Автор:

Если суточные сверх нормы: что это и какие последствия

Ведение деятельности (бизнеса) не всегда ограничивается одним регионом. Поэтому сотрудников часто отправляют для выполнения заданий в служебные командировки. В этой статье мы разбираем очень распространённую ситуацию с суточными сверх нормы по служебной командировке, а также что с этим наприямую связано: понятие места постоянной работы, нормы и правила оплаты суточных, командировки на 1 день, облагаются ли страховыми взносами, код дохода суточных сверх нормы.

Также смотрите:

Общая информация

В соответствии с положениями ст. 166 ТК РФ служебная командировка – это поездка работника по указанию его работодателя для выполнения служебного задания вне места постоянной работы на конкретный срок.

Место постоянной работы – это юридический или фактический адрес компании (подразделения), в котором сотрудник выполняет свои обязанности согласно трудовому договору.

Вот основные правила выплаты суточных:

  1. Суточные фирма оплачивает сотруднику за каждый день поездки, вкл. выходные и праздники, время в пути и временную остановку.
  2. Суточные выдают до момента отъезда в служебную командировку. Сотрудник должен получить командировочные заранее, иначе он имеет право не ехать в деловую поездку. Бухгалтер выдает деньги в подотчет сотруднику, делая проводку в дебет счета 71.
  3. Когда командировка предполагает поездку в близлежащую местность, и сотрудник намерен каждый день возвращаться домой после окончания рабочего дня, суточные не платят.
  4. Суточные платят, даже если в командировке сотрудник заболел, что подтверждает больничный. Помимо суточных, заболевшему оплатят пособие по листу нетрудоспособности.

Особенности убытия сотрудников в служебную поездку устанавливает Положение «Об особенностях направления в служебные командировки», утвержденное постановлением Правительства РФ 13.10.2008 № 749.

Что касается командировок на 1 день, то продолжительное время имели место разные мнения о том, надо ли выплачивать суточные, а также как платить с них налоги и страховые взносы.

Сейчас рекомендуем предусмотреть во внутренних нормативных документах оплату данных расходов, уходя от понятия «суточные». В таком случае бухгалтер может включить оплату этих затрат в расходы по налогу на прибыль – согласно разъяснениям Минфина России от 26.05.2014 № 03-03-06/1/24916.

При наличии документального обоснования совершенных расходов нет необходимости облагать страховыми взносами выплаты при однодневных командировках (письма Минфина от 17.05.2018 № 03-15-06/33309, от 02.10.2017 № 03-15-06/63950, определения ВС РФ от 11.08.2017 № 310-КГ17-10343, от 26.01.2015 № 310-КГ14-7400).

Однодневные командировки практически не отличаются от обычных, поэтому также важно правильно их документально оформить. Оплата таких командировок из-за отсутствия суточных имеет свои особенности, характерные только для командировок на один день.

Нормирование суточных

Для начисления и уплаты страховых взносов начиная с 2017 года нужно руководствоваться пунктом 2 статьи 422 НК РФ.

Устанавливаемые законом нормативы суточных порой не позволяют командированному сотруднику комфортно чувствовать себя во время деловой поездки. В этом случае в компании по решению руководства могут быть установлены свои собственные нормы.

Расходы в пределах суточных, установленных законодательством, документально подтверждать не нужно. Разве что, для подтверждения авансового расчета могут потребоваться оправдательные документы. Такие как:

  • авиа-, ж/д, автобусные билеты, электрички;
  • онлайн-чеки и квитанции;
  • счет о регистрации в гостинице;
  • иные документы на проживание работника;
  • договоры, акты;
  • путевка;
  • служебные записки;
  • отметки в загранпаспорте о пересечении границы.

На основании информации из первичных документов командированный заполняет авансовый отчет. Далее на его основании бухгалтер отразит в учете расходы на законченную командировку по Кт 71.

Исходя из толкования ст. 167 ТК, при направлении сотрудника в служебную командировку ему сохраняют и возмещают:

  • место работы (должности), а так же среднюю зарплату;
  • расходы на служебную командировку.

К расходам по служебной поездке относят:

  • проезд (туда и обратно);
  • найм жилого помещения (гостиницы или квартиры);
  • суточные;
  • иные расходы, которые работник совершил с разрешения или указания работодателя.

Размер дохода, с которого нужно рассчитывать НДФЛ, определяет бухгалтер в момент утверждения авансового отчета.

ИМЕЙТЕ В ВИДУ
Суточные сверх установленной нормы – это их сумма, превышающая норму, указанную в ТК РФ и НК РФ. Независимо от того, что размер суточных установлен во внутренних документах предприятия.

То есть, сверхнормативные суточные облагают страховыми взносами и НДФЛ, если они превышают:

  • 700 рублей – за каждый день в командировках внутри РФ;
  • 2500 рублей – за каждый день в зарубежной командировке.

Эти суммы превышения считают доходом, полученным сотрудником предприятия.

Код дохода суточных сверх нормы для заполнения официальных справок и отчетов – 4800 «Иные доходы».

Страховые взносы на суточные сверх нормы

Суточные сверх нормы подпадали под налогообложение Единым социальным налогом (ЕСН) до 2010 года. Потом его заменили страховыми взносами.

Страховые начисляют в месяце утверждения руководителем авансового отчета. Потому что до этого момента нет возможности определить точную сумму, которую потратит сотрудник. Данные разъяснения дал Минфин 29.05.2017 в письме № 03-15-06/32796.

Если суточные выплачивают сотруднику в валюте, суммы нужно пересчитывать в рубли по курсу Банка России на дату согласования директором авансового отчета.

А страховые взносы на случай производственной травмы и проф. болезней (травматизм) не начисляют на суточные в пределах норм, которые установлены внутренними приказами работодателя. По-прежнему действует Положение, установленное в статье 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 года № 125-ФЗ.

Итоги

Мы рассмотрели правила выдачи суточных, перечень требуемых документов, установленные нормы суточных, а также, что не всегда суточные сверх нормы облагают (начисляют) страховыми взносами.