Договор ГПХ с открытой датой
| СИТУАЦИЯ | РЕШЕНИЕ |
| Договор ГПХ заключен 01.02.2023, а работы по нему будут выполняться с 05.02.2023 по 31.03.2023 | Для мероприятия “Начало договора ГПХ”:
Для мероприятия “Окончание договора ГПХ”:
|
| Договор ГПХ заключен с зарегистрированным лицом без указания периода работы | Страхователю следует представить подразд. 1.1 с указанием в графе 2 даты заключения договора ГПХ, а дату его указывают в соответствии с актом выполненных работ. |
Таким образом, информация в графе 2 и графе 9 по договорам ГПХ может не всегда совпадать. Так заключил Минтруд в рассматриваемом письме от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784.
Также см. Что нужно знать про договоры ГПХ в отчете ЕФС-1 и их коды.
Номер рабочего места
В соответствии с п. 5.49 Порядка заполнения формы ЕФС-1 в графе 11 “Индивидуальный номер рабочего места” подраздела “Результат специальной оценки условий труда” указывают индивидуальный номер рабочего места в соответствии с картой спецоценки условий труда (далее – карта СОУТ).
При проведении спецоценки условий труда рабочим местам обязательно присваивают индивидуальный номер. Его наравне с информацией о численности работников, перечнем вредных факторов, гарантиями, СНИЛС работников передают в Федеральную госинформсистему учета результатов проведения спецоценки (ФГИС СОУТ).
В ФГИС СОУТ объектом учета в отношении рабочего места в том числе является его индивидуальный номер, который при внеплановой и/или повторной спецоценке должен полностью совпадать с первоначально указанным для данного рабочего места.
Частью 4 Инструкции по заполнению формы отчета о проведении спецоценки условий труда (Приложение № 4 к приказу Минтруда от 24.01.2014 № 33н) предусмотрено требование к количеству знаков в индивидуальном номере рабочего места: не более 8 знаков от 1 до 99 999 999. Аналогичные рабочие места обозначают номером с добавлением прописной буквы “А”.Особенность медучреждений
Для медицинских организаций в подразд. 1.3 ЕФС-1 обязательны к заполнению поля:
| “OID организации” | Заполняют только медорганизации. Указывают свой номер OID (уникальный идентификатор) в точном соответствии с полем Федерального регистра медицинских организаций (ФРМО). |
| “Наименование структурного подразделения; OID” | Через точку с запятой – полное наименование структурного подразделения, в котором непосредственно работает работник по должности. И если отчитывается медорганизация – номер OID. |
| “Код”, “Значение” подраздела “Специальные (отраслевые) условия занятости” | Коды условий занятости работников медицинских организаций в соответствии с п. 6.16 Порядка заполнения подразд. 1.3 ЕФС-1. |
Также см. Заполнение и сдача подраздела 1.3 формы ЕФС-1.
Перерасчет зарплаты
| СИТУАЦИЯ | РЕШЕНИЕ |
| В феврале 2023 г. в организации был перерасчет заработной платы за январь 2023 в соответствии с индексацией оплаты труда на 5,5% на основании распоряжения правительства региона.
В феврале 2023 утверждено штатное расписание с новыми должностными окладами (из-за индексации), действующее с 01.01.2023. При сдаче отчета за январь 2023 какой указать размер фиксированной части: в соответствии с трудовым договором/оклад до индексации или уже с учетом индексации? |
Если перерасчет з/п с учетом индексации уже произведен, сведения за январь по подразд. 1.3 ЕФС-1 представляют с учетом индексации.
Если перерасчет не произведен, сведения представляют без учета индексации. Но как только перерасчет за январь 2023 будет произведен, необходимо представить подразд. 1.3 за январь 2023 с типом сведений “Корректирующая”. |
Также см. Как сделать корректировку ЕФС-1.
Коды для квалицикационных категорий и групп
| СИТУАЦИЯ | РЕШЕНИЕ |
| Должность/профессия, указанная в графе 5, не включена в профессиональные квалификационные группы | В графах 12 и 13 указывают ноль (0) |
| Должность/профессия, указанная в графе 5, включена в профессиональную квалификационную группу, но для нее не определен квалификационный уровень | В графе 13 указывают ноль |
| У работника квалификационная категория отсутствует | В графе 15 указывают ноль. |
Это актуально, например, для должностей директора, заместителя директора, главного бухгалтера, художественного руководителя, светооператора. Они не относятся к приказам Минздравсоцразвития № 247н, 248н, 570н.
Также см. Профессиональная квалификационная группа в ЕФС-1: коды.
Страховая пенсия при опеке, попечительстве
На основании положений ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ “Об обязательном пенсионном страховании в РФ” в случае установления опекунам или попечителям страховой пенсии утрачивается статус застрахованного лица и прекращается обязанность органов опеки по начислению страховых взносов по договорам ГПХ.
