Общие требования к обложке личного дела
На первой странице личного дела необходимо указать информацию, позволяющую четко идентифицировать:
- его принадлежность к определенной группе номенклатуры;
- его содержание;
- срок хранения.
Законодательной регламентации порядка оформления нет, но на практике рекомендуем пользоваться правилами, приведенными в приказе Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.
Так, титульный лист личного дела обязательно должен включать (пп. 4.25, 4.28, 4.29 Приложения № 28 к Приказу № 526):
- Полное название организации – в именительном падеже.
- Наименование подразделения.
- Регистрационный номер дела или индекс.
- Порядковый номер тома – если оно включает несколько папок.
- Название дела – как правило, в этой строке указывают Ф.И.О. работника.
- Дата начала ведения дела, а по уволенным сотрудникам – дата окончания его ведения.
- Срок хранения.
- Код, позволяющий идентифицировать место хранения дела в архиве.
- Количество листов в деле.
Если в ходе существования компании она реорганизовывалась и меняла наименование, при переоформлении титульного листа на нем указывают новое название организации, а старое заключают в скобки.
На корешке папки дублируют регистрационный номер дела.
На обороте титульного листа личного дела можно разместить опись вложенных в него документов.
Данные можно как вносить от руки сразу в готовый бланк, так и заполнять на компьютере, распечатывать и наклеивать на первый лист папки.
Образец заполнения титульного листа
Порядок заполнения титульного листа, как и его форма, не регламентирован. Поэтому в бланк, приведенный выше, при необходимости указания иной информации можно вводить дополнительные поля и блоки.
Компания имеет право разработать собственный формат обложки личного дела и утвердить его приказом руководителя компании.
Ниже приведен типовой заполненный образец титульного листа личного дела работника коммерческой компании.