Новый регламент
В силу ст. 19 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного и социального страхования” (далее – Закон 27-ФЗ) инструкцию о порядке ведения такого учета сведений о зарегистрированных лицах утверждает Минтруд.
Приказ Минтруда от 03.04.2023 № 256н с новой инструкцией вступил в силу со 2 июня 2023 года (далее – Инструкция 256н).
Основная причина утверждения новой инструкции в том, что с 1 января 2023 года работодатели представляют сведения персонифицированного учета в составе единой формы отчетности ЕФС-1.
Также см. Что нужно знать про новый отчёт ЕФС-1 с 2023 года.
Одновременно с указанной даты признан утратившим силу прежний регламент, закреплённый приказом Минтруда от 22.04.2020 № 211н.
Содержание
Инструкция 256н состоит из 5 разделов и помимо общих вопросов регламентирует порядок:- регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета;
- сдачи страхователями и сроки приема и учета территориальными органами Социального фонда (СФР) сведений для персучета;
- контроля за полнотой, достоверностью и своевременностью сдачи эти отчетов;
- хранения и уничтожения документов со сведениями персучета.
Основные новшества и изменения
Среди новшеств можно выделить такие:
- отражено создание СФР после объединений ПФР и ФСС;
- уточнили сроки подачи страхователем анкеты застрахованного лица – не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем приема на работу или заключения договора ГПХ;
- убрали 2 способа подачи сведений персучета – через сайт ПФР и в МФЦ;
- изменили сроки проверки;
- изменили сроки внесения сведений на лицевые счета застрахованных.
В Инструкции 256н Минтруд учёл все изменения, которые были внесены в Налоговый кодекс РФ с 2023 года в части уплаты страховых взносов с вознаграждений по договорам гражданско-правового характера, а также изменения в страховое законодательство.
Также см. Что нужно знать про договоры ГПХ в отчете ЕФС-1 и их коды.
Поясним, что сам персучет ведёт СФР, работодатели только подают для него отчеты. В том числе форму ЕФС-1.
Порядок регистрации в системе персучета
Дата регистрации
Регистрация физического лица происходит путём открытия индивидуального лицевого счета (ИЛС). Датой регистрации считается дата его открытия.
Кого регистрируют
Регистрации на территории России подлежат:
- граждане РФ;
- иностранцы;
- лица без гражданства.
Документы-основания
Регистрацию проводит территориальный орган СФР на основании:
- анкеты зарегистрированного лица;
- сведений о госрегистрации рождения;
- сведений, поступающих от органов, предоставляющих государственные или муниципальные услуги и МФЦ – когда лицо обратилось, а ИЛС нет;
- сведений об иностранцах и лицах без гражданства из Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА).
Анкета
Гражданин или его представитель может подать указанную анкету следующими способами:
- лично (+ нужен документ, удостоверяющий личность);
- через страхователя (работодателя);
- через МФЦ.
Если через представителя, то понадобятся документ:
- Подтверждающий полномочия представителя;
- Удостоверяющий его личность.
Правильность сведений в анкете гражданин/его представитель заверяет личной подписью.
| СИТУАЦИЯ | РЕШЕНИЕ |
| Физлицо самостоятельно уплачивает страховые взносы и не зарегистрировано в системе персучета | После принятия СФР решения о включении в соответствующий реестр нужно подать в территориальный орган Фонда анкету зарегистрированного лица. |
| Прием на работу или заключение договора ГПХ, на вознаграждения по которому начисляют взносы, если на него не открыт ИЛС | Работодатель представляет в СФР анкету зарегистрированного не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем приема на работу или заключения договора. |
При подаче анкеты работодателем правильность указанных в ней сведений заверяют личной подписью гражданина.
Если нет возможности лично заверить анкету по причине длительного (свыше 1 месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или по иной причине, страхователь указывает эту причину в анкете и заверяет её своей подписью.
