Закон 2021 об электронном кадровом документообороте: основные положения и как перейти

Как было

До 22 ноября 2021 года у работодателей по Трудовому кодексу РФ не было законных оснований оформлять кадровые документы только в электронном виде. К ним относились, например, трудовой и ученический договоры, договор о материальной ответственности и ещё порядка 30 видов других кадровых документов.

Всем давно было очевидно, что сфера трудовых отношений давно отстаёт в своей цифровизации.

Три новых статьи ТК РФ о кадровом ЭДО

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ с 22 ноября 2021 года ввёл в ТК РФ следующие новые статьи:

• ст. 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений»;
• ст. 22.2 «Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот»;
• ст. 22.3 «Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.

В ст. 22.1 ТК РФ дано определение кадрового ЭДО (электронного документооборота в сфере трудовых отношений):

Это понятие в полной мере распространяется и на лиц, поступающих на работу.

По обновленным правилам работодателям разрешено вводить кадровый ЭДО в том числе в отношении дистанционных работников (ст. 312.1 ТК РФ в ред. Закона № 377-ФЗ).

Отметим, что помимо введения в ТК РФ новых статей, Закон № 377-ФЗ установил новые правила оформления приема на работу, изменив ч. 1 и изъяв ч. 2 ст. 68 ТК РФ. По новым правилам прием на работу оформляют не приказом (распоряжением) работодателя, а трудовым договором.

То есть, теперь приказ о приеме на работу можно не оформлять. Если же работодатель решил издать такой приказ, его содержание должно соответствовать условиям трудового договора.

Содержание новых статей ТК РФ раскроем в следующих разделах.

Переход на кадровый ЭДО: обязанность или право?

В ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ прописано, что «работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота». Получается, что в настоящее время закон не обязывает в безусловном порядке переходить на кадровый ЭДО. Такое решение каждая организация принимает самостоятельно.

2 варианта кадрового ЭДО

Для организации кадрового ЭДО работодатель может использовать следующие информационные системы (ст. 22.1 ТК РФ):

• платформу «Работа в России», в том числе с доступом через сайт Госуслуг;
• собственную инфосистему (ИС), позволяющую подписывать электронные документы по нормам ТК РФ, хранить их, а также фиксировать факт их получения работником и работодателем.

В итоге, работники могут через применяемую в компании ИС предоставлять работодателю и получать от него электронные документы, а также знакомиться с ними.

Закон не заставляет работодателей в обязательном порядке создавать собственную ИС для кадрового ЭДО, но и не запрещает такой формы взаимодействия с работниками.

Документы-исключения

Требования, установленные новыми статьями ТК РФ, применяют в отношении документов, оформление которых в письменном виде или ознакомление с которыми под роспись работника прямо предусмотрено трудовым законодательством.

При этом новые ст. 22.1 – 22.3 ТК РФ не применяют в отношении:

• трудовых книжек и электронных сведений о трудовой деятельности работников (СЗВ-ТД, СТД-Р);
• акта о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• приказа (распоряжения) об увольнении работника;
• документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в т. ч. лично подписываемых работником.

Электронные подписи на портале «Работа в России»

С переходом на ЭКДО на первый план выходит применение электронной подписи и её необходимый вид.

Работодатели могут подписывать электронные кадровые документы на платформе «Работа в России» с помощью усиленной квалифицированной (УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП), выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Работникам разрешено подписывать электронные документы на этом портале с помощью:

• УКЭП;
• УНЭП, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства;
• простой ЭП, ключ которой получен при личной явке получателя в порядке, определенном Правительством РФ.

Электронные подписи для собственной инфосистемы

Работники и работодатели могут применять УКЭП во всех случаях и для всех кадровых электронных документов. А для отдельных документов этот вид подписи обязателен (ст. 22.3 ТК РФ).

1. Электронные подписи работодателя

Иные электронные кадровые документы работодатель может подписывать как УКЭП, так и с помощью неквалифицированных электронных подписей.

2. Электронные подписи работников

Для работников предусмотрены другие требования по виду электронной подписи для подписания электронных кадровых документов (ст. 22.3 ТК РФ).

При подписании иных электронных документов работник помимо УКЭП и УНЭП может применять простую ЭП (при оформлении специального соглашения между работником и работодателем).

Приказ о переходе на кадровый ЭДО

Если работодатель решил применять кадровый ЭДО, ему нужно издать приказ или иной локальный акт, в котором указать (ст. 22.2 ТК РФ):

• сведения об инфосистеме, с использованием которой будет происходить кадровый ЭДО;
• порядок доступа к ней (при необходимости);
• перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых применяется кадровый ЭДО;
• срок уведомления работников о переходе на кадровый ЭДО и сведения о дате его введения (не ранее даты истечения срока указанного уведомления).

