В обязанность любого кассира и иногда бухгалтера входит инвентаризация наличных денежных средств в кассе, денежных документов и БСО. И вот какими правилами нужно руководствоваться при этом.
Проверка кассы
В общих чертах проведение инвентаризации денежных средств регулирует приказ Минфина России от 13.06.1995 № 49, которым утверждены Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.
В отношении инвентаризации кассы он сразу отсылает к Порядку ведения кассовых операций юрлицами и упрощенному порядку ведения кассовых операций ИП и субъектами малого предпринимательства. Он утверждён указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.
Согласно п. 7 этого документа ЦБ порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег юридические лица и предприниматели определяют самостоятельно (термин «инвентаризация» не употребляется).
Между тем, проведение инвентаризации денежных средств в кассе должно происходить так. Так, в конце рабочего дня кассир:
- сверяет фактическую сумму наличных в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге 0310004;
- заверяет записи в кассовой книге 0310004 подписью.
После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере 0310001, с суммой фактически принятых наличных денег.
В последний день выдачи наличных, предназначенных для зарплаты, стипендий и других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011):
- проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано» напротив фамилий и инициалов работников, которым не проведена выдача наличных денег;
- подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию;
- сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011);
- проставляет свою подпись на расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011);
- передает ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю).
На фактически выданные суммы наличных по расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011) оформляют расходный кассовый ордер 0310002.
Также см. «Ведение кассовых операций: порядок в 2019 году».
Проверка ценностей в кассе
При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимают к учету:
- наличные деньги;
- ценные бумаги;
- денежные документы.
В последнем случае под инвентаризацией денежных документов подразумевают почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.
Проверка бланков
Что касается инвентаризации бланков строгой отчетности, то это проверка фактического наличия:
- бланков ценных бумаг;
- других бланков документов строгой отчетности.
Такую проверку делают:
- по видам бланков (например, акции – именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные);
- с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков;
- по каждому месту хранения;
- по материально ответственным лицам.
Проверка денег в пути
Инвентаризацию денежных средств в пути проводят путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т. п.
Также см. «Как оформить по бухгалтерии сдачу денег инкассатору».
Проверка денег на счетах
Инвентаризацию денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, проводят путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.
Оформление результатов
Обязательный для применения акт инвентаризации денежных средств законом не установлен. Однако можно использовать унифицированную форму бланка инвентаризацию денежных средств ИНВ-15, утверждённую постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.