Иногда сложно предусмотреть все расходы, связанные со служебной командировкой. Поэтому организации обычно предоставляют сотрудникам, выполняющим поручение, дополнительные средства. Как отражать сверхнормативные суточные в 6-НДФЛ, узнаете из нашей консультации.

Понятие

При выполнении служебного поручения, имеющего выездной характер – за пределы места жительства и работы, считается, что сотрудник находится в командировке. Работодатель должен предоставить ему суточные. Это издержки, которые будут иметь место в связи с проживанием, и сопутствующие расходы.

Налог

Сверхнормативными суточными называют суммы, превышающие установленный лимит по НДФЛ. Так, на территории России они равны 700 руб./день, а за пределами страны – 2500 руб./день.

Работодатель имеет право выдавать сотруднику и большее количество денежных средств. Но тогда потребуется отчислять подоходный налог с них. Кроме того, обязательно обоснование и документальное подтверждение таких повышенных трат (расходов).

Обратите внимание: при заграничных командировках суточные оплачиваются так, как это установлено отечественным законодательством и внутренними документами компании.

С 2017 года суточные облагаются страховыми взносами! Подробнее об этом на нашем сайте здесь.

Отражение суточных в 6-НДФЛ

Процесс выплаты и нормы расходов на командировки обычно прописывают в локальном документе – регламенте или положении. При этом организация обязана показывать соответствующие суммы в 6-НДФЛ при превышении их установленного лимита. Расчетная часть этого отчета должна содержать все необходимые сведения. Рассмотрим, как правильно отразить суточные в 6-НДФЛ (см. таблицу).

СтрокаКак заполнять
Строка 020 – размер доходаПоказывают величину, превышающая установленную норму в 700 или 2500 рублей. Здесь нельзя отображать полную сумму, а потом делать вычет по строке 030, т. к. такого кода вычета нет в приказе ФНС № ММВ-7-11/387.
Строка 100 – день фактического поступления доходаУказывают последний день месяца, в котором был предоставлен и утвержден авансовый отчет (по возвращении служащего из поездки)
Строка 110 – дата удержания НДФЛПри отражении суточных сверх нормы в 6-НДФЛ в данной строке отмечают день перечисления облагаемого дохода. Его дата не может быть раньше последнего числа месяца, так как НДФЛ удерживают при ближайших выплатах или сразу на следующий рабочий день (разъяснения ФНС № БС-4-11/7893).

ПРИМЕР 1
К.В. Орлов, работающий в фирме ЗАО «ЛансТрейд» (находится в Москве), уезжал в командировку в Калининград на 5 дней. Согласно авансовому отчету, размер суточных составил 1150 руб./день. Как отразить даты и сверхнормативные суточные в 6-НДФЛ? Исходные данные представлены в таблице.
Вид доходаДата поступленияСумма, руб.
Аванс15.09.2016
22 800
Остаток зарплаты за сентябрь05.10.201631 700
Суточные05.10.20165750

Решение

  1. Определим размер подоходного налога с зарплаты К.В. Орлова:
    (22 800 + 31 700) × 13% = 7085 руб.
  2. Рассчитаем сумму НДФЛ, которую нужно удержать со сверхнормативных суточных:

    (5750 – (5дн. х 700 руб.)) × 13% = 292,5 руб.

  3. Заполним расчет 6-НДФЛ. Для этого во второй раздел внесем следующие сведения:

    • стр. 100 (день получения дохода) – 30.09.2016;
    • стр. 110 (дата удержания НДФЛ) – 05.10.2016;
    • стр. 120 (срок отчисления налога) – 06.10.2016;

Для строки 130 (размер средств, полученных сотрудником) расчет сделаем так:

54 500 + (5750 – 700 × 5) = 56 750 руб.

Для стр. 140 (количество удержанных средств) подоходный налог с зарплаты и сверхнормативных суточных, составит:

7085 + 292,5 = 7377,5 руб.

ПРИМЕР 2
Менеджер А.В. Снегирева, работающая в московской фирме ООО «Гелиос», отправлена в командировку в Мадрид (Испания) для заключения договора с зарубежными партнерами. Длительность отсутствия – с 19 по 21 сентября 2016 года. Как отразить суточные в 6-НДФЛ?

Исходные данные:

ДатаВремяДействие
19.09.2016
23:10Авиарейс с направлением Москва – Мадрид
20 и 21.09.2016Выполнение служебного поручения в Испании
21.09.201615:05Авиарейс с направлением Мадрид – Москва
21.09.201620:20Прибытие сотрудника в Россию
30.09.2016Перечислен остаток зарплаты, включая сверхнормативные суточные

Согласно внутренним документам ООО «Гелиос», норма суточных для поездок за границу составляет 3000 руб., а при нахождении на территории РФ – 700 руб. Сотруднику выдан в начале месяца аванс – 27 500 руб. Остальную сумму – 28 100 руб. – выплатили 3 октября 2016 г.

Решение

  1. А.В. Снегирева находилась на территории РФ 19 и 21 сентября, а 20 числа выполняла служебное поручение в Испании. Суточные составят:

    • 700 + 700 = 1400 руб. – за дни нахождения в пределах России;
    • 2500 руб. – в период заграничной командировки;
    • 3000 + 1400 = 4400 руб. – общая сумма.

  2. Расчет подоходного налога за сверхнормативные суточные:

    НДФЛ = (3000 – 2500) × 13% = 65 руб.

  3. Как показать сверхнормативные суточные в 6-НДФЛ:

    • стр. 100 (день получения дохода) – 30.09.2016
    • стр. 110 (дата удержания НДФЛ) – 30.09.2016
    • стр. 120 (срок отчисления налога) – 04.10.2016

    Для стр. 130 (размер средств, полученных сотрудником) расчет делаем так:

    55 600 + (3000 – 2500) = 56 100 руб.

    По стр. 140 (количество удержанных средств) подоходный налог, в том числе за сверхнормативные суточные, составит:

    (55 600 ×13%) + 65 = 7293 руб.

Также см. «Заполняем Раздел 2 в 6-НДФЛ».