Смотрите также
×
Как оформить личное дело работника
Автор:

Для чего нужен и как ведется журнал учета личных дел

Законодательство не требует от частников в обязательном порядке вести журнал учета личных дел работников. Подобная обязанность есть только для работников органов Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (Приказ Ростехнадзора от 30.05.2008 № 372). Однако его наличие в коммерческой компании позволить вести точный учет личных дел работников и обеспечить сохранность их персональных данных.

Каких правил придерживаться при формировании журнала личных дел

Бланка для журнала учета личных дел в законодательстве нет. Коммерческая компания может разработать его формат с нуля или воспользоваться уже имеющимися отраслевыми формами, доработав их под свои нужды. Для того, чтобы определиться с его бланком в конкретной организации, необходимо продумать, в книжном или альбомном варианте будут заполняться страницы журнала. Выбор по большей части зависит от объема информации и описаний, которые планируется заносить в него.

Необходимо предотвратить потенциальную возможность несанкционированного изъятия листов из журнала. Для этого все его листы нумеруются и прошнуровываются. На последней странице завязывается узел шнура, он скрепляется с последним листом сургучной печатью или наклеенным листом бумаги с печатью компании. Кроме того, на последней странице или на наклеенном на узел шнуровки листе с оттиском печати делается надпись:

«В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью « » листов».

Ниже ставится дата, должность, роспись и расшифровка подписи руководителя службы персонала.

Записи в журнал учета личных дел вносятся шариковой ручкой синего, фиолетового или черного цвета, подчисток не допускается. Личные дела содержат персональную информацию и могут быть использованы другими подразделениями компании только с разрешения руководителя службы персонала. Ознакомление с записями в журнале также производится с его разрешения в обязательном присутствии ответственного за его ведение лица.

Журнал хранится у сотрудника, который отвечает за внесение в него записей. После того, как все его графы заполнены, на обложке указывается дата закрытия и журнал передается в архив.

Какой должна быть обложка журнала личных дел

Титульный лист журнала изготавливается из плотной бумаги или картона. При этом можно пойти одним из 2 путей:

  • заказать в типографии готовый журнал с обложкой нужного формата;
  • использовать готовую типовую книгу учета, наклеив на первый лист напечатанную на принтере обложку.

На титульном листе обязательно должна присутствовать следующая информация:

  • название организации;
  • наименование журнала, в описываемом случае «Журнал учета личных дел сотрудников»;
  • порядковый номер журнала;
  • дата начала и окончания ведения журнала.

Указание на лицо, ответственное за ведение журнала может производиться на его титульном листе, на каждой странице журнала, либо на его последней странице.

Форма и порядок заполнения журнала личных дел

На каждой странице, начиная со 2-го листа журнала, необходимо сделать таблицу, которая будет содержать следующие столбцы:

  • порядковой номер записи;
  • номер личного дела;
  • дата начала ведения личного дела;
  • Ф.И.О. сотрудника, на которого открыто дело;
  • табельный номер работника;
  • дата завершения личного дела;
  • основание закрытия дела;
  • дата сдачи в архив;
  • поле для комментариев или примечаний.

Ниже приведен примерный образец журнал регистрации личных дел работников для коммерческой организации.

Как исправлять ошибки в журнале

При внесении корректировок в записи журнала следует придерживаться определенных правил. Если какая-то запись содержит недостоверные, ошибочные сведения и ее необходимо исправить, ответственному лицу нужно сделать следующее:

1. Если в форме журнале есть графа «Примечание»:

  • зачеркнуть неверную строку одной чертой, так, чтобы под ней четко можно было прочитать некорректную запись;
  • в той же строке формы делается корректная запись, а в поле примечание ставится отметка: «Исправлено в графе № __», дата, подпись и расшифровка.

2. Если графы с примечанием нет, то исправление проводится по аналогии с тем, как они делаются в трудовой книжке:

  • в первой следующей свободной строке указывается «Запись № _ считать недействительной»;
  • ниже под ней делается верная запись.