Как ИП в 2023 году получить КЭП и начать ей пользоваться: пошаговая инструкция

Виды электронных подписей

В России существует несколько видов электронной подписи, которые используются для идентификации и подтверждения авторства документов или сделок в электронном виде.

Это самый базовый вид электронной подписи, подтверждающий авторство и достоверность документа, но не обеспечивает полную юридическую силу. ПЭП может быть использована для регистрации на интернет-сайтах, подачи заявлений и простых документов. Однако она не подходит для выполнения юридически значимых действий или взаимодействия с государственными органами.

УЭП обеспечивает более высокий уровень идентификации пользователя и его документов, но также не является полностью юридически обязательной. УЭП может быть использована для более сложных процедур и взаимодействий, однако для выполнения юридически значимых действий требуется использовать квалифицированную электронную подпись.

Это наиболее сильный и юридически обязательный вид электронной подписи. КЭП имеет те же юридические последствия, что и собственноручная подпись, и может быть использована для любых целей, включая заключение контрактов, подачу налоговых деклараций, взаимодействие с государственными органами и т.д.

Почему вопрос о получении КЭП актуален в 2023 году?

Было: квалифицированные электронные подписи в коммерческих удостоверяющих центрах выдавали на 15 месяцев до 1 января 2022 года. После этого подписи для руководителей юрлиц и ИП начали оформлять только в удостоверяющем центре ФНС России и у его доверенных лиц.

Стало: большинство подписей, выданных до 2022 года, перестанут действовать к 1 апреля 2023 года.

Как получить предпринимателю получить КЭП: пошаговая инструкция

Выпустить квалифицированную электронную подпись можно только лично в удостоверяющем центре ФНС

В ФНС разъяснили, что представитель ИП может получить по доверенности квалифицированный сертификат электронной подписи. Но тогда только представитель будет её владельцем. Поэтому ИП нужно лично получать свою КЭП. Тогда именно он сможет ей пользоваться.

Получение электронной подписи (КЭП) в налоговой службе не стоит ничего, однако перед визитом в ФНС необходимо приобрести токен – особый защищенный накопитель, напоминающий флеш-накопитель, для записи и хранения подписи.

Токен должен быть сертифицирован ФСБ или ФСТЭК России. Подходящие накопители включают Рутокен Lite, Рутокен ЭЦП 2.0, JaCarta LT и JaCarta-2 ГОСТ. Их можно приобрести в магазинах электроники, таких как DNS или Ситилинк, по цене от 1500 до 4000 рублей.

В налоговой службе могут также потребоваться сертификат соответствия, который подтверждает соответствие токена всем требованиям и безопасность использования электронной подписи для подписания документов. Сертификат можно запросить у продавца или загрузить с сайта производителя токена.

Мне удалось купить токен на Wildberries примерно за 1500 рублей.В посылке находился сам токен и сертификат соответствия.

После получения токена я зашел в личный кабинет индивидуального предпринимателя на сайте ФНС. Цель – подать заявление на КЭП и записаться на прием в ФНС. Особых проблем с этим нет. Заявление обработали очень быстро и через минут 20 я уже записался на прием в удобную мне ИФНС.

Замечу, что вы можете подать заявление в любом подразделении ФНС, предоставляющем КЭП, вне зависимости от места вашей регистрации. Список таких отделений можно найти на сайте налоговой службы. Также можете посмотреть тут.

Смотреть налоговые инспекции, которые выдают КЭП (по регионам)

В налоговом календаре доступно бронирование на ближайшие две недели. Выберите свободную и удобную дату, после чего подтвердите запись. На ваш e-mail придет электронный талон, который следует скачать, распечатать (не обязательно) и взять с собой при посещении налоговой.

Если нет доступных дат для записи, вы можете явиться в налоговую с документами и токеном, чтобы получить подпись в режиме очереди на месте. Однако тогда лучше заранее связаться с подразделением и уточнить возможность обслуживания без предварительной записи.

Для получения КЭП с собой возьмите документы:

• оригинал паспорта и СНИЛСа. Также меня попросили назвать свой ИНН;
• флешку-токен вместе с сертификатом соответствия. Однако сертификат предъявлять меня не просили.

В назначенное время я пришел в ИФНС.

В этому шагу я, честно говоря, относился с оторожностью, поскольку заранее не знаешь чего ждать от настройки подобных программ. Но в итоге разобрался.