Анкету страхователь может подать в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью через:
- оператора документооборота между СФР и страхователем;
- личный кабинет страхователя на сайте СФР.
При подаче анкеты через МФЦ правильность сведений в ней заверяют личной подписью гражданина и/или работника многофункционального центра.
Проверка сведений
СФР через МВД проверяет сведения о физлице, поступившие от органов, предоставляющих государственные или муниципальные услуги.
| КАТЕГОРИЯ | ОСНОВАНИЕ ДЛЯ РЕГИСТРАЦИИ |
| Граждане РФ | Сведения о госрегистрации рождения, полученные СФР из единого Реестра ЗАГС |
| Иностранцы и лица без гражданства | Сведений, поступающие в СФР из Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА) при наличии в ней сведений о документе, удостоверяющем личность и прошедшего проверку достоверности. |
Принятие решения
Территориальный орган СФР в течение 5 рабочих дней со дня получения анкеты и вышеуказанных сведений принимает решение об открытии индивидуального лицевого счета либо об отказе в регистрации лица.
Регистрацию подтверждает уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Оно содержит о страховой номер ИЛС.
Уведомление о регистрации гражданину направляют способом, указанным им при обращении.
Основание для отказа в регистрации – наличие в системе персучета ИЛС, открытого на лицо с аналогичными анкетными данными.
Решение об отказе в регистрации направят тоже способом, указанным при обращении.
Подача заявлений
Зарегистрированное лицо или его представитель вправе подать заявление о выдаче документа, подтверждающего регистрацию в системе персучета в случае:
- его утраты;
- непригодности для использования уведомления о регистрации.
Также можно подать заявление о корректировке анкетных данных в ИЛС в случае:
- изменения анкетных данных;
- неточности или ошибки в уведомлении о регистрации.
Оба заявления можно подать:
- лично;
- через страхователя (работодателя);
- в МФЦ.
Направить заявление можно в форме электронного документа с электронной подписью через Интернет, включая Госуслуги.
При подаче заявления лично нужен документ, удостоверяющий:
- личность гражданина;
- личность и полномочия представителя.
Правильность сведений в заявлении заверяют личной подписью зарегистрированного лица/его представителя.
| СИТУАЦИЯ | РЕШЕНИЕ |
| Указанные заявления подаёт страхователь | Правильность сведений в них заверяют личной подписью зарегистрированного лица. |
| Зарегистрированное лицо не может лично заверить заявление по причине длительного (свыше 1 месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или иной причине | Страхователь указывает эту причину в заявлении и заверяет своей подписью |
Заявление страхователь может подать в форме электронного документа с усиленной квалифицированной подписью.
При подаче заявления через МФЦ его правильность заверяют личной подписью зарегистрированного лица и/или работника многофункционального центра.
Рассмотрение заявлений
Территориальный орган СФР в течение 5 рабочих дней рассматривает заявление и принимает решение:
- о выдаче уведомления о регистрации;
- изменении анкетных данных в ИЛС;
- отказе в этом.
Основанием для отказа в выдаче уведомления о регистрации/изменении анкетных данных является:
- отсутствие в системе персучета ИЛС со страховым номером, указанным в заявлении;
- несоответствие сведений о зарегистрированном лице в заявлении сведениям в ИЛС.
Решение об отказе направят способом, указанным при обращении. В том числе в виде электронного документа на Госуслуги.
Срок корректировки
Сведения о зарегистрированном лице в ИЛС Фонд уточняет и дополняет в срок не дольше 5 рабочих дней со дня получения соответствующих сведений.
