Как должно происходить подписание первичных документов по бухгалтерии? Кто может и кто должен ставить в них свою подпись, в т. ч. электронную? От ответа на данные вопросы зависит успешная и безопасная работа любой организации. Рассказываем, каких правил и принципов следует придерживаться с учётом Закона <О бухучете> № 402-ФЗ, а также общероссийского стандарта для предприятий не госсектора – ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (далее также – Стандарт).

Подписывайтесь на бухгалтерский канал в Яндекс-Дзен!

ЭЦП и бухучет

Практика показывает, что уже плотно вошла в бухгалтерский учет электронная подпись. Её проставляют исключительно на электронных документах.

C:\Users\ВОВА\Desktop\БУХГУРУ\июнь 2018\ВЕБ Подписание первичных бухгалтерских документов\podpisanie-buhgalterskih-dokumentov.jpg

Примечательно, что подходящие типы электронной подписи для своих документов бухучета предприятие определяет само из предусмотренных законодательством – ФЗ № 63 от 6 апреля 2011 года.

ЭЦП может быть (ст. 5):

  • простая;
  • усиленная (квалифицированная и наоборот).

Хотя законодательством может содержать требование об использовании определенного вида электронной подписи.

Многие электронные документы фирма формирует совместно со своими контрагентами и т. п. для последующего электронного обмена ими. В этом случае виды применяемой электронной подписи бухучета определяют соглашением с участниками электронного документопотока.

Также см. «Виды электронной подписи и их различия».

Кто может подписывать

Состав сотрудников, у которых есть право подписание первичных бухгалтерских документов, определяет глава компании с учетом требований закона. В этом случае, если речь идёт о постоянной основе, готовят соответствующий приказ на подписание первичных документов.

Также см. «Директор в отпуске: кто подписывает документы?».

Операции с деньгами: особенности подписания

Документы, которыми оформляют хозяйственные операции с деньгами, подписывают 2 лица – руководитель предприятия и главный бухгалтер. Сюда же Стандарт относит финансовые и кредитные обязательства – то есть документы, оформляющие:

  • финансовые вложения фирмы;
  • договор займа;
  • договор кредита;
  • товарный и коммерческий кредит.

Главбуха может заменять:

  • иной специалист компании, на которого возложили ведение учета (когда нет главбуха в принципе);
  • уполномоченный на подписание сотрудник (в этом случае готовят доверенность на подписание первичных бухгалтерских документов).
Финансовые и кредитные обязательства, денежные и расчетные документы недействительны и не должны приниматься к исполнению, если нет подписи главбуха (или иного специалиста, который ведет бухучет, либо уполномоченного на это лица).

Также см. «Что такое первичные документы бухгалтерского учета».

 

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.