Правовые основы применения обходного листа
В ТК РФ нет положений, предписывающих работнику оформлять дополнительный документ о выполнении всех своих обязательств перед работодателем при расторжении трудового договора.
Последнее упоминание обходного листа в законодательстве есть в “Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения” (утв. Главархивом СССР 15.08.1988). Сказано здесь о нем как о специфическом документе, подтверждающем возврат вверенных матценностей при уходе из учреждения. И в некоторых других документах, касающихся госслужащих.
ВАЖНО!
На практике применение обходного листа возможно не только при увольнении, но и при приеме сотрудника. В этом случае фиксируют факт прохождения им всех инструктажей, а также ознакомления с имеющейся в компании локальной нормативной базой. Кроме того, в нем можно закрепить передачу новичку необходимых для работы матценностей и инвентаря.
Среди специалистов нет единодушного мнения о законности применения такого документа в компании и о том, обязателен ли обходной лист при увольнении персонала. Одни считают, что, поскольку деловая практика его предусматривает, а ТК РФ хотя и не закрепляет, но и не запрещает, применение таких бланков допустимо. Однако они предлагают закреплять обязанность заполнять подобный документ в локальных актах организации.
Другие эксперты склоняются к тому, что применение обходного листа нарушает права сотрудника, так как ТК РФ не предусматривает какие-либо дополнительные документы для увольнения.
В реальности же использование его в деловом обороте оправдано. Но работодателю не стоит чрезмерно усердствовать в желании проконтролировать сотрудника и добавлять в бланк пункты, явно противоречащие закону.
Назначение обходного листа
Разобраться с тем, зачем и для чего нужен обходной лист можно в схеме ниже.
Приведенный выше перечень задач, решаемых с помощью обходного листа, не является закрытым и окончательным. Работодатель может предусмотреть в нем и иные пункты, необходимые для обеспечения контрольных функций.
ВАЖНО!
При составлении бланка обходного листа нельзя допускать внесения пунктов явно дискриминационного или противоправного характера. Например, отметка о том, что сотрудник получил полный расчет и не имеет к компании претензий, будет незаконной: суд не примет ее во внимание в случае возникновения спора (определение Московского горсуда от 26.10.2010 по делу № 33-3347).
Какие отделы обходит сотрудник при увольнении
Перечень заинтересованных в оформлении обходного листа подразделений схож в большинстве компаний. В него входят:
- руководитель подразделения, в котором трудится сотрудник – удостоверяет, что вся отчетность сдана, а важные документы переданы преемнику;
- сотрудник службы персонала – подтверждает, что сданы все необходимые документы;
- работник бухгалтерии – подтверждает отсутствие задолженности по авансам, вверенным основным средствам;
- работник склада – удостоверяет, не числится ли за работником не сданных инструментов, инвентаря;
- специалист ИТ-службы – проверяет сдачу сим-карт, отключение от удаленного доступа к программам и сервисам компании, возврат служебных мобильных телефонов и ноутбуков;
- работник службы безопасности – как правило, ставит подпись последним, подтверждая, что проверил отсутствие различных рисков для компании после ухода работника.
Как и в какой форме проходит заполнение обходного листа сотрудником
Закрепить формат, в котором сдаётся обходной лист при увольнении и правомерность его применения, можно путем внесения соответствующих пунктов в трудовой договор или локальные акты компании. Это могут быть правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, отдельное положение о процедуре расторжения трудовых отношений.
Порядок прохождения всех заинтересованных отделов, как правило, не закрепляют в локальных документах. Сотрудник посещает их в произвольном порядке.
Типовой формы обходного листа тоже нигде не установлено. Организации предоставлено право составлять его в полном соответствии со своими интересами.
Как правило, внутренняя нормативная база компании предписывает увольняющемуся получить обходной лист у своего непосредственного руководителя или в отделе кадров. Вопрос, когда ему это нужно делать – при написании заявления на увольнение или непосредственно в последний рабочий день – решает администрация.
После прохождения всех ответственных лиц обходной лист сдают в службу персонала или бухгалтерию. Срок хранения таких документов нигде не установлен, но на практике листы хранят в архиве 3 года.
Если не оформить обходной лист: что будет
При увольнении могут возникнуть сложности с окончательным закрытием дел и погашением обязательств перед работодателем. Довольно часто сами сотрудники задаются вопросом, нужно ли подписывать обходной лист при увольнении из фирмы.
Например, непонятно как быть, если у работника недостача ценностей или он напишет заявление на отпуск с последующим расторжением трудового договора. При этом наниматели, не находя ничего лучше, пытаются принудить увольняющегося к оформлению обходного листа путем задержки выдачи ему трудовой книжки или окончательного расчета.
ВАЖНО!
Невыполнение работодателем обязательств по передаче документов и выплате зарплаты уволенного в последний день работы неправомерны при любых обстоятельствах (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). В том числе, при наличии долгов по ТМЦ или отсутствии обходного листа.
Даже в случае закрепления в локальном акте каких-либо мер по невыдаче зарплаты или документов за незаполнение обходного листа, они будут признаны незаконными. Компании за это грозит:
- административная ответственность за нарушение норм ТК РФ – по ст. 5.27 КоАП РФ;
- материальная ответственность за задержку оплаты труда – по ст. 236 ТК РФ;
- возможно присуждение сумм причиненного морального вреда и недополученного заработка.
Работодателю в случае выявления недостачи следует обратиться к работнику с просьбой добровольно погасить ее стоимость, а при его отказе – взыскивать ущерб в судебном порядке.
Подводим итоги
Трудовое законодательство не содержит норм, обязывающих работника заполнять обходной лист при увольнении.
Примерная форма и порядок оформления обходного листа – это только внутреннее дело организации. Поэтому требования по оформлению должны быть закреплены в локальных актах организации.
Требования работодателя по обходным листам при увольнении не должны нарушать права работника по ТК РФ.