Автор:

Порядок обмена электронными документами между организациями или физлицами: Методические рекомендации ФНС 2021

Налоговая служба России постепенно призывает налогоплательщиков и налоговых агентов уходить от бумажных документов в сторону электронного документооборота. В связи с этим, в середине июня 2021 года утверждены Методические рекомендации ФНС по порядку обмена электронными документами между организациями или физическими лицами. В этой статье – обзор основных правил, которым призывают следовать налоговики.

Зачем лучше соблюдать Рекомендации ФНС

Методические рекомендации по порядку обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами или физическими лицами были утверждены на заседании Межведомственной рабочей группы высокого уровня по развитию электронного документооборота в хозяйственной деятельности под председательством руководителя ФНС Даниила Егорова.

По заявлению ФНС, указанные Методические рекомендации обеспечивают комфортные условия для электронного взаимодействия и предназначены для стандартизации работы с электронными документами.

Одно из направлений оптимизации работы с документами в хозяйственной деятельности – это цифровизация документооборота финансово-хозяйственной деятельности. А именно – перевод документов в электронную форму, их оборот и хранения.

СПРАВКА

По оценкам предпринимательского сообщества это позволит сократить временные затраты, связанные с работой с документами, на 80%.

Содержание Методических рекомендаций

Помимо общих положений и базовых понятий, они охватывают обмен электронными документами:

  • без участия операторов электронного документооборота;
  • через операторов ЭДО.

Статус документа

Рассматриваемые Методические рекомендации устанавливают процедуры взаимодействия участников электронного документооборота при обмене электронными документами с применением электронной подписи и носят рекомендательный характер.

Они не распространяются на документы:

  • формируемые при планировании и осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд (Закон № 44-ФЗ);
  • закупок отдельных видов юридических лиц (Закон № 223-ФЗ);
  • при исполнении государственных и муниципальных контрактов и договоров.

В этом случае действуют нормы законодательства о контрактной системе в сфере закупок и законодательства о закупках отдельных видов юридических лиц.

Согласно Методическим рекомендациям ФНС, электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме. То есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Соглашение об электронном обмене

По общему правилу обмен электронными документами возможен через оператора ЭДО или иным согласованным отправителем и получателем способом.

Порядок обмена без участия оператора возможен в соответствии с соглашением (если иное не определено законодательством или иным нормативным правовым актом).

При использовании усиленной квалифицированной электронной подписи заключение соглашения не нужно: обмен документами, подписанными так, разрешён без соглашения.

Соглашение может оговаривать следующие моменты:

  • перечень форматов электронных документов обмена;
  • способ направления и получения электронных документов;
  • виды электронных подписей, используемых при создании документов;
  • порядок проверки электронных подписей, используемых при создании документов;
  • порядок уведомления о результатах проведенных проверок электронной подписи и документа;
  • перечень ответственных за организацию направления и получения электронных документов;
  • способ подтверждения отправления и получения электронного документа;
  • требования к обеспечению конфиденциальности передаваемых электронных документов;
  • факт доставки электронных документов (в т. ч. с уведомлением о получении);
  • возможные форс-мажорные обстоятельства.

Вид электронной подписи

Электронные документы, которыми обмениваются, могут быть подписаны любым согласованным отправителем и получателем видом электронной подписи, предусмотренным Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Но есть исключения: это отдельные типы документов, к которым нормативными правовыми актами установлены специальные требования.

Особенность подписания пакета документов

В случае подписания пакета электронных документов одной электронной подписью действует требование п. 4 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Согласно ему, каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет.

Но в пакет могут быть включены документы, созданные иными лицами (органами, организациями) и подписанные ими тем видом ЭП, который установлен законом для подписания таких документов. В этих случаях электронный документ, входящий в пакет, считается подписанным лицом, первоначально создавшим такой документ, и тем видом подписи, которым этот документ был подписан при создании. И не имеет значения, каким видом электронной подписи подписан пакет электронных документов.