Работодателю также нужно разработать и утвердить порядок кадрового ЭДО, в котором прописать:

• сроки и периодичность подписания работником электронных документов и/или ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника;
• порядок проведения инструктажа по вопросам применения кадрового ЭДО (при необходимости);
• исключительные случаи, при которых допустимо оформление электронных документов на бумажном носителе;
• порядок взаимодействия работодателя с профсоюзным органом и комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Приказ о введении кадрового ЭДО и порядок его применения нужно согласовать с профсоюзом (при его наличии в компании).

Согласие работников

Работодатель, решивший применять кадровый ЭДО, должен уведомить каждого работника об этом в срок, указанный в приказе.

Работник имеет право согласиться или отказаться от применения кадрового ЭДО. Согласие оформляют в письменной форме. Закон позволяет отказавшемуся работнику впоследствии передумать и дать такое согласие (ст. 22.2 ТК РФ).

Вновь принимаемых на работу сотрудников работодателю нужно проинформировать о применении кадрового ЭДО.

Порядок получения согласия на применение кадрового ЭДО зависит от того, есть у работника стаж на 31.12.2021 или нет:

1. У работника есть стаж на 31.12.2021. Значит, он вправе дать согласие на применение кадрового ЭДО (в т. ч. в электронном виде). При этом отсутствие согласия приравнено к отказу работника и сохраняется право дать согласие в последующем.
2. Сотрудник принят на работу после 31.12.2021 и у него отсутствует трудовой стаж. Тогда согласие на применение кадрового ЭДО не нужно.

Как же быть с теми работниками, которые не дали согласия на применение кадрового ЭДО? Законодатели предусмотрели, что работодателю надлежит безвозмездно выдавать им заверенные надлежащим образом бумажные документы, связанные с работой в компании.

Нюансы для новичков

Лица, поступающие на работу к применяющему кадровый ЭДО работодателю, вправе (ст. 22.2 ТК РФ):

• для заключения трудового договора предоставлять документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, в форме, согласованной с работодателем – бумажной или электронной;
• знакомиться с коллективным договором, правилами внутр. труд. распорядка и иными локальными актами, связанными с трудовой деятельностью в электронной форме.

Лица, поступающие на работу (как и действующие сотрудники) могут подписывать электронные кадровые документы УКЭП, которая была получена ими ранее самостоятельно.

Если у работника нет электронной подписи, расходы на ее получение и использование оплачивает работодатель.

Детали электронного взаимодействия

Работники и поступающие на работу лица вправе направлять в электронной форме работодателю предусмотренные ТК РФ заявления, уведомления и сообщения, если в их отношении у данного работодателя имеет место электронный документооборот. Они считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления.

Работник вправе подать работодателю заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных копий, несколькими способами:

• в письменной форме;
• через ИС работодателя или платформу «Работа в России» (при их использовании работодателем);
• по адресу электронной почты работодателя.

Работодатель обязан безвозмездно выдать документы/заверенные копии в течение 3-х рабочих дней со дня подачи такого заявления.

Если в отношении документов применяется кадровый ЭДО, их нужно выдать в форме, указанной работником в заявлении. Это может быть:

• заверенная бумажная копия электронного документа;
• электронный документ, в т. ч. путем размещения на Госуслугах (если ИС работодателя взаимодействует с ними);
• электронный документ, размещенный в личном кабинете работника на портале «Работа в России» (если работодатель его использует).

Сохранность документов работодатель должен обеспечить в течение сроков, установленных Росархивом.

Сроки перехода на ЭКДО

Большинство изменений, внесенных в ТК РФ Федеральным законом № 377-ФЗ, действуют с 22 ноября 2021 года ─ даты его опубликования. А для участников эксперимента по переходу на электронные кадровые документы еще раньше ─ с 16.11.2021 (сразу после окончания эксперимента) с завершением перехода на кадровый ЭДО до 01.07.2022.

Отдельный срок предусмотрен для начала применения единых требований к составу и форматам электронных документов, который разработает Минтруд совместно с Минцифры и Росархивом ─ с 1 марта 2023 года. Этот переходный период нужен, чтобы компаниям и ИП доработать и развить своё программное обеспечение. При этом документы, сформированные в информационной системе работодателя до вступления в силу единых форматов Минтруда, имеют юридическую силу.

Новые положения ТК РФ о взаимодействии платформы «Работа в России» и ИС работодателя с Госуслугами применяют с 1 сентября 2022 года (ст. 2 Закона № 377-ФЗ).

Что нужно знать про форматы электронных кадровых документов

Как было сказано, Минтруд России утверждает единые требования к формам (составу обязательных типов данных) и форматам базовых электронных документов, определяющих условия трудовых отношений. Это нужно для:

• повышения эффективности электронного документооборота работников, работодателей, госорганов;
• проактивного (без заявлений и т. п.) обеспечения соблюдения трудового законодательства;
• передачи электронных документов, связанных с работой, из инфосистемы работодателя в личный кабинет работника на платформу «Работа в России»;
• предоставления в единообразном формате электронных документов в контрольно-надзорные и иные органы.