Подача сведений для персучета: порядок и сроки
Кто должен подавать
Основные сведения для индивидуального (персонифицированного) учета, предусмотренные ст. 11 Закона 27-ФЗ (далее – индивидуальные сведения), в территориальные органы СФР по месту их регистрации представляют:
- страхователи, признаваемые таковыми в соответствии с абз. 4 п. 1 ст. 1 Закона 27-ФЗ и подп. 1 п. 1 ст. 6 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ “Об обязательном пенсионном страховании в РФ” (организации, ИП, физлица);
- физлица – застрахованные, самостоятельно уплачивающие дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию;
- государственные и муниципальные учреждения, чьи виды деятельности перечислены в приказе Минтруда от 02.09.2022 № 507н (образование, медицина, уход, культура и искусство и т. п.).
Какие сведения подавать
Страхователь представляет в составе единой формы ЕФС-1 индивидуальные сведения о всех работающих у него лицах, включая заключивших:
- договоры гражданско-правового характера (ГПХ) на выполнение работ, оказание услуг;
- договоры авторского заказа;
- договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
- издательские лицензионные договоры;
- лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в т. ч. договоры о передаче полномочий по управлению правами.
Порядок и сроки подачи сведений для персучета установлены Законом 27-ФЗ.
Также см. Когда сдавать ЕФС-1 в различных ситуациях.
Сведения о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и уплаченных взносах работодателя (в случае их уплаты) страхователь подаёт в составе ЕФС-1 в порядке и сроки, установленные Федеральным законом от 30.04.2008 № 56-ФЗ “О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений” и Законом 27-ФЗ.
Индивидуальные сведения для персучета представляют на основании:
- приказов и других документов кадрового учета;
- перечисленных выше договоров;
- данных бухгалтерского учета.
Кто самостоятельно уплачивает дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию вправе представить копию документа, подтверждающего уплату взносов за истекший квартал с отметками банка об исполнении. Это можно сделать напрямую в Фонд или направить электронный документ (электронный образ) в том числе через Госуслуги.
Застрахованные, имеющие право на зачет в страховой стаж иных периодов, представляют в территориальные органы СФР сведения о них в соответствии с Федеральным законом от 28.12.2013 № 400-ФЗ “О страховых пенсиях”.
Способы подачи
Индивидуальные сведения страхователь может представить в территориальный орган СФР:
- на бумажном носителе – лично/уполномоченным представителем либо по почтовой связи;
- в форме электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью через Интернет, включая Госуслуги.
Юрлица при подаче сведений на бумаге заверяют их подписью руководителя и печатью организации (при её наличии).
Дата представления сведений
| На бумажном носителе | Считается:
|
| В электронной форме | Дата их отправки по телекоммуникационным каналам связи в адрес территориального органа СФР, подтвержденная оператором электронного документооборота или территориальным органом Фонда. |
| Через личный кабинет | Дата их регистрации, сформированная в личном кабинете. |
При подаче индивидуальных сведений в электронной форме территориальный СФР направляет страхователю подтверждение приема в форме электронного документа.
При представлении индивидуальных сведений застрахованным /его уполномоченным представителем их заверяют личной подписью этого лица, представителя.
Сроки внесения сведений на ИЛС
Территориальный орган СФР проверяет индивидуальные сведения и вносит их в индивидуальные лицевые счета в следующие сроки:
| В течение 3 рабочих дней | Полученные от страхователя сведения:
|
| В течение месяца | Полученные от ФНС |
| В течение 3 месяцев | О доп. взносах на накопительную пенсию от страхователя или застрахованного лица (когда сам платит) |
| В течение месяца | Полученные от страхователя периоды работы и деятельности, в т. ч. включаемые в стаж для досрочной пенсии или повышения фиксированной выплаты к ней. |
| До 1 марта года, следующего за истекшим календарным годом | Сведения о физлицах:
|
Контроль за полнотой, достоверностью и своевременностью подачи сведений: порядок
Эти моменты территориальные органы СФР контролируют в отношении каждого работающего у страхователя застрахованного лица.
Уведомление о нарушениях
Страхователю его вручают при обнаружении в представленных им индивидуальных сведениях:
- ошибок;
- их несоответствия индивидуальным сведениям у СФР;
- несоответствия формам и форматам, установленным Фондом.
