Для работы ЮЛ часто необходима ЭЦП: для подачи заявлений, документации в налоговую онлайн, подписания важных документов и т. д. Поэтому возникает вопрос, как сделать электронную подпись. Закон N 63-ФЗ от 06.04.2011 регламентирует правила получения, применения, виды ЭП.
Особенности и виды ЭП
ЭЦП в виде электронных сведений присоединяется к документу в электронном формате. ЭП определяет лицо, которое подписало документ, и обеспечивает защиту от внесения корректировок согласно 2 статьи № 63-ФЗ от 06.04.2011. На документации ЭП выглядит как набор символов, печати, штампа с подписью или может быть визуально незаметной.
Подписи бывают двух типов:
- Простые;
- Усиленные.
Второй вид делится на квалифицированные и неквалифицированные разновидности, которые различаются по уровню и эффективности защиты. Усиленная квалифицированная электронная подпись формируется в процессе криптографического шифрования данных с использованием спецпрограмм – средств ЭП (к ним можно отнести КриптоПро CSP, ViPNet CSP 4.2 и т. д.).
Неквалифицированная ЭЦП можно сформировать самостоятельно или получить в Удостоверяющем центре (УЦ). Усиленная ЭП выдается в аккредитованных УЦ. Они предоставляют:
- секретный (закрытый) ключ ЭЦП – уникальный комплект символов (байт), который создан при помощи средств ЭП. Он требуется для создания подписи на документе в электронном виде, хранится в зашифрованном виде на носителе. Доступ защищается паролем или PIN-кодом, который следует держать в тайне;
- открытый ключ проверки ЭП – исключительный набор символов, который привязан к секретному ключу. Он нужен для проверки ЭП на электронной документации (ЭД).
Рекомендуется хранить ключи отдельно друг от друга.
Простой вид
Простая электронная подпись – это аналог классической подписи. Для подтверждения ее применения используются SMS-сообщения с кодом подтверждения, отпечаток пальца, логины и пароли, иные способы. Простой вид позволяет максимально точно идентифицировать лицо, которое подписывало электронный формат документа, время и дату подписания.
Но ЭП не предоставляет возможности определить, были ли внесены корректировки в документацию после подписания. Согласно 6 статье № 63-ФЗ от 06.04.2011, письму ФНС № ЕД-4-15/3372 простая ЭП приравнивается к собственноручной на бумаге в ситуациях, которые предусмотрены законами или при заключении участниками ЭДО соглашения об обмене ЭД. В документе, который фиксирует договоренность, указываются:
- правила, согласно которым осуществляется идентификация лица, подписывающего документацию;
- обязанности подписанта не нарушать конфиденциальность закрытой части ключа ЭП: SMS-кода, пароля и т. д.
Часто простую подпись применяют простые граждане для получения государственных услуг (согласно статье 21.2 № 210-ФЗ от 2010).
Неквалифицированный вид
Неквалифицированная усиленная ЭП – подпись, которая формируется с использованием криптографических способов преобразования. Она предоставляет возможность идентифицировать гражданина, которое заверила ЭД, и выступает как подтверждение, что в ЭД не вносились корректировки после подписания. Как и простая, неквалифицированная приравнивается к собственноручной подписи на бумажном документе.
ЮЛ и ИП часто применяют ЭП для электронного документооборота между подразделениями, отделами внутри предприятия, при отправке ЭД контрагентам. Получить ЭЦП с закрытым ключом и ключом проверки можно в обычной удостоверяющем центре.
Квалифицированный вид (УКЭП)
Усиленная квалифицированная ЭП – подпись с максимальным уровнем защиты. Она предоставляет возможность идентифицировать гражданина, которое заверило документ, и выступает в качестве подтверждения того, что в ЭД не вносились исправления после заверения. Согласно 6 и 10 статей № 63-ФЗ такая подпись используется в любых правоотношениях.
