Что нового в ЭЦП с 2023 года
Основные правила применения технологий, касающихся ЭЦП, регламентированы законом №63-ФЗ от 06.04.2011 г. (в последней редакции).
В августе 2023 года в него были внесены изменения:
- Ранее аккредитованные удостоверяющие центры потеряли право оформлять сертификаты на сотрудников юридических лиц. Новое правило начало действовать 01.09.2023 г. Теперь они вправе выпускать только личный сертификат для физического лица. Попутно требуется оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) с указанием полномочий сотрудника, т.к. подписывать документы он отныне будет личной ЭЦП.
- Сроки ранее выпущенных сертификатов продлили до 31.08.2024 г. Все их до указанной даты разрешено использовать в прежнем порядке, без оформления МЧД. По истечении срока, с 1 сентября 2024 года, электронные подписи «старого образца» потеряют юридическую силу и станут нелегитимными.
- Иностранные ЭЦП при наличии соглашения между контрагентами-участниками сделки трансграничного типа можно признавать усиленными.
- Повышены требования к аккредитованным УЦ, теперь размер их собственного капитала должен превышать 2 млрд рублей. Зато им выдали разрешение на выпуск сертификатов типа КЭП (квалифицированная электронная подпись) со сроком действия 12 лет. Закрытый ключ будет иметь прежний срок действия, 12 или 15 месяцев.
Еще стоит отметить, что выпускаемые с 01.09.2023 г. МЧД могут быть передоверены другому лицу, например, если кто-то временно замещает должность на период больничного/отпуска.
Как выпустить новый сертификат ЭЦП в 2024 году
Теперь разберем пошаговую инструкцию по получению сертификата электронной подписи в УЦ налоговой службы и ее доверенных лиц. Сразу отметим, что руководители бюджетных учреждений заказывают сертификат в Казначействе. Организации из финансового сектора, включая банки – уже в Центробанке. Физическим лицам доступно обслуживание в коммерческих УЦ.
Инструкция для руководителя или ИП
Первым шагом нужно убедиться, что у организации нет других сертификатов от налоговой. При наличии старый придется отозвать, т.к. он может быть только один. Сроки на рассмотрение такого заявления важно учитывать при общей оценке ситуации.
Последующие шаги:
- Проверьте сведения о компании или ИП, внесенные в базе ФНС. Рекомендуем заказывать выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, чтобы убедиться в этом.
- Приобретите сертифицированный токен, на который будет записан сертификат. Это USB-накопители типа А (Рутокен ЭЦП 2.0, JaCarta ГОСТ и еще ряд подобных «флешек»).
- Выберите отделение ФНС. Необязательно оно должно соответствовать адресу регистрации, взаимодействовать можно с любым.
- Запишитесь на прием в налоговой инспекции. Приехать допускается и без записи, но тогда, возможно, придется потратить время в очереди. Важно, чтобы отделение присутствовало в реестре УЦ ФНС, только там окажут нужную услугу.
- Соберите пакет документов. Он включает паспорт заявителя, СНИЛС и ИНН. Еще требуется сразу взять с собой сертифицированный токен.
- Заполните заявление на выпуск сертификата ЭЦП. Подать его можно лично в отделении или через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС.
- Подтвердите личность и получите сертификат. Время на оформление – не более 15 минут, включая запись необходимых файлов на токен.
Внимание!
Инструкция для персонала (кроме руководителей)
Разница между руководителем и остальными сотрудниками заключается лишь в адресате, которому положено направлять заявление – это аккредитованный коммерческий УЦ, а не налоговая служба.
Процесс включает шаги:
- Оставьте заявку на получение ЭЦП через личный кабинет на сайте выбранного УЦ.
- Проверьте данные и загрузите сканы паспорта, СНИЛС, ИНН, заявления.
- Выберите отделение, куда вы подъедете для подтверждения личности и получения ЭЦП.
- Оплатите выставленный счет, т.к. выдача электронной подписи физ. лицам платная.
