Смотрите также
×
Какие установлены сроки хранения личных дел уволенных…
Автор:

Как оформить титульный лист личного дела работника – образец

Обязанность по ведению личных дел сотрудников закреплена только в отношении государственных органов и организаций. Коммерческие компании делают это по своему усмотрению. В связи с этим, в настоящее время нет четко закрепленной формы такого документа, а также правил его оформления. В результате, у специалистов часто нет понимания, как составить титульный лист личного дела работника корректно и правильно. Поэтому в данной статье говорим про обложку (титульный лист) личного дела и приводим образец 2020-2021.

Общие требования к обложке личного дела

На первой странице личного дела необходимо указать информацию, позволяющую четко идентифицировать:

  • его принадлежность к определенной группе номенклатуры;
  • его содержание;
  • срок хранения.

Законодательной регламентации порядка оформления нет, но на практике рекомендуем пользоваться правилами, приведенными в приказе Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Так, титульный лист личного дела обязательно должен включать (пп. 4.25, 4.28, 4.29 Приложения № 28 к Приказу № 526):

  1. Полное название организации – в именительном падеже.
  2. Наименование подразделения.
  3. Регистрационный номер дела или индекс.
  4. Порядковый номер тома – если оно включает несколько папок.
  5. Название дела – как правило, в этой строке указывают Ф.И.О. работника.
  6. Дата начала ведения дела, а по уволенным сотрудникам – дата окончания его ведения.
  7. Срок хранения.
  8. Код, позволяющий идентифицировать место хранения дела в архиве.
  9. Количество листов в деле.
Если в ходе существования компании она реорганизовывалась и меняла наименование, при переоформлении титульного листа на нем указывают новое название организации, а старое заключают в скобки.

На корешке папки дублируют регистрационный номер дела.

На обороте титульного листа личного дела можно разместить опись вложенных в него документов.

Данные можно как вносить от руки сразу в готовый бланк, так и заполнять на компьютере, распечатывать и наклеивать на первый лист папки.

Образец заполнения титульного листа

Порядок заполнения титульного листа, как и его форма, не регламентирован. Поэтому в бланк, приведенный выше, при необходимости указания иной информации можно вводить дополнительные поля и блоки.

Компания имеет право разработать собственный формат обложки личного дела и утвердить его приказом руководителя компании.

Ниже приведен типовой заполненный образец титульного листа личного дела работника коммерческой компании.