Квалифицированная электронная подпись для юридических лиц необходима для оформления счетов-фактур, подачи различных регистрационных ЭД в ФНС, предоставления отчетов в налоговую, различные фонды и т. д. Согласно 4 статье № 48-ФЗ от 11.03.1997 ее нельзя использовать в ситуациях, когда законодательство требует оформление документов только на бумажном носителе.
Удостоверяющий центр электронной подписи юридического лица, у которого есть аккредитация, выдает закрытый ключ, ключ проверки. Полный перечень таких организаций представлен на сайте Минцифры.
Статус аккредитованной организации присваивается специализированным операторам связи. Спецоператоры – учреждения, которые предоставляют сервис по обмену скрытой и открытой информации между органами госстатистики и респондентами и т. д. В 2020 год статус аккредитованных получили центры ФНС, Центробанка, Федерального казначейства.
Автоматический вид и проверка электронной подписи юридического лица
С 01.07.2023 операторы электронного документооборота (ЭДО) вправе заверять технологическую документацию ЭЦП вместо подписи уполномоченного лица. Новые положения не касаются Казначейства, которое выступает в роли оператора системы закупок. Можно получить ЭЦП в налоговой для юр. лица.
Новая разновидность ЭП используется оператором ЭДО для заверения технологических квитанций: подтверждения по датам получения (ПДО) и отправки (ПДП).
Рекомендуется проверить подлинность сертификата ключа проверки ЭП, присоединенной ЭЦП на портале Госуслуги. Услуга предоставляется бесплатно. Пользователь заполняет соответствующие сроки и в конце кликает на кнопку «Проверить». Результаты проверки сертификата электронной подписи юридического лица будут отображены на экране.
Как получить электронную подпись
В 2023 году в нормативные акты, которые касаются ЭП, были внесены изменения. Корректировки коснулись правил получения ЭЦП компаниями (юр. лицами). УКЭП – подпись с самой высокой степенью защиты. Она не только идентифицирует гражданина, который заверил документ, но и позволяет определить, вносились ли в документ изменения после подписания.
УКЭП оснащена дополнительными защитными элементами: ключом проверки, который прописывается в сертификате. Она включает:
- закрытый ключ ЭП;
- открытый ключ проверки;
- сертификат ключа проверки.
Многие юридические лица, которые только начали предпринимательскую деятельность, интересуются, как сделать электронную подпись. В 2024 годах УКЭП оформляется и выдается только одним удостоверяющим центром – налоговым органом согласно статье 17.2 № 63-ФЗ. Нормативный акт регламентирует следующие правила:
- ЭП выдается на бесплатной основе в ФНС. Компания тратит деньги только на приобретение носителя для УКЭП;
- сертификат предоставляется гражданину, который вправе действовать, работать, принимать решения, заключать сделки от имени предприятия без оформления доверенности. В большинстве случаев в качестве такого лица выступает руководитель ЮЛ, который указывается ЕГРЮЛ. Для определения гражданина необходим паспорт, ИНН, СНИЛС;
- можно получить ЭЦП для юридического лица в доверенном центре УЦ ФНС. Процедура сопровождается своими нюансами.
После получения подписи ее можно применять для решения разных задач:
- на разных порталах и сервисах: Госуслуги, ФНС, Госзакупки и т. д.;
- при подаче деклараций, другой отчетности, расчетов через операторов ЭДО в ФНС;
- для подписания счетов-фактур, договоров, актов, других документов.
ЭП применяется для открытия личного кабинета ЮЛ на сайте налоговой. Руководитель предприятия вправе оформить дополнительно ЭП на главного бухгалтера, других сотрудников.
Какой носитель необходим
Для записи ЭЦП необходим USB-носитель тип-А, который сертифицирован ФСБ и ФСТЭК. К такому виду относятся Рутокен Lite, Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, JaCarta ГОСТ, JaCarta LT, ESMART Token, JaCarta-2 ГОСТ, ESMART Token ГОСТ. Приобрести носитель можно в онлайн-магазинах или на сайтах изготовителей.