Для того чтобы электронная подпись функционировала на вашем компьютере, установите ПО КриптоПро CSP и настройте браузер. Я советую использовать браузеры с ГОСТ-шифрованием:

• для Windows рекомендуются Яндекс Браузер, Internet Explorer, Спутник и Chromium GOST;
• для MacOS подходит, например, Chromium GOST.

Лицензию на КриптоПро CSP следует установить на устройстве, на котором вы будете использовать подпись: настольный компьютер или ноутбук. Приобрести лицензию возможно на сайте создателя программы.

Далее покажу как пройти основные шаги на Windows.

Шаг 1. Устанавливаем подходящий браузер.

Я установил себе Яндекс Браузер. Знакомый мне сказал, что он достаточно просто настраивается для наших целей. Скачивается он по ссылке https://browser.yandex.ru/

Шаг 2. Вставляем токен и начинаем проверку

Переходим по этой ссылке в Яндекс.Браузере:

https://lkip2.nalog.ru/lk#/certificate/requirements

Вставляем цифровую подпись в компьютер и нажимаем кнопку «Проверить».

Далее, скорее всего, вы увидите примерно такую картину. Это означает, что в браузере не хватает всех компонентов.

Шаг 3. Скачиваем и включаем дополнения

Переходим по предлагаемым нам ссылкам и скачиваем дополнительное ПО и расширение для Яндекс. Бразуера (чтобы сказать файлы вас попросят пройти простую регистрацию).

После этого программное обеспечение подключится к вашему токену и проведет проверку. У меня все ок, проверка пройдена:

После повторной проверки везде должны быть “зеленые галочки” и теперь вы сможете с применением КЭП входить в личный кабинет ИП.

Как продлять действующую КЭП

Если заканчивается срок действия подписи, которую ИП ранее получали в ФНС, ее можно перевыпустить, не посещая инспекцию.. Обязательное условие для дистанционного продления сертификата — наличие действующего, то есть еще не истекшего сертификата электронной подписи от УЦ ФНС. Вот процедура продления КЭП:

1. ИП входит в личный кабинет по сертификату, ранее полученному в УЦ ФНС (lkfl2.nalog.ru).
2. В разделе «Сервисы» нужно выбрать пункт «Перевыпустить сертификат электронной подписи» и заполнить заявление.
3. После того как система проверит данные, надо подтвердить запрос о формировании и получении сертификата электронной подписи и отзыве старого сертификата.
4. Последним шагом надо кликнуть по кнопке «Записать сертификат на носитель ключевой информации» и дождаться, когда сертификат будет записан на носитель. Срок его действия составит 15 месяцев.

А можно ли КЭП подписывать документы с контрагентами?

Полученной КЭП, разумеется, теперь вы можете подписывать все документы для налоговой инспекции. Но можно ли ей подписывать документы между контрагентами? Да, можно! Но для этого вам понадобиться “оболочка”, “интерфейс”. Их предоставляют коммерческие операторы ЭДО.

Для подключения к ЭДО необходимо обратиться к выбранному оператору ЭДО (в интернете находите сайт выбранного оператора, находите информацию необходимую для подключения). При подключении Вам предоставят доступ в личный кабинет на сайте оператора ЭДО. В этот кабинет вы попадете, как раз, с применением КЭП.

Какие можно выделить плюсы использования ЭЦП

Назовем 9 плюсов использования ЭЦП:

1. Быстрота обработки: Электронная подпись позволяет обрабатывать документы быстрее, чем при использовании собственноручной подписи, ускоряя процесс обмена информацией.
2. Удобство: Электронные подписи позволяют подписывать документы удаленно, без необходимости личного присутствия или отправки бумажных версий.
3. Безопасность: Электронная подпись обеспечивает надежную идентификацию сторон, участвующих в сделке, и предотвращает подделку подписи.
4. Экологичность: Использование электронных подписей сокращает потребление бумаги, что положительно влияет на окружающую среду.
5. Экономия: Электронная подпись снижает затраты на печать, курьерские услуги и хранение документов.
6. Оптимизация рабочего процесса: Электронные подписи позволяют автоматизировать процессы и сократить время на выполнение задач.
7. Легальность: Электронные подписи юридически признаны и имеют такую же силу, как и собственноручные.
8. Простота хранения и архивирования: Электронные документы с подписями проще хранить и архивировать, благодаря возможности использования облачных сервисов и компьютерных систем.
9. Универсальность: Электронные подписи применимы в различных отраслях и сферах, таких как банки, страхование, государственные учреждения и многих других, облегчая сотрудничество между разными организациями.

Видео по теме