Общее правило
Форма отчета «Персонифицированные сведения о физических лицах» (КНД 1151162) вместе с формой расчета по страховым взносам, порядками их заполнения и электронными форматами отправки в налоговую утверждены приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878.
Согласно п. 3.1 этого регламента, персональные данные физлиц и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу заполняют в отношении всех застрахованных лиц. В том числе в пользу которых начислены выплаты и иные вознаграждения в рамках:
- трудовых отношений;
- гражданско-правовых договоров (ГПХ) на выполнение работ, оказание услуг;
- по договорам авторского заказа;
- в пользу авторов произведений по договорам об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности;
- издательским лицензионным договорам и др.
При этом особых оговорок в отношении работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, нет.
По российскому законодательству:
- работницы в отпуске по беременности и родам являются застрахованными лицами;
- под работающими понимаются работающие по трудовому договору, в т. ч. находящиеся в декретном отпуске, поскольку с ними не прекращаются трудовые правоотношения (ст. 255 Трудового кодекса РФ).
Это значит, что сотрудниц в отпусках по беременности и родам (БиР) или уходу за ребенком нужно включать в перссведения о физлицах в общем порядке. Главное здесь, что с ними заключен трудовой или договор ГПХ.
Таким образом, декрет никак не влияет на перечень работников, которых включают в данный отчет.
Как заполнить
Если организация решила не выплачивать какие-либо дополнительные декретные деньги такой сотруднице, сумма выплат в ее пользу равна нулю.
И по правилам, даже если не было выплат в отчетном периоде, работника всё равно нужно включить в отчет по персонифицированным сведениям.
В графах, где указывают суммы выплат, по декретнице нужно проставить прочерки либо ничего не ставить. Это зависит от формы отчета:
- в электронной форме строку 070 оставляют пустой;
- в бумажной форме в строке 070 ставят прочерки.
При этом персональные данные декретниц следует указать в строках 020 – 060 отчета в обычном порядке.
Также см. Как правильно заполнить Персонифицированные сведения о физлицах.
Особенность бухгалтерских программ
Здесь подход немного иной: в строке 070 нужно указать ноль. А потом при распечатке, закрытии или выводе формы в ней автоматически проставится прочерк.
Учтите, что программа не даст закрыть отчет, если не поставить «0». Поэтому в строке 070 в отношении выплат сотруднице в отпуске по уходу за ребенком не забудьте проставить ноль.
Также см. Как заполнить строку 070 персонифицированных сведений: какие выплаты включать?