В частности, Минтруд устанавливает требования к форматам и формам электронных документов, формируемых в информационных системах работодателей. Это трудовые договоры, договоры о материальной ответственности, ученические договоры, договоры на получение образования без отрыва или с отрывом от работы и др. Для иных электронных документов Минтруд утверждает требования только к их электронным форматам.

В любом случае обязательное условие – машиночитаемость форматов таких документов. Соблюдение данных требований к форматам кадровых документов позволяет:

• обеспечить межведомственное электронное информационное взаимодействие;
• при формировании документов исключить часть нарушений трудового законодательства;
• проводить автоматизированным способом контроль трудовых отношений;
• формировать аналитическую информацию за счет автоматизированной обработки электронных кадровых документов.

Известно, что в рамках развития платформы «Работа в России» Роструд обеспечит разработку и утверждение форм и форматов для всех электронных документов, используемых в рамках эталонных моделей (бизнес-схем) документирования процессов в сфере трудовых отношений, обеспечивающих предотвращение нарушений трудового законодательства.

Эти модели будут предусматривать применение форматно-логического и контроля по параметрам не только к отдельно взятым кадровым документам и данным в них, но и цепочкам связанных документов. В том числе – последовательности и срокам их формирования.

Указанные модели вместе с формами и форматами позволят работодателю предупреждать нарушения трудового законодательства уже на этапе формирования документов. Нарушения могут возникать в силу недостаточной правовой подготовки сотрудника, ведущего кадровое делопроизводство, или случайной ошибки.

Реализованные на платформе «Работа в России» эталонные модели (бизнес-схемы) процессов трудовых отношений будут носить рекомендательный характер и для информационных систем работодателей.

Также см. «Критерии отнесения работодателей к категориям риска с 2021 года и что это значит».

Расходы работодателей

Работодатели и работники могут бесплатно использовать сервис «Электронный кадровый документооборот» на платформе «Работа в России».

Работодателям, организующим свою ИС для кадрового ЭДО, придется найти дополнительные деньги на ее создание и эксплуатацию, а также на создание, использование и хранение электронных документов, включая расходы по приобретению и использованию электронной подписи работников (ч. 8 ст. 22.1 ТК РФ).

Что даёт переход на ЭКДО

В частности, вот какие новые возможности и преимущества возникают с переходом на электронные документы по кадрам:

• удаленное трудоустройство – соискатель может подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор;
• работники могут без посещения кадровой службы подписывать документы, поданные ими или предназначенные для них, электронной подписью;
• быстрый доступ к необходимой документации;
• упрощение процедуры и повышение оперативности оформления трудовых отношений;
• сокращение рутинных операций кадрового делопроизводства;
• экономия трудовых и материальных ресурсов организации;
• большая сохранность документов;
• повышение эффективности защиты прав работников за счет прозрачности и открытости кадровых процедур.

В итоге, Закон № 377-ФЗ оптимизирует взаимодействие между работодателями и работниками, а также их представительными органами. Кроме того, он позволяет работникам оперативно получать государственные, муниципальные, банковские и иные услуги, где нужны данные от работодателя: необходимые сведения можно запросить через его информационную систему.

Отвечаем на основные вопросы

Что такое кадровый ЭДО

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (кадровый ЭДО/ЭКДО) ─ это создание, подписание, использование и хранение работодателем/работниками документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Обязан ли работодатель переходить на кадровый ЭДО

Не обязан, но вправе перейти.

Каким документом закреплены нормативные основы кадрового ЭДО

Вопросам кадрового ЭДО посвящены три новые статьи 22.1 – 22.3 ТК РФ в ред. Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ.

Как работодателю перейти на кадровый ЭДО

Нужно определиться с подходящей для него ИС (на платформе «Работа в России» или в собственной системе), издать приказ о переходе на кадровый ЭДО, разработать порядок использования кадрового ЭДО в компании, получить письменные согласия от работников и т. д.

Сколько придется потратить работодателю на кадровый ЭДО

Сервисом на платформе «Работа в России» работодатели и работники могут пользоваться бесплатно. Дополнительные затраты возникнут, если работодатель решит создать собственную ИС для кадрового ЭДО ─ на ее создание и эксплуатацию, а также на создание, использование и хранение электронных документов, включая расходы по приобретению и использованию электронной подписи работников.

Заключение

Хотим успокоить: изменения в ТК РФ, внесённые рассмотренным Законом № 377-ФЗ, не устанавливают новые обязательные требования для работодателей и работников. Решение о переходе на электронный документооборот организация принимает самостоятельно.