Смотрите также
×
Приказ о дисциплинарном взыскании в виде замечания…
Как оформить личное дело работника: правила и…
Автор:

Отражение поощрений и взысканий в личном деле

Если компания решила вести личные дела работников, она должна подбирать в них все документы, касающиеся трудовой деятельности. При этом нередко возникают вопросы, заносят ли замечание в личное дело и отражают ли в нем благодарность. Законом (ТК РФ) данный вопрос не урегулирован Однако исходя из практики, все сведения о подобных событиях (поощрениях и дисциплинарных взысканиях) должны найти свое отражение в документах личного дела. Разбираемся с взысканием (замечание, выговор) и благодарностью в личное дело.

Виды поощрений и наказаний и их отражение в личном деле

В ТК РФ четко разграничены виды взысканий и поощрений, которые может применить работодатель в отношении своего персонала. При этом список наказаний ограничен и не допускает расширенного толкования. Что касается поощрений, то их перечень открыт и допускает самостоятельную разработку нанимателем подобных мер стимулирования с закреплением в локальных актах.

Недопустимо применение иных видов наказаний, кроме указанных в ст. 192 ТК РФ.

При этом, согласно п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) и ст. 66 ТК РФ, сведения о награждениях заносят в бумажную трудовую книжку. А вот сведения о наказаниях в нее не заносят, так как они имеют срочный характер и могут быть сняты согласно ст. 194 ТК РФ в течение 1 года при отсутствии повторных нарушений. Вместе с тем, обычаями кадрового дела предусмотрено как занесение в личное дело благодарности, так и указание в нем на примененные к сотруднику наказания.

Внесение сведений о поощрениях в личное дело

Благодарность сотруднику может быть объявлена как в устной, так и в письменной форме. Отражению в личном деле подлежит только письменный вариант подобного поощрения.

Возможность такого признания заслуг работника следует закрепить в локальном акте. Это могут быть правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор. В данном документе приводят конкретный список достижений, которые могут послужить основанием для поощрения. Например:

  • перевыполнение плана;
  • реализация проекта;
  • активная наставническая деятельность;
  • улучшение производственных показателей.

Отражение в личном деле сведений о поощрении заключено во включении в него копий всех документов, на основании которых оно произведено.

Перечень документов о поощрении для личного дела

Состав сведений о награждениях и соответствующих им документов определяет процедура поощрения, которая состоит из следующих этапов:

1. Написание руководителем работника служебной записки в произвольной форме об объявлении благодарности, содержащей следующие сведения:

  • Ф.И.О. сотрудника;
  • его должность;
  • подразделение;
  • основание для объявления благодарности или иного поощрения.

Не лишним будет приложение к нему документов, доказывающих достижение результатов.

2. На основании служебной записки руководитель издает соответствующий приказ. Он может быть как в произвольной форме, так и с применением бланков № Т-11 или  № Т-11а.

3. Торжественное вручение работнику открытки, письма (иного документа) о благодарности, занесение записей о ней в трудовую книжку (при бумажной версии).

Электронные трудовые книжки не предусматривают внесения сведений о награждениях.

Копии всех указанных документов подшивают в личное дело работника.

Как вносить сведения о наказании в личное дело

Решение о том, отражать ли взыскания в личном деле, компания принимает самостоятельно и закрепляет это в локальном акте, регламентирующем их ведение. Тем не менее, директор всегда может принять решение объявить выговор без занесения в личное дело работника.

Какое именно наказание применит работодатель, решает руководитель в зависимости от тяжести проступка. Считается что замечание, это более мягкое наказание, чем выговор. Хотя на практике существенной разницы между ними нет.

При дисциплинарном взыскании следует учитывать ограничения по срокам его вынесения, указанные в ст. 193 ТК РФ.

Перечень документов, подшиваемых в личное дело в связи с наложением взыскания, тоже определяет процедура его применения, которая включает:

1. Фиксацию нарушения посредством составления служебной записки или акта комиссии. Если будет принято решение о служебном расследовании, составляют комиссионный акт. По его итогам в нём указывают виновного и рекомендации по его наказанию.

2. Письменный запрос у сотрудника объяснений по факту нарушения.

3. Получение от него письменных пояснений или составление акта об отказе от них, если сотрудник их не предоставит.

4. Издание руководителем приказа о наложении дисциплинарного взыскания.

Все указанные документы или их копии подшивают в личное дело и хранят в нем.

Важно

В трудовую книжку – как бумажную, так и электронную, попадают только сведения об увольнении как варианте взыскания. Прочие виды взысканий в книжке не отражают (ст. 66 и ст. 66.1 ТК РФ).