Зачем применять Рекомендации ФНС по форматам документов
Методические рекомендации ФНС России 2021 года по форматам электронных документов были утверждены на заседании Межведомственной рабочей группы высокого уровня по развитию электронного документооборота в хозяйственной деятельности под председательством руководителя Налоговой службы Даниила Егорова.Они направлены на обеспечение комфортных условий для электронного взаимодействия между хозяйствующими субъектами или государственными органами власти, а также операторами электронного документооборота.
Методические рекомендации предназначены для стандартизации форматов электронных документов между участниками оборота, а также процессов их разработки и сопровождения. В первую очередь, чтобы они были читаемы, доходили до адресата и не вызывали конфликтов оборудования, программного обеспечения.Как известно, одно из направлений оптимизации работы с документами в финансово-хозяйственной деятельности – это цифровизация документооборота. А именно, перевод в электронную форму, оборот и хранение.
СПРАВКА
По оценкам бизнеса, работа с электронными форматами документов позволяет сократить хозяйствующим субъектам временные затраты на 80%.
Учтите, что рассматриваемые правила от ФНС носят рекомендательный характер. То есть, строго следовать им не обязательно. Но тогда нужно быть готовыми к издержкам, в том числе временным и финансовым.
В то же время, органы исполнительной власти в рамках исполнения своих функций должны принимать электронные документы, составленные по форматам, разработанным и введенным в действие в соответствии с Методическими рекомендациями ФНС. А вот если формат был создан и применяется без их учёта, то всё зависит от решения соответствующего органа власти.
Также см. «Порядок обмена электронными документами между организациями или физлицами: Методические рекомендации ФНС 2021».
На кого и на какие процессы распространяются Рекомендации
Они затрагивают государственные органы и хозяйствующие субъекты (юрлица, ИП, физлица) при следующих действиях с форматами электронных документов:
- разработка;
- описание;
- верификация;
- утверждение;
- публикация.
Эти Методические рекомендации устанавливают порядок осуществления каждого из перечисленных действий в отношении форматов электронных документов, используемых в деятельности, а также предоставляемых в госорганы при проведении контрольных мероприятий и получении государственных услуг.
Однако Рекомендации не распространяются на электронные форматы. формируемые при:
- планировании и осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд (Закон № 44-ФЗ);
- закупках отдельных видов юридических лиц (Закон № 223-ФЗ);
- исполнении государственных и муниципальных контрактов и договоров.
В этих случаях требования к порядку разработки, описания, верификации и публикации форматов предусмотрены положениями законодательства о контрактной системе в сфере закупок и законодательства о закупках отдельных видов юрлиц.
Основные понятия
Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», электронный документ – это документированная информация в электронной форме. То есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
В свою очередь, формат электронного документа – это описание структуры, содержания и порядка формирования электронного документа.
Разработчиком формата может быть государственный орган, ассоциация, хозяйствующий субъект или иное лицо.
Ввод в действие формата электронного документа означает момент времени, с которого формат можно использовать для создания документов.
Спецкомиссия при ФНС
Методическими рекомендациями предусмотрена Комиссия по форматам электронных документов как экспертный орган при ФНС (далее – Комиссия). В её состав могут включать представителей органов власти, негосударственных организаций и ЦБ (ассоциаций, союзов и отдельных хозяйствующих субъектов) в целях рассмотрения и решения вопросов, связанных с планированием, разработкой, описанием, вводом в действие и прекращением действия форматов электронных документов.Комиссия занимается следующим:
- утверждает план разработки форматов электронных документов на следующий календарный год;
- рассматривает форматы электронных документов перед их утверждением (в целях стандартизации и анализа наличия в них новых элементов, требующих внесения в соответствующий справочник).
Справочник элементов форматов
Для упрощения разработки форматов электронных документов ФНС ведёт и публикует на своём сайте электронный Справочник унифицированных элементов электронных документов (далее – Справочник).
В Справочник включают:
- элементы электронных документов, используемые при описании их форматов;
- классификаторы, справочники, перечни, используемые при формировании элементов электронных документов;
Справочник содержит следующую информацию об элементах электронного документа и элементах используемых классификаторов, справочников, перечней:
- наименование элемента;
- код (имя) элемента, уникальный в рамках системы стандартизации форматов электронных документов в РФ;
- формальное описание формата элемента, которое включает – 1) имя элемента, расширением которого является данный элемент (при наличии), 2) вложенные элементы, входящие в состав данного элемента, порядок их следования (при наличии);
- контрольные соотношения, правила верификации, указание на процедуры проверки и иные способы проверки корректности формирования элемента (при наличии);
- правила визуализации при необходимости;
- дополнительную и иллюстративную информацию (при наличии);
- дату введения элемента;
- версию элемента;
- дату прекращения использования элемента и заменяющий элемент (при наличии);
- историю изменений.
Пополнение Справочника происходит на основании форматов электронных документов, введенных в действие приказами ФНС или совместных приказов органов исполнительной власти и Налоговой службы.
Суть в том, что в Справочник включают новые элементы, использованные при описании вводимого в действие формата электронного документа.
ФНС размещает обновленный Справочник в течение 5 рабочих дней с даты регистрации формата электронного документа в Минюсте.
Планирование разработки и ввода в действие форматов
Предусмотрено, что ФНС ежегодно по результатам заседания Комиссии утверждает план разработки и ввода в действие форматов электронных документов. Это нужно для того, чтобы пользователи форматов могли своевременно подготовить к доработке соответствующие информационные системы.