Шифрование обмена

Обмен электронными документами возможен в зашифрованном или незашифрованном виде. Но такого выбора нет, когда закон обязывает применять шифрование.

При этом шифрование недопустимо при наличии в договоре между оператором и участником документооборота условий о проведении оператором ЭДО проверки электронных документов.

Особенность многосторонних документов

Очередность направления и подписания многосторонних электронных документов участники определяют по согласованию между собой. Исключение – когда законом определена такая очередность.

Многосторонний электронный документ – это электронный документ, который подписывают 3 и более участника ЭДО.

При обмене многосторонними документами можно использовать только один канал взаимодействия: через оператора или согласованный участниками способом без участия оператора. При этом финальная версия электронного документа, подписанная всеми участниками, должна быть получена каждой стороной.

Правила обмена без операторов ЭДО

ФНС рекомендует предусматривать в соглашении стандартные стадии работы с документами. Так, отправитель при направлении электронного документа:

  1. Формирует проект документа в электронной форме согласно утвержденным форматам (или в ином формате в случае отсутствия утвержденного формата на момент создания).
  2. Подписывает проект документа электронной подписью уполномоченного лица отправителя.
  3. Направляет подписанный электронный документ получателю согласованным способом.

Действия получателя

Получатель, получив электронный документ, при необходимости проводит его форматно-логический контроль, смотрит содержание, проверяет соответствие и действительность электронной подписи, полномочия подписанта.

СИТУАЦИЯ

ПОРЯДОК ДЕЙСТВИЙ

Положительный результат проверок Для документов с односторонней подписью получатель:

  1. Формирует извещение о получении в утвержденном формате.
  2. Подписывает его действующей ЭП своего уполномоченного лица.
  3. Направляет его отправителю согласованным способом (электронная почта, мессенджеры и др.).

Второй способ: можно сообщить об отсутствии замечаний иным согласованным в соглашении способом.

Получатель сохраняет полученный подписанный электронный документ и подписанное извещение о получении (при его наличии).

Для документов с двусторонней подписью получатель:

  1. Подписывает его действующей ЭП своего уполномоченного лица.
  2. Сохраняет его.
  3. Направляет отправителю согласованным способом (электронная почта, мессенджеры и др.).

В соглашении можно оговорить, что перед подписанием документа должно быть сформировано и направлено извещение о получении (см. порядок выше).

Отрицательный результат проверок Получатель сообщает отправителю выявленные ошибки согласованным способом (электронная почта, мессенджеры и др.) для их устранения.

Последовательность действий в случае формирования электронного документа об отрицательном результате проекта аналогична приведённому выше в таблице.

Действия отправителя

Отправитель в случае поступления электронного документа (для документов с двусторонней подписью) при необходимости проводит форматно-логический контроль полученного, проверяет соответствие и действительность электронной подписи, полномочия подписанта.

СИТУАЦИЯ

ПОРЯДОК ДЕЙСТВИЙ

Положительный результат проверок Отправитель:

  1. Формирует извещение о получении электронного документа в утвержденном формате.
  2. Подписывает его действующей электронной подписью своего уполномоченного лица или ЭП, указанной в подп. 5 п. 1 ст. 17.2 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
  3. Направляет его получателю согласованным способом (электронная почта, мессенджеры и др.).

Второй вариант – сообщить об отсутствии замечаний иным согласованным в соглашении способом.

Отправитель сохраняет полученный электронный документ и/или извещение о получении.

Отрицательный результат проверок Отправитель сообщает получателю выявленные ошибки согласованным способом (электронная почта, мессенджеры и др.) для их устранения.

Последовательность действий в случае формирования электронного документа об отрицательном результате проекта см. в первой таблице в первой строке.

Подписанное извещение о получении документа любой участник обмена должен проверить и сохранить.

При обмене многосторонними документами можно использовать последовательность действий, аналогичную для двусторонних документов. Очередность действий можно согласовать, если это не противоречит закону.

