К каком случае ЕФС-1 сдать необходимо
В компании бывает множество ситуаций, когда сотрудник перемещается с одной должности на другую, а иногда работники мигрирует между подразделениями. Это может быть связано с повышением в должности, с производственной необходимостью, по личной просьбе сотрудника. Но не всех случаях нужно предоставлять ЕФС-1.
Ситуации, когда требуется предоставить отчетность:
При этом не требуется подавать форму ЕФС-1 на работников, которых по производственной необходимости или иным причинам временно перемещают на другую должность.
Пример: В ООО «Лабиринт» произошли кадровые перемещения:
Работодатель обязан сдать сведения на продавца, перешедшего на работу в другое обособленное подразделение, на менеджера, переведенного из совместителей в штат, на бухгалтера, сменившего «удаленку» на работу в офисе. На секретаря, который будет временно работать в должности зав. канцелярией, отчет подавать не нужно. Но если в дальнейшем она останется на этой должности, то сведения придется предоставить. |
Как заполнить форму ЕФС-1 при переводе с одной должности на другую
Начинается заполнение формы с титульного листа. Это нужно сделать, если сведения подаются по одному разделу или нескольким, по одному сотруднику и в отношении всей компании. Здесь не нужно указывать отчетный период, так как он для каждого вида сведений разный.
На титульном листе приводится информация о компании, включая статистические коды:
- Рег. номер работодателя, выступающего в качестве страхователя. Указывается номер, присвоенный в Социальном фонде. Если его не имеется, то реквизит, присвоенный при регистрации в ПФР
- Название организации, ФИО ИП с указанием статуса индивидуального предпринимателя
- ИНН. Заполняют все работодатели
- КПП. Реквизит предназначен только для юридических лиц
- ОКФС – код формы собственности
- ОКОГУ – для государственных учреждений
- ОКПО – индивидуальный код компании
- ОКВЭВ 2 – код вида деятельности
- ОГРН (ОГРНИП) – регистрационный номер налогоплательщика. Присваивается при регистрации
- Номер телефона, по которому можно связаться с работодателем
- Адрес корпоративной электронной почты. Иногда используется личный почтовый ящик руководителя или исполнителя.
Далее нужно заполнить таблицу подраздела 1.1:
- Гр. 1 – номер по порядку.
- Гр. 2 – дату начала перевода
- Гр. 3 – кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД»
- Гр. 4 – код РКС или МКС для сотрудников, работающих в районах Крайнего Севера или местностях, приравненных к ним
- Гр. 5 – наименование новой должности и структурного подразделения. Информация вносится в отчет, если условие о работе в конкретном подразделении было включено в дополнительное соглашение к трудовому договору. Здесь же следует указать код вида трудового договора. Если подаются сведения по совместителям, то после названия должности и подразделения дается указание на то, что сотрудника перевели по совместительству
- Гр. 6 – код выполняемой функции по ОКЗ и код режима работы, если он отличается от стандартного.
Среди изменений формы ЕФС-1 – включение в отчет новых кодов для сотрудников, условия работы которых отличаются от стандартных: НЕПД, НЕПН, НДОМ, ДИСТ.
- Гр. 8 – Название документов, послужившего причиной возникновения кадрового события. Сюда вносятся приказы, на основании которых был осуществлен временный перевод, и на основании которого сотрудник остался работать на постоянной основе
- Гр. 9–10 – реквизиты приказов. Дата проставляется в формате «ДД.ММ.ГГГГ», номер распорядительного документа без знака «№».
Аналогичным образом оформляется перевод работника в другое обособленное подразделение или отдел. Если головная компания находится в местности, где не применяются «северные» надбавки, а сотрудник переводится в подразделение, соответствующее этим критериям, то об этом нужно указать в графе 4.
В любом случае – перевод на должность, в другое подразделение, отдел – не нужно заполнять графы 7 и 11.
Образец ЕФС-1 при переводе на другую должность
Ситуация: перевод к другому работодателю: нужно ли отчитаться по ЕФС-1
С 2022 года действуют антикризисные правила для помощи сотрудникам в трудоустройстве, если основной работодатель испытывает финансовые трудности и не может выплачивать зарплату. В этом случае компания на время передает сотрудника другому работодателю, который обеспечивает ему условия труда и выплачивает зарплату. При этом у старого работодателя трудовой договор приостанавливается, а с новым (временным) заключается.
У работодателей законно возникает вопрос, кому и как отчитываться? Согласно разъяснениям СФР (Письмо 19/02/46271л от 19 апреля 2023 года) форму ЕФС-1 предоставляет новый (временный) работодатель с признаком «ПРИЕМ».
Страхователю, приостановившему договор, информацию предоставлять не нужно.
Если сотрудник увольняется переводом к другому работодателю, то нужно сдать ЕФС-1 с признаком «УВОЛЬНЕНИЕ».
Сведения о переводе на другую должность (подразделение, отдел) сдаются до 25 числа месяца, который следует за кадровым переводом.
Внимание!