Эксперимент с электронными трудовыми договорами
С 25.04.2020 и до 31.03.2021, в соответствии с законом № 122-ФЗ, будет внедряться и отрабатываться система электронного обмена документами между сотрудниками и их нанимателями.
В первую очередь дистанционный обмен документами будет налаживаться между работодателем и лицами, устраивающимися на работу.
По результатам теста будут сформулированы изменения в трудовое законодательство.
Работодатель должен будет создать информационную систему (ИС) для документов, связанных с заключением (расторжением) трудовых договоров, и обеспечить обмен данными с системой «Работа в России».
В новом законе № 122-ФЗ указано, что при заключении трудовых и ученических договоров используется усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная (или неквалифицированная) электронная подпись работника.
Прочие кадровые документы можно будет подписывать простой ЭЦП.
Оператор ИС «Работа в России» обеспечит хранение электронных трудовых документов, а также позволит работнику, зарегистрированному в ИС «Работа в России», получать доступ к своим документам, выгружать и распечатывать их на бумаге .
С чем придется столкнуться работодателям?
Первая сложность – это налаживание взаимодействия с ИС «Работа в России». Чтобы зарегистрироваться на сайте Службы занятости, нужно иметь подтвержденную учетную запись на Едином портале государственных и муниципальных услуг. Далеко не у всех она есть.Кроме этого, пользователи отмечают, что в настоящее время заявки, отправляемые на портал «Работа в России», очень подолгу обрабатываются (до нескольких недель). Имеются и сбои в работе самой ИС. Большая группа работодателей уже регистрируется на портале из-за новых отчетов по труду. См. «Новая отчетность работодателей в службу занятости в связи с коронавирусом».
Если еще большее количество нанимателей предпримет попытку создать для себя новую ИС, возможно, срок регистрации и количество сбоев еще увеличится.
Второй момент – оформление усиленной квалифицированной электронной подписи. Исходя из смысла закона № 122-ФЗ, подпись должна быть создана отдельно, конкретно для трудовых документов. Расходы на выпуск, как уже отмечали выше, несет работодатель. Третий аспект проблемы связан с общей организацией заключения трудовых договоров дистанционно. Приоритет отдан процессу заключения договора, а как быть, если, скажем, был установлен испытательный срок и новый работник его не прошел? С дистанционными собеседованиями и оформлениями риск, что работник и работодатель не подойдут друг другу, увеличивается.Пока можно только предполагать, что заключение договоров будет оформлять работодатель через ИС «Работа в России» для хранения информации о заключенных договорах. А данные о расторжении договоров тот же работодатель будет направлять в составе новой отчетности в другой части портала «Работа в России». Служба занятости сама будет заниматься увязыванием информации о заключенных и расторгнутых договорах.
Чего ожидать работникам?
Первое, с чем столкнуться работники при дистанционном трудоустройстве – необходимость иметь усиленную ЭЦП. Возможно, что процесс получения ЭЦП физлицом упростится из-за нововведений, но, пока что, физическому лицу нужно предпринять довольно много действий для оформления подписи.
Главная сложность – по действующим правилам ЭЦП физлицу выдают только при подтверждении личности. То есть, при личном контакте того, кто подтверждает личность и получателя ЭЦП. Как, в условиях коронавирусных ограничений, будет организовано массовое получение физлицами электронных подписей? Вопрос пока открыт.
Совет
Можно рекомендовать будущим работникам обращаться за оформлением ЭЦП к крупным операторам электронного документооборота. У них во многих регионах уже организована система, при которой подтверждающий личность для ЭЦП сотрудник приезжает на дом к получателю подписи.
Второй важный момент, который можно спрогнозировать, это зависимость работника от действий работодателя и работы ИС. Например, трудовой договор расторгнут, а Служба занятости информации об этом еще не видит (какой-то сбой у работодателя или у «Работы в России»). Работник обращается за пособием по безработице. Получается, что пособия ему не дадут, пока не будет устранен сбой и данные о расторжении трудового договора не пройдут все необходимые электронные инстанции.
Подводим итоги
- Заключение электронных трудовых договоров дистанционно может стать очень удобным инструментом взаимодействия между работодателем, сотрудниками и службой занятости.
- Пока закон новый и внедрение системы электронного обмена трудовыми документами проходит экспериментально, возможны сложности и у нанимателей, и у работников.