Чтобы правильно организовать хранение бухгалтерских документов, теперь нужно следовать требованиям не только Закона <О бухучете> № 402-ФЗ, но и соответствующего общероссийского стандарта для предприятий не госсектора. Речь идёт о ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (далее также – Стандарт). В этой консультации акцентируем внимание бухгалтеров и специалистов, которые их заменяют, на основных моментах хранения.

Подписывайтесь на бухгалтерский канал в Яндекс-Дзен!

О каких документах идет речь

Когда говорят о хранении документов бухгалтерского учета, с точки зрения законодательства под ними понимают:

  • первичные документы учета (счета-фактуры и др.);
  • регистры бухучета (книги, журналы и др.)

C:\Users\ВОВА\Desktop\БУХГУРУ\июнь 2018\ВЕБ Хранение документов бухгалтерского учета\hranenie-buhgalterskih-dokumentov.jpg

Оригиналы документов нужно беречь

Стандарт предписывает экономическим субъектам хранение первичных бухгалтерских документов именно в виде их подлинников. В свою очередь, они могут быть сформированы как на бумаге, так и в виде электронного документа (либо одновременно и так и так).

Хотя законодательство РФ может предусматривать некоторые исключения из этого правила

Переводить «бумагу» в электронный вид – НЕЛЬЗЯ!

Новый регламент содержит важную особенность организации хранения первичных бухгалтерских документов, а также регистров: хранить в том виде, в котором документы были изначально составлены.

То есть, Стандарт (п. 26) запрещает перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумаге, в электронный вид для целей последующего хранения, формирования архива. Хотя в плане экономии офисного пространства обратный вариант был бы намного удобнее.

Карандашные записи и исчезающие чернила под запретом

Важный момент: хранение документов бухгалтерского учета организуется уже с момента заполнения соответствующих реквизитов форм и бланков. Так, записи на бумажном носителе можно делать краской, шариковой (не гелевой!) ручкой и др., чтобы это обеспечивало сохранность данных записей в течение установленного законом срока хранения.

На бумажных бухгалтерских документах учета нельзя делать записи средствами, которые не обеспечивают их сохранность этих записей. Так, простой карандаш и подобные ему – под запретом.

Также см. «Сколько времени нужно хранить бухгалтерские документы».

Все базы размещать в России

Новый порядок хранения бухгалтерских документов также уточняет место хранения архива бумажных документов или место расположения сервера с базой данных по электронным документам бухучета. Это должна быть исключительно территория Российской Федерации. А где именно, каждое предприятие решает само.

Такие базы данных с информацией по бухгалтерским документам служат:

  • для её сбора;
  • записи;
  • систематизации;
  • накопления;
  • хранения;
  • уточнения (обновления, изменения);
  • извлечение сведений и документов (их копий).

Допуск к документам

Разумеется, грамотное и соответствующее закону хранение документов и регистров бухгалтерского учета подразумевает установление определенного режима доступа к ним. Этот порядок устанавливает руководитель организации.

Причём о получении тем или иным лицом доступа к первичке и регистрам обязательно следует проинформировать главбуха или иного специалиста, которым ведёт на фирме бухгалтерский учет.

Если что, то первозадача – восстановить документы

Не обходят стороной правила хранения бухгалтерских документов случаи:

  • их утраты;
  • гибели;
  • пропажи;
  • порчи, приводящей к невозможности использования и др.

Организовать порядок хранения документов бухгалтерского учета нужно так, чтобы как можно оперативнее восстановить их. Причём для этого «экономический субъект должен принять ВСЕ ВОЗМОЖНЫЕ меры».

Последняя фраза очень важна: впоследствии налоговики и/или суд будут детально смотреть и анализировать, насколько достаточными были меры, предпринятые компанией для восстановления документов. Вывод не в пользу субъекта хозяйствования, скорее всего, наведёт на мысли об умышленном сокрытии/уничтожении документов с целью ухода от налогов, долгов и т. п.

Также см. «Новый ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»: проект».

 

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.