Остается подъехать в офис, где подтвердить подпись и получить сертификат. Токен лучше сразу же взять с собой, хотя есть смысл уточнить, продаются ли они в УЦ.
Как перевыпустить сертификат ЭЦП в 2024 году
Процедура перевыпуска электронной подписи немного отличается от оформления «с нуля». Но она также различна для руководящего состава и рядовых сотрудников.
Инструкция для руководителей и ИП
Сертификат ЭЦП обладает определенным сроком действия. Работать с цифровой подписью можно только, когда она «действительна». По истечении установленного периода его нужно продлевать. Все, что для этого понадобится – сама КЭП и компьютер (ноутбук).
Процедура продления выглядит так:
Шаг 1: Вставьте токен с действующей КЭП в USB-разъем компьютера.
Шаг 2: Зайдите с авторизацией КЭП в личный кабинет на официальном сайте ФНС.
Шаг 3: Перейдите там на вкладку:
- Перевыпустить сертификат ЭП – для ИП.
- Заявление на перевыпуск квалифицированного сертификата электронной подписи (сертификат ЭП) – для юридического лица.
Шаг 4: Направьте заявление на перевыпуск. Часть сведений в нем будет заполнено «автоматом», недостающие нужно указать самостоятельно.
Шаг 5: Подождите, пока система проверит заявку. Это происходит в течение 1-2 минут.
Шаг 6: Запросите изготовление нового сертификата КЭП и пройдите датчик случайных чисел.
Остается нажать «Подписать и отправить». Обработка запроса обычно занимает пару часов. После завершения процедуры зайдите в раздел «Информация о заявлениях на перевыпуск сертификата электронной подписи» в ЛК ФНС. Там последовательно выберите – Выпустить> Просмотреть> Подписать и отправить> ОК. Там же отзовите прежний сертификат.
Последним шагом установите новый на токен и проверьте его работоспособность. Перед началом работы рекомендуем очистить кэш браузера, чтобы удалить с компьютера сведения о предыдущих сертификатах.
Также подробная инструкция по перевыпуск КЭП ИП через личных кабинет есть на сайте ФНС по ссылке.
Инструкция для сотрудников
Менеджеры коммерческих УЦ, в отличие от специалистов налоговой службы, обычно напоминают о предстоящем завершении действия электронной подписи. При подобном обращении достаточно следовать инструкциям/правилам конкретной организации.
Типовая последовательность действий
- Подайте заявку на продление ЭЦП.
- Проверьте паспортные данные, иные реквизиты.
- Оплатите выставленный счет.
- Получите и активируйте новый сертификат.
Иногда могут сначала предоставлять обновление, которое «подключается» только после оплаты. Все зависит от внутренних правил конкретного УЦ.
Ответы на частые вопросы про ЭЦП
Если ИП ранее получал ЭЦП через УЦ, можно ли будет продлить ее действие в ФНС?
Да, любые сторонние компании действуют в качестве доверенного лица налоговой службы, поэтому везде работает обмен данными. Обновление, по новым правилам, можно запрашивать через личный кабинет на сайте ФНС.
Нужна ли печать организации, чтобы оформить подпись на руководителя?
Нет. Понадобится предоставить паспорт гражданина, обращающегося за электронной подписью, его СНИЛС и ИНН. По новым правилам ЭЦП оформляют на физическое лицо, с предоставлением конкретных полномочий, указанных в МЧД.
Можно ли продлить ЭЦП удаленно, если у руководителя менялась фамилия?
Нет. Нужно лично явиться в выбранное отделение ФНС, чтобы специалист удостоверился в том, что действительно обращается тот же гражданин (понадобится свидетельство о смене фамилии).
Разрешено ли оформлять электронную подпись на бухгалтера, чтобы тот подписывал любые документы от лица компании?
Да. Бухгалтеру достаточно получить сертификат ЭЦП физического лица. Затем директору нужно оформить машиночитаемую доверенность и подписать своей электронной подписью. Сразу после регистрации МЧД в налоговой инспекции сотрудник получит право подписывать отчеты и другие типы документов вместо руководителя.
Внимание!