Когда и на кого подать отчет ЕФС-1
Работодатели обязаны известить Социальный фонд при увольнении:
- Штатных сотрудников, работающих на стационарных рабочих местах
- Работников, осуществляющих деятельность в рамках срочного договора
- Надомных и дистанционных сотрудников
- Совместителей.
Проинформировать Социальный фонд нужно и в случае расторжения гражданско-правового договора.
С 1 января 2024 года появилось два новых основания для подачи формы ЕФС-1:
- Перевод к другому работодателю по любому из оснований
- Ликвидация организации.
При заполнении бланка нужно учитывать новые коды.
Срок сдачи – день наступления события или следующий после него.
| Пример:
В ООО «Лабиринт» произошли следующие кадровые события:
Кадровик должен сдать отчеты ЕФС-1 не позже 16 – на секретаря,17 – на менеджера, 20 февраля – на Романова, с которым расторгнут договор ГПХ. |
Как заполнить ЕФС-1 при увольнении штатных сотрудников
Титульный лист – первое, с чего необходимо начать заполнение формы. Предоставить его необходимо вне зависимости от произошедших кадровых событий или при расчете взносов «на травматизм». Форма не предусматривает заполнение отчетной даты на титульном листе, так как она может отличаться в зависимости от сведений, содержащихся в отчете.
На первом листе приводится информация о компании, включая сведения о постановке на учет и статистические коды:
- Регистрационный номер страхователя. Здесь приводится номер, присвоенный в Социальном фонде. Если его не имеется, то реквизит, присвоенный при регистрации в ПФР
- Наименование страхователя-компании, ФИО предпринимателя с указанием статуса ИП
- ИНН. Реквизит обязателен для всех страхователей
- КПП. Реквизит предназначен только для юридических лиц
- Коды статистики, присвоенные работодателю: КФС – статистический код формы собственности (государственная частная), ОКОГУ – для указания статуса государственных учреждений, ОКПО – индивидуальный код компании, ОКВЭВ 2 – код вида деятельности
- ОГРН (ОГРНИП) – регистрационный номер налогоплательщика. Под этим номером компания/ИП числится в реестре до ликвидации или реорганизации
- Номер телефона
- Адрес электронной почты. Здесь можно указать корпоративный e-mail, личный почтовый ящик руководителя или исполнителя.
По уволенным сотрудникам, а также по физическим лицам, с кем прекращено действие договора ГПХ, заполняется подраздел 1.1 Раздела 1 формы.
В шапке подраздела нужно заполнить данные на сотрудника:
- СНИЛС
- Блок с фамилией, именем, отчеством. Последний реквизит не является обязательным. Он заполняется, если имеется в паспорте
- Дата рождения
- ИНН. Это также не обязательный реквизит
- Код категории застрахованного лица. Он состоит из 4 знаков и обозначает:
- ГРФ — россиянин (-ка)
- ПЖИГ — иностранец или лицо без гражданства, постоянно проживающее в России
- ВЖИГ — иностранец или лицо без гражданства, временно проживающее в России;
- ВПИГ — иностранец или лицо без гражданства, временно пребывающее в России, если он не высококвалифицированный специалист
- ВКС — высококвалифицированный специалист, временно пребывающий в России.
Гражданство обозначается в виде трехзначного цифрового кода. Для российских граждан применяется 643.
Далее следует заполнить таблицу со сведениями о кадровом событии.
- Гр. 1 – порядковый номер события
- Гр. 2 – дата наступления события. Это может быть увольнение или расторжение гражданско-правового договора
- Гр. 3. Здесь проставляется буквенный код кадрового события. Все буквы в слове заглавные: «УВОЛЬНЕНИЕ»
- Гр. 4 заполняется только для физических лиц, работа которых протекала на территории Крайнего Севера или приравненных к нему районах
- Гр.5 – должность/профессия увольняемого сотрудника, соответствующая указанной в штатном расписании и договоре
- Гр. 6 – Код выполняемых трудовых функций. Его подбирает работодатель при приеме на работу из справочника ОКЗ. Это – не одно и тоже, что должность или профессия. Код подбирается индивидуально для каждого сотрудника, исходя из того, какие обязанности на него возложены
- Гр.7 – здесь нужно указать причину прекращения трудовой деятельности в виде ссылки на статью Трудового законодательства
- Гр. 8,9,10 содержат сведения о документе, послужившем основанию для наступления кадрового события (приказ, распоряжение).
Образец подраздела 1.1 ЕФС-1 при увольнении сотрудника
Особенности заполнения формы ЕФС-1 при прекращении договора ГПХ
Титульный лист и сведения о застрахованном лице заполняются аналогично увольнению штатного сотрудника. Разница заключается в заполнении графы 3. Здесь вместо увольнения нужно указать «РАСТОРЖЕНИЕ ДОГОВОРА ГПХ». В графе 7 «причина увольнения» рекомендуется указать «ИНОЕ». Основание: ГПД заключается на основании положений Гражданского Кодекса и не регулируется ТК РФ. В графах с 8 по 10 проставляются реквизиты договора ГПХ.
Образец ЕФС-1 при прекращении договора гражданско-правового характера
Какие штрафные санкции предусмотрены по ЕФС-1 в части уволенных сотрудников
Оштрафовать страхователя можно по двум основаниям:
- Опоздание со сдачей сведений об уволившихся сотрудниках или о прекращении договора ГПХ – 500 руб. за каждое физическое лицо
- Сдача бумажного отчета вместо электронной версии – 1 000 рублей.
Однако законодательство лояльно относится к работодателям, которые вовремя исправляют обнаруженные ошибки. Если в течение 5 дней после получения уведомления о найденной ошибке исправить ее, то штрафных санкций удастся избежать. Уменьшить штраф наполовину можно, уплатив его в течение десяти дней с момента назначения.
Внимание!