Обмен документами через операторов

В случае обмена электронными документами через ОЭД, участники:

  1. Заключают договор с ОЭД.
  2. Оформляют и предоставляют ОЭД заявление об участии в электронном документообороте.
  3. Получают у ОЭД идентификатор участника электронного документооборота, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к документообороту.

В случае изменения учетных данных, отражённых в заявлении, участник не позднее 3-х рабочих дней со дня соответствующего изменения представляет ОЭД заявление о внесении поправок.

Действия отправителя и его оператора

При направлении электронного документа получателю отправитель:

  1. Формирует проект документа в электронной форме согласно утвержденным форматам (утвержденный формат может отсутствовать, тогда передача таких документов возможна при технической возможности ОЭД).
  2. Подписывает проект документа электронной подписью своего уполномоченного лица.
  3. Зашифровывает электронный документ (при необходимости).
  4. Направляет электронный документ в адрес получателя через ОЭД отправителя.

Оператор отправителя при получении от него электронного документа проводит необходимые проверки и манипуляции с ним в течение 2-х часов.

СИТУАЦИЯ

ПОРЯДОК ДЕЙСТВИЙ

В договоре нет условий о проведении оператором отправителя проверки электронного документа или в случае положительного результата проверки Оператор:

  1. Направляет в адрес получателя электронный документ, фиксирует дату и время отправки.
  2. Формирует подтверждение о получении электронного документа от отправителя с указанием даты и времени поступления ему электронного документа от отправителя и результатов проверки электронного документа (при наличии).
  3. Подписывает подтверждение электронной подписью уполномоченного лица ОЭД отправителя или электронной подписью, указанной в подп. 5 п. 1 ст. 17.2 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и направляет в адрес отправителя.
Отрицательные результаты проверок ОЭД отправителя направляет в адрес отправителя сообщение об ошибке, содержащее перечень выявленных несоответствий по электронному документу и/или ЭП, которое подписывает электронной подписью своего уполномоченного лица.

Отправитель при получении от своего ОЭД сообщения об ошибке устраняет выявленные несоответствия и повторно направляет электронный документ.

Действия получателя и его оператора

В целом, они схожи и симметричны приведённым выше. Срок обработки оператором документа для отправки – тоже 2 часа максимум.

Получатель при получении электронного документа от своего ОЭД в согласованный с отправителем срок:

  1. Фиксирует дату и время получения электронного документа.
  2. Формирует извещение о получении.
  3. Подписывает извещение ЭП своего уполномоченного лица или электронной подписью, указанной в подп. 5 п. 1 ст. 17.2 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
  4. Направляет подписанное извещение в адрес отправителя через своего оператора.

Затем получатель проводит форматно-логический контроль, проверяет содержание электронного документа, соответствие и действительность ЭП уполномоченного лица отправителя. При положительном исходе проверок – подписывает электронный документ и направляет отправителю через своего ОЭД. А при отрицательном – формирует в уведомление об уточнении, подписывает его ЭП своего уполномоченного лица и направляет отправителю через своего ОЭД.

Отправитель при получении уведомления об уточнении устраняет выявленные несоответствия и повторно направляет электронный документ.

Действия операторов

ОЭД получателя и ОЭД отправителя при получении извещения о получении электронного документа в срок не позднее следующего рабочего дня должны обработать документ и подтвердить получение, а также направить подтверждение.

Если оператором заключены договоры как с отправителем, так и с получателем, то при осуществлении им ЭДО:

  • передачу или получение ряда электронных документов он не выполняет;
  • подтверждения направляет сразу получателю и отправителю.

Электронный документ считается отправленным после направления подтверждения.

Электронный документ считается полученным после получения отправителем подтверждения.

Электронный документ недействителен в случае получения отправителем уведомления о его уточнении.

Далее по ссылке можно посмотреть блок-схему, подготовленную ФНС, обмена электронными документами через операторов электронного документооборота.