Главное при этом – наличие обоснованного заключения Комиссии по вопросу востребованности тех или иных форматов электронных документов.
План разработки и ввода в действие форматов электронных документов включает следующие сведения:
- наименование документов (нормативных актов), которые устанавливают требования к электронному документу (при наличии);
- наименование лиц, участвующих в разработке формата электронного документа;
- срок представления формата на рассмотрение Комиссии;
- срок утверждения формата;
- переходный период, в течение которого можно использовать прошлую и новую версию формата;
- дата ввода в действие формата.
Допустимо проявить инициативу и внести на рассмотрение Комиссии свой разработанный формат. Его нужно направить официальным письмом в ФНС. Срок его рассмотрения налоговиками – 2 месяца максимум с правом доработки (при необходимости).
Разработка и согласование формата электронного документа
При разработке формата разработчик должен опираться на бизнес-требования, включающие:
- описание бизнес-процесса (вкл. его варианты), который требует сопровождения электронным документом;
- перечень участников этого бизнес-процесса;
- последовательность внесения данных в электронный документ участниками бизнес-процесса;
- порядок подписания (визирования) электронного документа участниками (совместный или автономный).
Бизнес-требования должны быть включены в пакет документов, сопровождающих внесение формата электронного документа на рассмотрение Комиссии при ФНС.
Разработчик формата разрабатывает структуру электронного документа и описывает его содержание, исходя из бизнес-требований к электронному документу, с учетом положений законодательства, нормативных правовых актов, стандартов и иных обязательных требований к электронному документу (если они есть).
При создании нового формата разработчик использует исключительно элементы электронных документов, форматы которых есть в Справочнике. При отсутствии необходимых элементов в Справочнике он должен сопроводить внесение формата на рассмотрение Комиссии описаниями его элементов.
При рассмотрении предложений разработчиков о пополнении Справочника, Комиссия при ФНС исходит из задач унификации форматов и оптимизации структуры форматов. В итоге, она может вынести одно из 4-х решений:
- предложить разработчику использовать существующий элемент Справочника;
- одобрить включение предложения разработчика в Справочник как новой версии существующего элемента (тогда все последующие форматы электронных документов разрабатывают с использованием нового элемента);
- одобрить включение предложения разработчика в Справочник как нового элемента, в том числе с прекращением использования существующего элемента Справочника;
- отклонить предложение разработчика в случае его несоответствия данным Методическим рекомендациям.
При необходимости изменений в ранее разработанный формат электронного документа делают новую версию такого формата с максимальной преемственностью. При этом элементы формата, сохраненные в неизменном виде, должны остаться на тех же местах и иметь те же наименования.
ФНС своим приказом утверждает описание:
- формата электронного документа (текстовый, табличный, графический);
- элементов электронных документов, используемых для разработки форматов.
Разработчик формата должен согласовать его с заинтересованными пользователями.
По завершении разработки предложение по формату электронного документа направляют в Комиссию на рассмотрение. На это ей дан 1 календарный месяц со дня поступления предложения. В случае необходимости Комиссия может привлечь дополнительную экспертизу для анализа предложенного формата.
|
ВИД РЕШЕНИЯ |
ПОСЛЕДСТВИЕ |
| Отклонение предложения | Комиссия формирует заключение с указанием основных замечаний к предложенному формату и направляет его разработчику на доработку |
| Положительное решение | Комиссия формирует заключение о принятом решении и направляет его разработчику формата и в ФНС |
Все перечисленные правила касаются как разработки форматов в соответствии с планом, так и при инициативном внесении форматов на рассмотрение Комиссии.
Ввод и прекращение действия формата электронного документа
Ввод в действие формата электронного документа происходит на основании:
- приказа ФНС;
- либо совместного приказа с заинтересованным госорганом.
Срок – не ранее чем через 6 месяцев с момента утверждения такого приказа и при условии наличия рекомендации Комиссии о вводе его в действие. Но законодательством РФ или актами Правительства России может быть установлен иной порядок ввода в действие.
Прекращение действия формата электронного документа происходит по согласованию с Комиссией по тем же основаниям.
ИМЕЙТЕ В ВИДУ
Документ не утрачивает свою юридическую значимость в случае прекращения действия формата, в соответствии с которым он был создан.
Законодательством РФ также может быть установлен порядок конвертации электронного документа с сохранением его юридической значимости.
Реестр форматов электронных документов
В нём публикуют на сайте ФНС введенные в действие форматы. Налоговая служба обновляет сведения в нём в течение 5 рабочих дней с даты регистрации формата в Минюсте.
Реестр утвержденных форматов электронных документов содержит следующую информацию:
- уникальный идентификатор формата;
- наименование формата;
- версия формата;
- формальное описание формата;
- контрольные соотношения, правила верификации, указание на процедуры проверки и иные способы проверки соответствия электронного документа формату;
- правила визуализации;
- документация формата (в виде, предназначенном для восприятия человеком);
- наименование разработчика формата;
- дата ввода в действие формата;
- приказ о вводе в действие формата;
- дата прекращения действия формата;
- приказ о прекращении действия формата;
- историю изменений формата.
Публикуют форматы электронных документов в Реестре так, чтобы не нужно было обращаться к Справочнику.
Важно, что информацию о прекративших действие форматах не исключают из Реестра: она всегда доступна.