Также смотрите:
Что нужно знать про отчет о командировке
По возвращении из командировки, в том числе зарубежной, работник обязан отчитаться по ней и сдать в бухгалтерию авансовый отчет.
Форма авансового отчета может быть утверждена локальным актом компании. Или по старинке используют отчет по форме АО-1.
Независимо от формы нужно соблюдать срок сдачи отчета – 3 рабочих дня по завершении командировки.
К авансовому отчету по командировке за границу работник прилагает все документы, подтверждающие расходы. А именно:
- проездные билеты и посадочные талоны (если билеты электронные, необходимо их распечатать);
- квитанции за пользование постельным бельем;
- счета и чеки гостиницы (договор найма жилого помещения), квитанции;
- квитанции сборов (комиссия агента за покупку билета, квитанция за провоз багажа и т. п.);
- документы, подтверждающие уплату визовых или консульских сборов;
- другие подтверждающие документы.
СОВЕТ
Для удобства оформления и проведения авансового отчета подтверждающие документы можно наклеить на чистые листы А4 с полем для подшива документов слева.
Если работодатель приобретает билеты и заказывает гостиницу через агентство или напрямую у исполнителя, к отчету надо приложить документы на поездку и проживание (посадочный талон или ваучер, счет гостиницы или справку о проживании).
Пересчет валюты
Рассмотрим ситуацию, когда работник получил аванс на командировку в рублях, а расходы были понесены в валюте.
Работник может самостоятельно обменять рубли на валюту в обменном пункте на территории РФ или уже будучи в командировке за границей. В этом случае курс берут на дату покупки работником валюты, если к авансовому отчету он приложил справку из обменного пункта.
Часто бывает так, что сотрудник не может подтвердить факт покупки валюты. Например, из-за утери справки из банка о совершенном обмене. Также может быть, что при обмене валюты на территории другой страны обменный пункт не выдал сотруднику документ о конвертации.
В этом случае для пересчета берут официальный курс ЦБ на дату утверждения авансового отчета руководителем компании. Эту позицию подтверждают письма ФНС от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408 и Минфина от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193.
Пример пересчета суточных, выданных в валюте, смотрите в нашей статье «Налоги и взносы с суточных за границей: примеры расчета».
Комиссия за обмен валюты
Нередко работник расплачивается в командировке своей рублевой картой. В этом случае банк берет комиссию за конвертацию дополнительно к курсу ЦБ.
Согласно ст. 168 ТК РФ такие расходы тоже подлежат возмещению. Причем работнику компенсируют как комиссию за покупку иностранной валюты, так и обратную конвертацию.
Авансовый отчет
Посмотреть, как правильно заполнять авансовый отчет по загранкомандировке, можно здесь:
По общему правилу работник должен самостоятельно заполнить авансовый отчет.
В авансовом отчете важно указать все расходы, произведенные работником во время служебной командировки за границу.
Если сотрудник понёс какие-то расходы, которые не предусмотрены организационно-распорядительным документом компании, необходимо приложить к отчету служебную записку с положительной резолюцией руководителя.
В заграничной командировке могут возникнуть непредвиденные расходы – такси, химчистка одежды, расходы на сотовую связь или Интернет, покупка ноутбука и т. д. и т. п. Каждую ситуацию нужно рассматривать отдельно.
О специфике работы, находясь постоянно в зарубежных командировках, вы можете узнать из нашей статьи «Работа, связанная с командировками за границу: что нужно знать».
Итоги
Авансовый отчет работник обязательно должен предоставить в бухгалтерию по истечении 3-х рабочих дней с момента его возвращения из командировки.
Оформление и учет авансового отчета после зарубежной командировки отличаются от подобных отчетов по служебным поездкам по России.