Соответственно, такие сомнительные сведения в индивидуальные лицевые счета застрахованных СФР не вносит.
Уведомление об устранении имеющихся ошибок и несоответствий вручают следующими способами:
- лично под расписку;
- направят по почте заказным письмом;
- в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
Уведомление должно содержать протокол проверки – чтобы было понять, какие нарушения устранить.
| СПОСОБ НАПРАВЛЕНИЯ УВЕДОМЛЕНИЯ | КАКОЙ ДЕНЬ СЧИТАЕТСЯ ДАТОЙ ВРУЧЕНИЯ |
| СФР направил уведомление по почте заказным письмом | 6-й день с даты отправления заказного письма |
| В электронном виде по ТКС | Дата, подтвержденная оператором электронного документооборота или территориальным органом Фонда. |
| Передано через личный кабинет | Дата его размещения в ЛК |
Исполнить уведомление нужно в течение 5 рабочих дней. Для этого нужно подать уточненные индивидуальные сведения.
Дополнение и уточнение ИЛС
Оно возможно в том числе по заявлению застрахованного лица при:
- обнаружении в представленных страхователем сведениях ошибок и/или несоответствий;
- выявлении недостоверности индивидуальных сведений уже учтенных на ИЛС по ликвидированному страхователю.
Тогда на основании представленных физлицом документов либо на основании документов, подтверждающих стаж и находящихся в распоряжении СФР, он принимает решение о дополнении/уточнении индивидуального лицевого счета в части сведений о стаже.
Застрахованному сообщат об этом в срок до 7 рабочих дней со дня принятия указанного решения.
Ответственность
За непредставление в установленные сроки индивидуальных сведений о каждом застрахованном либо неполные и/или недостоверные сведения страхователь несет ответственность по ст. 17 Закона 27-ФЗ.
СПРАВКА
За непредставление в срок либо представление неполных и/или недостоверных сведений придется заплатить 500 рублей за каждого застрахованного.
За несоблюдение порядка подачи электронных сведений – санкция 1000 рублей.
Финансовых санкций не будет, если:
- в ответ на уведомление страхователь в течение 5 рабочих дней со дня его получения подал уточненные или исправленные индивидуальные сведения о зарегистрированных;
- сам нашёл ошибку в ранее поданных сведениях до её обнаружения СФР и представил уточненные/исправленные сведения о данном зарегистрированном лице за отчетный период, в котором эти сведения уточняются.
| СИТУАЦИЯ | ПОСЛЕДСТВИЕ |
| Страхователь в дополнение к ранее поданным за соответствующий отчетный период сведениям подал данные по работавшим за данный отчетный период, по которым ранее их не представлял и срок подачи прошёл | Финансовые санкции по ст. 17 Закона 32-ФЗ за непредставление индивидуальных сведений на данных лиц в установленный срок |
| Несоблюдение порядка представления индивидуальных сведений в форме электронных документов | Страхователь несет ответственность по ст. 17 Закона 27-ФЗ |
| Нарушение установленных Законом 27-ФЗ порядка и сроков представления сведений и документов в СФР | Должностные лица страхователя несут административную ответственность по КоАП РФ |
Кроме того, трудовые инспекции оперативно узнают от СФР о непредставлении страхователем в установленный срок либо представлении им неполных и/или недостоверных сведений о трудовой деятельности.
Хранение и уничтожение документов персучета
Индивидуальный лицевой счет СФР ведет в течение жизни зарегистрированного лица. После его смерти сведения из его ИЛС хранят столько же, сколько пенсионные дела.
Сроки хранения сданных в территориальные органы СФР документов такие (п. 4 ст. 8 Закона 27-ФЗ):
- бумажные – не менее 6 лет;
- электронные, юридическая сила которых подтверждена электронной подписью – не менее 75 лет.
Уничтожение документов персучета происходит по истечении установленного срока их хранения.