошо работающий принтер только потому, что купили более производительное и экономичное устройство.

Поэтому срок службы оргтехники для списания установлен от 3 до 5 лет. В течение этого срока стоимость техники будет перенесена на затраты через амортизацию. И к моменту списания остаточная стоимость будет нулевой.

Законодательно форма акта списания оргтехники не утверждена. Каждая компания разрабатывает такой документ самостоятельно. Также за образец акта списания оргтехники можно взять формы ОС-4 или ОС-1. Данные бланки или разработанные компанией необходимо закрепить в учетной политике.

Также к акту на списание должен быть выпущен приказ о списании оргтехники. К акту необходимо приложить техпаспорта техники, заключения технических специалистов и другие документы, подтверждающие обоснованность списания оргтехники с баланса.

Разборка и демонтаж

Перед направлением техники на утилизацию надо провести ее разборку и демонтаж.

Демонтаж проводят, чтобы отключить все периферийные устройства от данного объекта.

Разборку проводят с целью извлечения материалов или запчастей, которые могут послужить для ремонта другой техники. Например, от разборки многофункциональных устройств часто остаются детали, которые вполне могут быть использованы для другого МФУ.

Также разборку и демонтаж могут проводить специализированные компании. В этом случае затраты списываются на счет 91 «Прочие расходы» проводкой:

Дебет 91.02 – Кредит 60, 76

Полученные в ходе демонтажа или разборки материалы приходуют по оценочной стоимости:

Дебет 10 – Кредит 91.01

Утилизация

Оргтехнику нельзя просто вывезти на свалку, т. к. эта техника часто содержит в себе элементы, опасные для окружающей среды, и драгметаллы. Поэтому утилизацию необходимо доверить специализированной конторе, имеющей все лицензии. Для этого при списании оргтехники заключают договор на утилизацию. И в случае претензий со стороны надзорных органов ответственность за неправильную утилизацию будет лежать на исполнителе.

О наличии в оргтехнике драгоценных металлов можно узнать из технического паспорта. Если ваша техника, подлежащая списанию, содержит такие металлы, заниматься её утилизацией может только фирма, которая имеет специальное регистрационное удостоверение. Его выдает комитет по драгметаллам и драгкамням при Министерстве финансов Российской Федерации (постановление Правительства РФ от 25.06.1992 № 431).

Списание с баланса оргтехники

Непригодную к использованию оргтехнику списывают с баланса компании по остаточной стоимости на счет учета прочих расходов:

Дебет 91.02 – Кредит 01

Если оргтехнику учитывали как ТМЦ со сроком полезного использования более 1 года, её стоимость уже списана на расходы в момент ввода в эксплуатацию. Остаётся только списать оргтехнику с забаланса.

Итоги

Списание оргтехники проводят в несколько этапов.

Во избежание претензий контролирующих органов каждый этап следует правильно документировать.