Автор:

Нумерация приказов о приеме и увольнении: требования и правила

Официальных правил того, как проводится нумерация приказов о приеме и увольнении, в законодательных актах нет. Вместе с тем, для обеспечения упорядоченного их хранения и быстрого последующего поиска нужного документа, присвоение номеров обязательно. Хотя каждая компания самостоятельно разрабатывает систему регистрации кадровых приказов, на практике сложились определенные требования к этой процедуре.

Также смотрите:

Зачем нужны номера приказов

Законодательных норм, утверждающих правила, по которым должна проводиться нумерация кадровых приказов на прием и увольнение, в настоящее время нет. Каждая компания самостоятельно утверждает требования к подобной процедуре, исходя из своих размеров, численного и структурного состава. Необходимость присвоения номеров приказов при их регистрации обусловлена целым рядом причин:

  • обеспечение сохранности документов в течение положенного срока;
  • упрощение идентификации документов при последующем поиске;
  • разграничение различных видов распоряжений в зависимости от их назначения.

Обычно нумерация проводится в хронологическом сплошном порядке, в пределах каждого отдельного календарного года. Правила закрепляются в локальных актах компании, например, положении по кадровому делопроизводству или учетной политике. Все работники ответственные за составление и регистрацию распорядительной документации должны быть ознакомлены с ними под роспись.

Что нужно учесть при присвоении номеров приказов

При разработке методики, по которой будет реализована нумерация приказов о приеме и увольнении, нужно учитывать несколько важных моментов, связанных с особенностями их хранения. Необходимо принять во внимание следующее:

  1. Приказы по личному составу обязательно регистрировать отдельно от приказов по основной деятельности. В будущем это облегчит их поиск и идентификацию. Для этого они группируются в отдельные дела, которые хранятся в зависимости от назначения распорядительного документа.
  2. При нумерации необходимо учитывать сроки хранения документов, для приказов о приеме и увольнении установлены сроки в 75 лет по изданным до 2003 года и 50 лет по оформленным с 1 января 2003. В связи с этим их целесообразно регистрировать и нумеровать отдельно.

Как нумеровать приказы о приеме и увольнении: пример

Для присвоения номеров приказам на прием и увольнение, как правило, используют сочетание цифр и буквенных индексов. При этом числами обозначается порядковый номер документа в течение года, а буквенным (иногда буквенно-цифровым) индексом отражаются другие характеристики приказа, необходимые для его лучшей идентификации и поиска. Между номером и индексами ставится дефис или косая черта. Пример номер приказа об увольнении ниже:

В примере индексами указана категория приказа «ЛС» – по личному составу, вид приказ «У» – увольнение, цифрой 50 – обозначен срок хранения, а также дана ссылка на год его формирования. Таким образом, кадровый работник подшивает их в отдельную папку с распоряжениями об увольнении за 2020 год и устанавливает срок хранения документа в 50 лет.

ВАЖНО!
В компаниях с небольшой численностью допустимо не делить кадровые приказы по видам и проводить их сплошную нумерацию, однако обязательно проводить их разделение по срокам хранения.