С даты назначения пенсии опекуну или попечителю за него не должны уплачиваться страховые взносы. Данное обстоятельство существенно при заключении договора ГПХ и может служить основанием для заключения допсоглашения к договору об опеке или попечительстве.
В этой связи при представлении органами опеки подразд. 1.1 ЕФС-1 необходимо указать:
- в графе 2 “Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ” – дату, предшествующую дате назначения опекуну или попечителю страховой пенсии;
- в графе “Основание” – Федеральный закон № 167-ФЗ от 15.12.2001 и реквизиты допсоглашения.
Члены совета директоров акционерного общества
Датой начала деятельности может быть дата вынесения решения общим собранием акционеров об избрании члена совета директоров.
Датой окончания деятельности может быть дата решения общего собрания акционеров о прекращении полномочий члена совета директоров.
Договор ГПХ на год без указания периода работы
Если при этом акт оказания услуг/выполнения работ составлен до окончания срока действия договора, следует представить подразд. 1.1 ЕФС-1 с указанием даты прекращения договора ГПХ в соответствии с актом.
В графе “Основание” указывают наименование договора ГПХ, а при окончании договора ГПХ – акт.
Начало работ раньше даты договора
| СИТУАЦИЯ | РЕШЕНИЕ |
| Дата начала периода работы ранее даты заключения договора. Например, договор ГПХ заключен 13.03.2023 с датой начала работ 20.02.2023.
Каков порядок представления сведений подразд. 1.1 “Сведения о трудовой (иной) деятельности” ЕФС-1? |
Указывают дату начала периода работы по договору ГПХ (20.02.2023) и дату заключения договора ГПХ (13.03.2023).
“Сведения о трудовой (иной) деятельности” в составе ЕФС-1 необходимо представить не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения с застрахованным лицом договора ГПХ. |
Договор заключен до 2023 года
Обязанность подавать сведения о дате заключения договора ГПХ за отчетные периоды до 1 января 2023 года законодательством не предусмотрена.
Поэтому при окончании договора ГПХ с датой после 01.01.2023 в подразд. 1.1 “Сведения о трудовой (иной) деятельности” ЕФС-1 вместе с мероприятием “Окончание договора ГПХ” не нужно указывать предшествующее мероприятие “Начало договора ГПХ” – по договору, заключенному до 01.01.2023.
Сведения о периодах работы по договорам ГПХ за отчетные периоды до 01.01.2023 представлялись по форме СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1, СЗВ-КОРР, СЗВ-ИСХ.
Утрата статуса самозанятого
Если самозанятый в период действия договора ГПХ утрачивает право применения специального налогового режима, у организации-заказчика в отношении него возникает обязанность по уплате страховых взносов. Это существенно при заключении договора ГПХ и является основанием для его расторжения и заключения нового договора ГПХ непосредственно с физлицом, которое уже не самозанятое.
При этом подразд. 1.1 “Сведения о трудовой (иной) деятельности” ЕФС-1 по новому договору ГПХ необходимо представить в территориальный орган СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения/расторжения нового договора.
Окончание договора ГПХ известно заранее
| СИТУАЦИЯ | РЕШЕНИЕ |
| Заключили договор ГПХ с 01.02.2023 по 01.03.2023.
Так как заранее известна дата расторжения договора, можно ли также заранее подать сведения о расторжении договора. Например, 27.02.2023? |
Сведения необходимо представлять на следующий день после заключения или прекращения договора ГПХ.
Для исключения нарушения срока можно подать сведения об окончании договора ГПХ одновременно при представлении сведений о начале договора ГПХ. |
Учеба и служба в армии в ЭТК
Включение в электронную трудовую книжку (ЭТК) периодов учебы и службы в армии, которые есть в бумажной трудовой книжке, законодательством не предусмотрено.
Служба в ОВД и иных госорганах
В период испытания со стажером заключают срочный трудовой договор, по истечении которого принимают решение о заключении контракта либо расторжении трудового договора.
Таким образом, в период действия срочного трудового договора необходимо представить в СФР сведения о трудовой деятельности с кадровыми мероприятиями “Прием” и “Увольнение”.
При заключении контракта дальнейшие сведения о датах приема/поступления на службу, увольнения (прекращения, окончания контракта/договора) со службы представляют при прекращении профессиональной службы в соответствии с особенностями, установленными приказом Минтруда от 24.08.2020 № 533н “Об утверждении особенностей представления сведений о трудовой деятельности государственными органами в отношении отдельных категорий зарегистрированных лиц”.
Уволили до 2023 года, но суд восстановил
| СИТУАЦИЯ | РЕШЕНИЕ |
| Сотрудник уволен с работы до 2023 года и восстановлен по решению/определению суда, вынесенному в 2023 году.
