Автор:

Резерв отпусков: как рассчитать и вести учет

Резерв на оплату отпусков создают в текущем периоде для использования в будущих. За счет резерва потом выплачивают отпускные, компенсации при увольнении за неиспользованный отпуск, страховые взносы в фонды. В этой статье раскрываем вопросы формирования, расчета и учета резерва отпусков 2020.

Также смотрите:

Как создать резерв отпусков

Резерв на оплату отпусков в текущем году должны создавать все работодатели. Исключение составляют только те, кому разрешено вести упрощенный учет.

Резерв на отпуска (далее также – РО) показывает величину обязательств перед работниками по оплате отпусков.

Компании сами решают, на какую из отчетных дат формировать РО. Допустимы варианты, когда РО создают:

  • на последнее число каждого месяца;
  • на последний день отчетного квартала;
  • ежегодно 31 декабря.

Отметим, что наиболее предпочтителен первый вариант, т. к. он показывает полную картину по сложившейся ситуации с оплатой отпусков. Однако этот метод более трудоемкий и требует значительного времени бухгалтера.

Последний вариант – самый простой. К нему прибегает основное число компаний, которые составляют отчетность только по итогам года.

Второй вариант – золотая середина и считается более оптимальным с точки зрения эффективности и трудоемкости затрат по его расчету.

Выбранный метод компания закрепляет в приказе по утверждению учетной политики.

Бухгалтерский учет резерва отпусков

Резерв по отпускам в бухучете на выбранную отчетную дату формируют по дебету тех затратных счетов, на которые обычно начисляют зарплату и взносы:

Дебет 08, 20, 25, 26, 44 и др. – Кредит 96 – начисление резерва на оплату отпусков (отпускные и взносы во внебюджетные фонды).

Кредитовое сальдо по счету 96 «Резерв на оплату отпусков» на отчетную дату отражают в балансе предприятия по строке «Оценочные обязательства».

Проводки по начислению отпускных (компенсации за неиспользованный отпуск) и страховых взносов выглядят следующим образом:

  • Дебет 96 Кредит 70 – начислены отпускные (компенсация за неиспользованный отпуск) за счет резерва;
  • Дебет 96 Кредит 69 – начислены взносы в фонды за счет резерва.
Если компании не хватило ранее начисленного РО, то отпускные и взносы в части превышения отражают в общем порядке по дебету затратных счетов.

Как рассчитать резерв отпусков

Законодательные акты не содержат порядка формирования резерва на оплату отпусков. Поэтому компания вправе самостоятельно разработать данный порядок и утвердить его приказом по учетной политике.

Для работы можно использовать несколько вариантов расчета РО. Эти варианты объединяет одно: всех работников делят на блоки, исходя из счета, на который начисляют зарплату. Другими словами, в один блок будут объединены сотрудники, чью оплату труда относят на счет 20, в другой блок – те, чью з/п начисляют на счет 25, и так далее.

Рассмотрим подробнее предлагаемые варианты.

Первый вариант расчета РО

Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков формируют на основе среднедневного заработка каждого работника. Для расчета по каждому конкретному работнику определяют число неиспользованного отпуска на каждую расчетную дату (месяц, квартал, год).

Для расчета среднего дневного заработка применяют стандартную формулу, с которой вы можете ознакомиться в статье «Как правильно рассчитать отпускные в 2020 году».

Итак, РО каждого конкретного работника с учетом взносов во внебюджетные фонды рассчитывают по формуле:

РОр = Q × СрЗП × (1 + Твф  / 100%)

Где:

  • РОр – отпускные работника с учетом начисления взносов во внебюджетные фонды;
  • Q – количество неиспользованных дней отпуска;
  • СрЗП – среднедневной заработок работника, руб.;
  • Твф – тариф взносов во внебюджетные фонды, %.

Далее складывают РО по всем работникам. Полученная величина и будет резервом отпусков.

Второй вариант расчета РО

Если в первом варианте определяют средний заработок каждого конкретного работника, что довольно трудоемко, то во втором варианте можно определить среднедневной заработок работников, объединенных в соответствующие блоки (о распределении по блокам было сказано выше).

Поэтому в этом случае определяют количество дней неиспользованного отпуска по соответствующему блоку работников. Далее необходимо рассчитать среднедневной заработок по каждому блоку сотрудников за отчетный период (месяц, квартал или год). Это делают по формуле:

СрЗПб = ∑ / q / S

Где:

  • СрЗПб – среднедневная заработная плата по блоку работников;
  • ∑ – сумма з/п, начисленная всем работникам по блоку за отчетный период;
  • q – количество дней в отчетном периоде;
  • S – количество работников в блоке.

Далее надо определить сумму РО по каждому блоку работников:

РОб = (СрЗПб + СрЗПб × Твф) × Qб

Где:

  • РОб – резерв отпусков по блоку работников;
  • Qб – количество неиспользованных дней отпуска по блоку работников.

В итоге полученные величины по всем блокам необходимо сложить и получить сумму РО.

Третий вариант расчета РО

В третьем варианте величину РО рассчитывают по итогам прошлого года. Для этого необходимо определить норматив по блоку работников на 31 декабря прошлого года. Делают это по формуле:

Данный норматив – постоянная величина. Он не меняется независимо от того, как компания будет корректировать РО – ежемесячно или каждый квартал.

Далее на каждую отчетную дату (месяц, квартал или год) сумму отчислений в РО по блоку работников рассчитывают следующим образом:

В конце необходимо сложить найденные величины РО по всем блокам работников.

Налоговый учет

В отличие от бухгалтерского учета, в налоговом учете создание РО – право работодателя.

Также отличительная черта формирования РО в налоговом учете – способ создания. Он прописан в ст. 324.1 НК РФ. Данный способ предусматривает:

  • определение процента отчислений в РО;
  • расчет суммы РО ежемесячно на последнюю дату месяца;
  • проведение инвентаризации РО на конец года.

Если компания хочет избежать разниц в налоговом учете по РО, она может начислять резерв и в бухучете, и в налоговом учете одинаково:

В конце года проводят инвентаризации начисленного РО. Для корректировки РО необходимо рассчитать фактически сложившуюся сумму неотгулянных дней отпуска по состоянию на 31 декабря. Полученную сумму сравнивают с расчетной и при необходимости делают корректировку.

Итоги

В данном материале мы разобрали, что такое резерв отпусков и как его формировать. Также здесь представлены проводки начисления резерва на оплату отпусков.