Правила истребования документов при контроле и надзоре с 2021 года

Какие документы могут истребовать

На основании ст. 80 Федерального закона от 31.07.2020 № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в РФ» истребование документов – это контрольное или надзорное действие, которое заключается в предъявлении или направлении инспектором контролируемому лицу требования о представлении необходимых и/или имеющих значение для оценки соблюдения им обязательных требований:

• документов и/или их копий;
• материалов фотосъемки, аудио- и видеозаписи;
• информационных баз;
• банков данных;
• носителей информации.

СПРАВКА

Обязательные требования – это содержащихся в нормативных правовых актах требования, которые связаны с осуществлением предпринимательской и иной экономической деятельности и оценка соблюдения которых происходит в рамках госконтроля (надзора), муниципального контроля, привлечения к административной ответственности, предоставления лицензий и иных разрешений, аккредитации, оценки соответствия продукции, иных форм оценки и экспертизы (ч. 1 ст. 1 Федерального закона от 31.07.2020 № 247-ФЗ «Об обязательных требованиях в РФ»).

Форма требования

Каждое министерство и ведомство, контролирующее соответствующие сферы деятельности и виды объектов, утверждает своим приказом/распоряжением типовую форму «Требования о представлении необходимых и (или) имеющих значение документов, сведений». Например, как это сделало МЧС России в Приложении № 5 к распоряжению от 03.09.2021 № 777 для целей федерального государственного пожарного надзора.

В шапке документа после истребования появляется отметка в виде QR-кода о том, что сведения о направлении требования размещены в Едином реестре контрольных (надзорных) мероприятий.

В какой форме направлять документы проверяющим

По общему правилу истребуемые документы направляют в контрольный (надзорный) орган в электронной форме в порядке ст. 21 Закона № 248-ФЗ. Их подписывают:

• простой электронной подписью;
• простой электронной подписью, ключ которой получен физлицом при личной явке за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме (соответствующие правила установлены постановлением Правительства РФ от 25.01.2013 № 33);
• усиленной квалифицированной подписью – в случаях, прямо установленных Законом № 248-ФЗ.

Прикладываемые материалы (фото, видео и т. п.) представляют тоже в электронном виде.

В то же время, контрольный (надзорный) орган может установить необходимость представления документов на бумажном носителе.

Обычное физлицо (без статуса ИП) в любом случае вправе направить истребуемые документы на бумаге, если:

• направило в адрес контрольного органа уведомление о необходимости получения документов на бумажном носителе;
• нет учётной записи на сайте Госуслуг либо регистрация не завершена.

Любые контролируемые лица могут представить документы на бумажном носителе:

• лично или через представителя;
• направить по почте заказным письмом.

Заверение и копирование документов

Представляемые в контрольный (надзорный) орган документы (копии) не нужно заверять у нотариуса, если закон этого прямо не требует.

На бумажном носителе представляют подлинники либо заверенные контролируемым лицом (не нотариусом) копии документов.

Изготовление копий документов на бумажном носителе и их доставка в контрольный (надзорный) орган происходят за счет контролируемого лица.

После завершения контрольного (надзорного) мероприятия подлинники документов возвращают контролируемому лицу.

Учтите, что в случае подачи заверенных копий истребуемых документов инспектор вправе ознакомиться с их подлинниками.

Срок представления документов

Соответствующий срок указан в требовании о представлении документов. Обычно это не менее 1 рабочего дня.

Если нет возможности представить истребуемые документы в течение установленного в требовании срока, нужно незамедлительно письменным ходатайством уведомить инспектора об этом. В нём нужно указать:

• причины, почему это невозможно;
• срок, в течение которого получится представить истребуемые документы.

В течение 24 часов со дня получения такого ходатайства инспектор продлевает срок представления документов или отказывает в этом, о чем составляет электронный документ и информирует контролируемое лицо любым доступным способом по правилам ст. 21 Закона № 248-ФЗ.

Когда могут истребовать документы

Согласно нормам Закона № 248-ФЗ о различных контрольных (надзорных) мероприятиях, истребование документов возможно в рамках:

• мониторинговой закупки;
• выборочного контроля;
• инспекционного визита (когда в соответствии с обязательными требованиями документы должны находиться в месте нахождения/ведения деятельности контролируемого лица, его филиалов, представительств, обособленных подразделений либо объекта контроля);
• рейдового осмотра;
• документарной проверки;
• выездной проверки.

Кроме того, истребование документов возможно при двух специальных режимах государственного контроля (надзора) – постоянном госконтроле (надзоре) и постоянном рейде (в последнем случае это те документы, которые в соответствии с обязательными требованиями должны находиться в транспортном средстве, на ином производственном объекте или у контролируемого лица).

Когда подавать документы не нужно

Это касается документов или их копий, ранее уже представленных в контрольный (надзорный) орган. Причём независимо от оснований их представления.

Обязательное условие при этом – уведомление контрольного (надзорного) органа о том, что истребуемые документы (копии) были поданы ранее, с указанием реквизита документа, которым (приложением к которому) они были представлены.

Ответственность

• непредставление сведений;
• несвоевременное представление сведений;
• представление неполных сведений;
• представление искаженных сведений.

Это влечет предупреждение или наложение штрафа:

• на граждан – от 100 до 300 рублей;
• на должностных лиц – от 300 до 500 рублей;
• на юридических лиц – от 3000 до 5000 рублей.