В какой срок представить в СФР сведения для индивидуального (персонифицированного) учета за отчетные периоды до 01.01.2023? |
При поступлении решения/определения суда, вынесенного с 01.01.2023, согласно которому лицо должно быть восстановлено на работе, необходимо не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем издания приказа об отмене приказа об увольнении, представить сведения по форме СЗВ-ТД, заполненную в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые нужно отменить. При этом в графе “Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении” проставляют знак “X”.
Решение о восстановлении на работе незаконно уволенного подлежит немедленному исполнению (ст. 396 ТК). |
Кто сдаёт подразд. 1.3
Это организации, отвечающие одновременно двум условиям:
- основной ОКВЭД есть в перечне видов деятельности, утвержденном приказом Минтруда от 02.09.2022 N 507н;
- являются респондентами по формам федерального статистического наблюдения, утвержденным приказом Росстата от 26.12.2022 № 980 (ОКУД 0606048, 606047, 606045, 606049, 0606046).
Детские отпуска
В подразд. 1.3 не нужно подавать сведения о работниках, находящихся в отчетном периоде в отпусках:
- по беременности и родам;
- в связи с усыновлением со дня рождения усыновленного ребенка;
- по уходу за ребенком.
Выплаты в подразд. 1.3
При подаче сведений в подразд. 1.3 за отчетный месяц необходимо показать информацию о выплатах, начисленных “ЗА” отчетный месяц, а не «В» отчетном месяце.
| СИТУАЦИЯ | РЕШЕНИЕ |
| Подача сведений за, например, январь 2023 год | Необходимо отразить данные о зарплате, начисленной за январь 2023. То есть отражённые в “расчетном листке” за соответствующий месяц. |
| Согласно локальному акту компании, определенные выплаты начисляют в более поздние периоды – например, годовая премия работнику начисляется “за” февраль и отражается в “расчетном листке” за февраль. | Соответствующие выплаты необходимо отразить в отчете за февраль независимо от того, как они названы. |
| Сотрудник уходит в очередной отпуск (по графику), а выплаты ему сделаны в предыдущем месяце и начислены согласно “расчетному листку” ЗА предыдущий месяц. | Соответствующие выплаты должны быть отражены в отчете за предыдущий месяц. |
Перерасчеты
Сведения о всех перерасчетах (корректировки, удержания из зарплаты, исправления ошибок) необходимо подавать дополнительно по форме подразд. 1.3:
- с отметкой, что это корректируемые данные – тип формы “Корректирующая”;
- с указанием корректируемого периода в поле “Корректируемый (отменяемый) период”.
Также см. Как сделать корректировку ЕФС-1.
Одинаковые договоры
На практике не исключена ситуация наличия двух договоров с абсолютно идентичными условиями работы.
Однако в отчете ЕФС-1 недопустимо наличие полного дубликата комбинации, которая является идентификатором трудового договора для зарегистрированного лица (ЗЛ). А именно комбинации значений в записи:
- по графе 2 “Дата начала” подраздела “Период работы в отчетном месяце”;
- графе 3 “Дата окончания” подраздела “Период работы в отчетном месяце”;
- графе 4 “Наименование структурного подразделения; OID”;
- графе 5 “Наименование должности”;
- графе 8 “Код” подраздела “Специальные (отраслевые) условия занятости”;
- графе 9 “Значение” подраздела “Специальные (отраслевые) условия занятости”;
- графе 10 “Вид” подраздела “Информация о договоре”;
- графе 11 “Срок” подраздела “Информация о договоре”;
- графе 12 “Профессиональная квалификационная группа”;
- графе 13 “Квалификационный уровень”;
- графе 16 “Число занятых штатных единиц (по должности (профессии)”;
- графе 18 “Размер фиксированной части в соответствии со штатным расписанием (оклад, сдельная расценка за единицу выработки, часовая тарифная ставка, размер разовой концертной ставки)”.
Если у сотрудника заключено 2 договора с абсолютно идентичными условиями (идентификаторами трудового договора для ЗЛ), эти договоры необходимо объединить в одну запись с суммированием значений граф 16, 18 – 20, 22, 24 – 25.
Сразу 2 штатные должности
| СИТУАЦИЯ | РЕШЕНИЕ |
| Как сдать подразд. 1.3 по работнику, который занимает более одной штатной единицы по штатному расписанию, ведь есть ограничение по графе 16 “Число замещаемых штатных единиц (по должности)” не более “1”. | Ранее установленное максимально допустимое значение по графе 16 увеличено до “2” (двух) единиц. |
Оба вида совместительства
Правила логического контроля не позволяют отразить в ЕФС-1 сведения о работе одновременно по внутреннему и внешнему совместительству в одной организации.