Как получить электронную подпись в налоговой
ЭЦП выдается в ФНС без предварительной записи. На сайте налоговой в открытом доступе находится список органов, которые оформляют ЭП. Скачать перечень можно здесь. Пример: во Владимире можно обратиться в инспекцию, которая расположена по адресу Суздальский проспект, д. 9, а в Иваново – ул. Палехская, д. ½.
Гражданин, у которого есть право действовать от лица компании без доверенности, необходимо посетить налоговую со следующими документами:
- паспорт;
- ИНН;
- СНИЛС;
- ИНН юридического лица.
С собой требуется взять USB-токен. Токен – флешка, которая оснащена картой памяти, защищенной кодом-паролем. На карте памяти находятся сведения об ЭП. Токен обеспечивает 2-фазовую аутентификацию лица. Многие интересуются, как подписать документ электронной подписью. Для использования нужно вставить флешку в соответствующий USB-разъем ноутбука, системного блока и ввести пароль.
У ЮЛ есть возможность предварительно создать заявление на получение ЭЦП и отправить его в УЦ налоговой дистанционно. Процедура проводится через личный кабинет для ФЛ или ЮЛ. Но для записи УКЭП на носитель необходимо лично посетить налоговую, когда придет ответ от ФНС. Процесс записи сертификата ЭП на флешку занимает около 10 минут. Если в системе отсутствует информация, которая необходима для формирования сертификата, то период выдачи ЭЦП продлевается до пяти дней.
Доверенные представители УЦ налоговой
Выдать ЭП вправе не только налоговая, но и ее доверенные лица. В 2024 году получение ЭЦП в налоговой юридическому лицу возможно в:
- «Сбербанк России»;
- ВТБ;
- «Аналитический центр»;
- «Электронная Москва»
- «Промсвязьбанк».
- АО «ЕЭТП»;
- «Тинькофф Банк».
У каждого учреждения действует собственный порядок выдачи ЭЦП. Пример: Сбербанк выдает бесплатно ЭП, но ЮЛ предоставляет свой носитель для записи. В ВТБ выдает ЭЦП на токене банка, но иногда носителей нет в отделении. Некоторые доверенные представители взимают плату за услугу. По этой причине, если принято решение обратиться не в налоговую, а в офис доверенного лица, то необходимо предварительно узнать условия выдачи УКЭП.
Как продлить электронную подпись юридического лица и другие нюансы
Период действия ЭП, которая выдана налоговой, составляет 15 месяцев. Спустя это время юридическая сила электронной подписи перестает действовать. Для продления действия ЭЦП требуется зайти в Личный кабинет ФНС с использованием действующей ЭП. Затем следует найти раздел «Перевыпустить сертификат электронной подписи», заполнить, заверить заявление о выпуске нового сертификата. После проверки заявления направляется запрос на оформление.
У многих ЮЛ возникает вопрос, можно ли переписать ЭП на другой носитель. Ключи ЭЦП невозможно скопировать на другую флешку, носитель, или удалить с токена. Такая мера защита помогает исключить вероятность кражи ЭП, совершения действий от лица предприятия.
Что нужно для использования ЭЦП
Чтобы руководитель предприятия или другое уполномоченное лицо могло полноценно использовать ЭП, следует установить на ноутбук, компьютер определенное программное обеспечение:
- независимый модуль – криптопровайдер;
- плагин для работы с ЭП, например, от компании «КриптоПро», и расширение для плагина для используемого пользователем браузера;
- драйвер для токена;
- корневые, промежуточные сертификаты.
Подробная информация о получении и использовании ЭП содержится в памятке от налоговой инспекции. Если возникли проблемы, то можно позвонить в поддержку ФНС по телефону: 8-800-222-2222, или обратиться в техподдержку УЦ ФНС в письменной форме.