Чтобы правильно организовать хранение бухгалтерских документов, теперь нужно следовать требованиям не только Закона <О бухучете> № 402-ФЗ, но и соответствующего общероссийского стандарта для предприятий не госсектора. Речь идёт о ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (далее также – Стандарт). В этой консультации акцентируем внимание бухгалтеров и специалистов, которые их заменяют, на основных моментах хранения.
О каких документах идет речь
Когда говорят о хранении документов бухгалтерского учета, с точки зрения законодательства под ними понимают:
- первичные документы учета (счета-фактуры и др.);
- регистры бухучета (книги, журналы и др.)
Оригиналы документов нужно беречь
Стандарт предписывает экономическим субъектам хранение первичных бухгалтерских документов именно в виде их подлинников. В свою очередь, они могут быть сформированы как на бумаге, так и в виде электронного документа (либо одновременно и так и так).
Хотя законодательство РФ может предусматривать некоторые исключения из этого правила
Переводить «бумагу» в электронный вид – НЕЛЬЗЯ!
Новый регламент содержит важную особенность организации хранения первичных бухгалтерских документов, а также регистров: хранить в том виде, в котором документы были изначально составлены.
То есть, Стандарт (п. 26) запрещает перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумаге, в электронный вид для целей последующего хранения, формирования архива. Хотя в плане экономии офисного пространства обратный вариант был бы намного удобнее.
Карандашные записи и исчезающие чернила под запретом
Важный момент: хранение документов бухгалтерского учета организуется уже с момента заполнения соответствующих реквизитов форм и бланков. Так, записи на бумажном носителе можно делать краской, шариковой (не гелевой!) ручкой и др., чтобы это обеспечивало сохранность данных записей в течение установленного законом срока хранения.
На бумажных бухгалтерских документах учета нельзя делать записи средствами, которые не обеспечивают их сохранность этих записей. Так, простой карандаш и подобные ему – под запретом.
Также см. «Сколько времени нужно хранить бухгалтерские документы».
Все базы размещать в России
Новый порядок хранения бухгалтерских документов также уточняет место хранения архива бумажных документов или место расположения сервера с базой данных по электронным документам бухучета. Это должна быть исключительно территория Российской Федерации. А где именно, каждое предприятие решает само.
Такие базы данных с информацией по бухгалтерским документам служат:
- для её сбора;
- записи;
- систематизации;
- накопления;
- хранения;
- уточнения (обновления, изменения);
- извлечение сведений и документов (их копий).
Допуск к документам
Разумеется, грамотное и соответствующее закону хранение документов и регистров бухгалтерского учета подразумевает установление определенного режима доступа к ним. Этот порядок устанавливает руководитель организации.
Причём о получении тем или иным лицом доступа к первичке и регистрам обязательно следует проинформировать главбуха или иного специалиста, которым ведёт на фирме бухгалтерский учет.
Если что, то первозадача – восстановить документы
Не обходят стороной правила хранения бухгалтерских документов случаи:
- их утраты;
- гибели;
- пропажи;
- порчи, приводящей к невозможности использования и др.
Организовать порядок хранения документов бухгалтерского учета нужно так, чтобы как можно оперативнее восстановить их. Причём для этого «экономический субъект должен принять ВСЕ ВОЗМОЖНЫЕ меры».
Последняя фраза очень важна: впоследствии налоговики и/или суд будут детально смотреть и анализировать, насколько достаточными были меры, предпринятые компанией для восстановления документов. Вывод не в пользу субъекта хозяйствования, скорее всего, наведёт на мысли об умышленном сокрытии/уничтожении документов с целью ухода от налогов, долгов и т. п.
Также см. «Новый ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»: проект».