Согласно ст. 60.1 ТК, заключать договор по внутреннему совместительству допустимо только если у данного нанимателя работник выполняет “основную работу”. Если же у данного работодателя с сотрудником заключен трудовой договор по внешнему совместительству, иные договоры с данным работником у этого работодателя тоже должны быть заключены по внешнему совместительству.
Число штатных единиц не 1
| СИТУАЦИЯ | РЕШЕНИЕ |
| Как заполнять сведения о размере тарифной части в соответствии со штатным расписанием и норме количества рабочих часов (графы 18 и 19) для работников, у которых число занимаемых штатных единиц по должности (графа 16) принимает значение не равное 1,0 (единице). | Графы 18 и 20 необходимо заполнять пропорционально числу занимаемых штатных единиц по должности (рассчитывать индивидуальный оклад и норму). |
ПРИМЕР
Работник согласно трудовому договору занимает 0,5 штатной единицы. Размер тарифной части в расчете на 1 штатную единицу равен 20 000 рублей. Норма количества рабочих часов за месяц в расчете на 1 штатную единицу равна 136 часам (как, например, в январе 2023 г. при 40-часовой рабочей неделе).
По данному сотруднику значение:
- в графе 18 – составит 10 000 рублей (20 тыс. рублей × 0,5);
- в графе 20 – 68 часов (136 часов × 0,5).
Коды для выплат
| ВИД ВЫПЛАТЫ | КАК ОТРАЖАТЬ В ЕФС-1 |
| Начисленные суммы оплаты за первые 3 дня временной нетрудоспособности
Выплаты по среднему заработку за время нахождения в служебной командировке |
В графе 24 “Сумма (руб.)” с указанием в графе 23 “Код выплаты” кода СЗ-04 (“Иные выплаты по среднему заработку”) |
| Начисленные суммы по оплате ежегодного отпуска (основного и дополнительного)
Компенсации за неиспользованные дни отпуска |
В графе 24 с указанием в графе 23 кода СЗ-01 (“Оплата ежегодного отпуска (основного и дополнительного)”). |
| Начисленные суммы по оплате иных видов отпусков | В графе 24 с указанием в графе 23 кода СЗ-03 (“Оплата иных видов отпусков”). |
Нет кода для должности
В случае отсутствия наименования должности по штатному расписанию в Классификаторе кодов наименования должности (профессии) следует указывать наиболее подходящее обобщенное наименование. То есть наиболее близкое по выполняемым трудовым функциям.
Также см. Наименование должности/профессии в ЕФС-1: какой код ставить.
Педагоги
Вопрос
Как заполнять сведения о количестве штатных единиц (графа 16), количестве рабочих часов (графы 19 и 20) по педагогическим работникам, выполняющим трудовые функции в соответствии с приказом Минобрнауки от 22.12.2014 № 1601 “О продолжительности рабочего времени (нормах часов педагогической работы за ставку заработной платы”, для которых установлена норма часов учебной (преподавательской) работы в неделю за ставку заработной платы?
Ответ
По педагогическим работникам, которым установлена норма учебной (преподавательской) работы в неделю (например, 18 часов на “ставку” зарплаты) необходимо указывать количество штатных единиц (графа 16), соответствующее соотношению установленного работнику в соответствии с трудовым договором количества часов учебной (преподавательской) работы в неделю и нормы часов учебной (преподавательской) работы в неделю.
Например, если по трудовому договору работнику установлено 27 часов учебной (преподавательской) работы в неделю, количество штатных единиц, занятых по должности, будет составлять 1,5 (27 / 18).
В графе 19 (норма количества рабочих часов в отчетном месяце) необходимо отразить месячное значение количества рабочих часов, установленных работнику, с учетом “не нормируемой” части их педагогической работы исходя из установленной в приказе Минобрнауки 1601 продолжительности рабочего времени для педработников (36 ч в неделю за “ставку” зарплаты).
Таким образом, в графе 19 подразд. 1.3 необходимо указать значение следующего выражения:
То есть в соответствии с вышеприведенным примером по работнику, которому трудовым договором установлено 27 часов учебной (преподавательской) работы в неделю и 5-ти дневная рабочая неделя, при подаче отчета за январь 2023 года необходимо указать следующее значение в графе 19:
В графе 20 (факт количества рабочих часов в отчетном месяце) необходимо отразить фактическое количество отработанных часов педагогическим работником за месяц. Если в организации отслеживается отработка часов только учебной (преподавательской) работы, в таком случае к значению из графы 19 необходимо применить соотношение фактически отработанных часов учебной (преподавательской) нагрузки и установленного количества часов учебной (преподавательской) работы в расчете за месяц. Формула такая:
Таким образом, если для вышеописанного примера работник отработал за месяц 60 часов учебной (преподавательской) нагрузки, значение в графе 20 примет следующее:
