Как правильно заполнить и вовремя сдать форму СЗВ-М за январь 2018 года? Утверждена ли новая форма СЗВ-М на 2018 год? На что обратить внимание при заполнении этого отчёта в ПФР? Что с электронным форматом? Кому и в какой ситуации заполнять СЗВ-М, а кому нет? Рассказываем об этом отчёте в ПФР за январь 2018 года. Также приводим образец заполнения.
Кто должен отчитаться за январь 2018 года по форме СЗВ-М
Необходимость подать в ПФР форму СЗВ-М за январь 2018 года касается работодателей-страхователей. В частности, это:
- компании и их подразделения;
- частные предприниматели (у которых есть работники и/или подрядчики);
- адвокаты, детективы, нотариусы и иные специалисты частной практики.
Также см. «Кто должен сдавать СЗВ-М в 2018 году».
Кого включить в январский отчет
В составе формы СЗВ-М за январь 2018 года сотрудники ПФР должны увидеть информацию обо всех физических лицах, которые с 01 по 31 января включительно выполняли работу на основании трудовых соглашений или вообще просто числились как застрахованные в вашей фирме (ИП). И не имеет значения:
- вела ли фирма (ИП) по факту деятельность в январе;
- были ли в январе начисления и выплаты в адрес «физиков».
Если же физлица выполняют работы (оказывают услуги) по договорам гражданско-правового характера, то ПФР считает так: если в январе 2018 года вознаграждение по договору ГПХ вы им не выплачивали и, соответственно, взносы на него не начисляли, то в форму СЗВ-М за январь 2018 года таких внештатников всё равно следует включить.
Чтобы понять – включать или не включать конкретное застрахованное лицо в СЗВ-М – необходимо исходить из следующего:
1. Какой вид договора заключен.
2. Действовал ли договор в отчетном месяце (если хотя бы 1 день, то включать в СЗВ-М нужно).
3. Не имеет значения в отчетном периоде – январе 2018 года – наличие фактов начисления и выплаты з/п (вознаграждения) по данному договору, а также фактов начисления взносов на эти суммы.
Срок сдачи СЗВ-М за январь 2018 года
Для сдачи СЗВ-М за январь 2018 срок таков (ст. 11 Закона <О персонифицированном учете ПФР˃ № 27-ФЗ): не позднее 15 февраля 2018 года. Это будет обычный рабочий день – четверг
Таким образом, сдать в подразделение ПФР отчет СЗВ-М за январь 2018 года нужно не позднее 15-го января включительно.
Если срок сдачи СЗВ-М за январь 2018 года пропущен, страхователя оштрафуют на 500 рублей. Причем за каждого сотрудника, который должен быть заявлен в этой форме.
Новая форма СЗВ-М в 2018 году: утверждена или нет?
Внешний вид формы СЗВ-М в 2018году никак не изменился. Нужно по-прежнему использовать бланк, утвержденный постановлением Правления ПФР от 01 февраля 2016 года № 83п. См. «Форма СЗВ-М в 2018 году».
Форма СЗВ-М за январь 2018 года состоит из 4-х разделов:
1. Реквизиты страхователя.
2. Отчетный период.
3. Тип формы.
4. Сведения о застрахованных лицах.
Скачать бланк СЗВ-М для отчета за январь 2018 года на бумаге с нашего сайта можно бесплатно по следующей прямой ссылке.
Электронный формат отчета за январь 2018 года
С 08 января 2017 года действует постановление ПФР от 07.12.2016 № 1077п, которое утвердило электронный формат сведений персонифицированного учета по форме СЗВ-М. Этот нормативный документ фонда содержит основную техническую информацию для отправки СЗВ-М за январь 2018 года в электронном виде.
Вариант правильно сформированного имени файла для отправки СЗВ-М примерно такой:
| ПФР_[рег.номер]_[код ТО ПФР]_СЗВ-М_[дата формирования файла]_[GUID].xml
ПФР_034-012-008111_145672_СЗВ-М_20180112_b26caf26-0c3c-4cf-b01-1f65f4540df0.xml |
Электронную СЗВ-М создают в формате XML в кодировке UTF-8.
Подробно ознакомиться со всеми техническими нюансами на нашем сайте можно здесь.
Чтобы подготовить электронный отчёт, с официального сайта ПФР – www.pfrf.ru – в разделе «Работодателям» бесплатно скачайте последнюю версию модуля проверки. СЗВ-М за январь 2018 года можно перед отправкой в фонд проанализировать с помощью этого софта. Вот точная ссылка.
Нулевой СЗВ-М за январь 2018 года: нужно ли сдавать?
Требуется ли сдавать нулевой отчет СЗВ-М за январь 2017 года? Вопрос интересный и спорный.
| Позиция 1 | Позиция 2 |
| Нулевой СЗВ-М не может быть в принципе. Если в форму за январь 2018 года не включить ни одного человека, то сдача такой пустой СЗВ-М теряет всякий смысл. Пустые бланки никому не нужны, поскольку не несут в себе необходимой информации. | Отделение ПФР по Алтайскому краю 01.08.2017 года высказалось так: даже когда нет наёмных сотрудников, страхователь все равно сдаёт СЗВ-М. Но без перечня застрахованных лиц. |
С другой стороны, электронный формат СЗВ-М предусматривает заполнение хотя бы одной строки списка застрахованных лиц. Отправить отчет без блока «Сведения о застрахованных лицах» – нельзя. Поэтому совсем пустой бланк отправить не получится.
Сдача нулевой СЗВ-М – вопрос пока очень спорный. Выше представлена позиция лишь одного территориального подразделения ПФР. Чёткая позиция по данному вопросу центрального аппарата фонда отсутствует.
Включать ли отчет генерального директора?
Не нужно включать в СЗВ-М за январь 2018 года единственного директора – учредителя. Об этом говорят разъяснения ПФР от 06.05.2016 № 08-22/6356 и Минтруда от 07.07.2016 № 21-3/10/В-4587. Но только при соблюдении 2-х условий:
1. С ним не заключен трудовой контракт.
2. Он не получает никаких выплат от организации.
То есть: если в январе 2018 года с директором не был заключен трудовой договор, и он не получил никаких выплат, то форму СЗВ-М за январь 2018 года таким фирмам без персонала можно вообще не сдавать.
Заметим, что ранее Пенсионный фонд настаивал: компания обязана сдавать СЗВ-М на единственного учредителя, даже если с ним не заключала трудовой или гражданско-правовой договор (письмо от 06.05.2016 № 08-22/6356). Поэтому до сих пор некоторые бухгалтеры предпочитают подстраховаться и всё же сдавать СЗВ-М с одним директором. Это, в принципе, не запрещено.
Как заполнять январский СЗВ-М: образец
Заполнение формы СЗВ-М за январь 2018 года не имеет принципиальных особенностей. Только в поле «Отчетный период» укажите код месяца – «01». Он показывает, что вы сдаёте именно январский отчет. В остальном – всё стандартно. Далее приведен образец заполнения этой формы за январь 2018 года:
Также на нашем сайте вы можете прочитать статью, в которой рассмотрены особенности заполнения 4-го раздела формы СЗВ-М на женщин в декрете, совместителей, а также индивидуальными предпринимателями (См. «СЗВ-М: заполняем сведения о застрахованных лицах»).
Скачать образец заполнения СЗВ-М за январь 2018 года на актуальном бланке (не новая форма).
Как сдавать январский отчет
Форму СЗВ-М за январь 2018 года можно сдать в электронном виде или на бумаге (см. таблицу).
Способы и условия сдачи СЗВ-М
| № | Ситуация | Способ сдачи |
| 1 | Количество людей, сведения о которых включены в отчет, составляет 25 и более человек | Вы обязаны (!) сдать форму в электронном виде |
| 2 | Число заявленных сотрудников не превышает 24 человек | Можно отчитаться на бумаге и отправить СЗВ-М за январь 2018 по почте |
Копии работникам в 2018 году
В 2018 году копии всех форм отчетности в ПФР работодатель обязан выдавать физлицам в следующие сроки (п. 4 ст. 11 Закона <О персонифицированном учете ПФР˃ № 27-ФЗ):
- не позднее 5 календарных дней – с момента обращения лица (это общий случай);
- в день увольнения или расторжения гражданско-правового соглашения.
Таким образом, в 2018 году выдавать копии СЗВ-М за январь 2018 года нужно только:
1. При непосредственном обращении работников.
2. Их увольнении.
Выдавать каждому копию всей формы СЗВ-М – не нужно! Она содержит персональные данные всех коллег. А раскрывать их третьим лицам – запрещено. Поэтому взамен нужно выдавать выписку по конкретному человеку.
Как уточнять СЗВ-М за январь 2018 года
Уточнять форму СЗВ-М за январь 2018 года нужно, если в первичном отчете (с типом «исходная», код – «ИСХД») есть ошибки. Например, указан неверный СНИЛС или ИНН. Но загвоздка в том, что закон четко не говорит, до какой именно даты страхователи могут подавать поправочные отчеты.
Так, некоторые территориальные подразделения ПФР считают, что дополняющие или отменяющие СЗВ-М сведения страхователи должны сдавать не позднее основного срока. То есть – до 15 февраля 2018 года включительно. Если позже, то будет штраф: 500 рублей за каждого «физика».
ПФР не оштрафует, если уточненные или исправленные индивидуальные сведения подать в течение 5 рабочих дней со дня получения от фонда уведомления об устранении расхождений (п. 39 приказа Минтруда России от 21.12.2016 № 766н).
Получается, что до наступления срока сдачи СЗВ-М за январь 2018 года – то есть до 15.02.2018 включительно – желательно успеть подать не только исходную форму, но и корректирующий вариант сведений за январь. Если, конечно, это потребуется. Главное здесь – найти ошибку до того, как это сделает ПФР. Подробнее об этом «Сроки сдачи СЗВ-М в 2018 году».