Подарки контрагентам: какие документы составить

Наступает время Новогодних праздников. Самое время дарить подарки контрагентам. Документальное оформление этой операции имеет некоторые особенности. Все зависит от того, при каких обстоятельствах они вручены. Подробности – в материале.

Также см.: 

Три варианта

В большинстве случаев подарки деловым партнерам вручают к праздникам, на деловых мероприятиях или рекламных акциях. Существуют три способа как оформить подарки контрагентам. Документы оформляются в зависимости от того, как учитываются эти подарки:

  • безвозмездная передача;
  • расходы на рекламу;
  • представительские расходы.
В зависимости от назначения подарка, его вида и обстоятельств дарения, стоимости формируется свой комплект документов. Также это влияет на бухгалтерский и налоговый учет. Расскажем в деталях о документальном оформлении новогодних подарков контрагентам в различных ситуациях.

Реклама

Учесть в составе рекламных расходов можно любые вещи с логотипом или символикой компании, предназначенные для передачи неопределенному кругу контрагентов. Цели таких подарков – стимулирование интереса к компании, ее товарам (работам или услугам). Обычно в рекламных расходах учитывают затраты на календари, футболки, кружки, планинги и подобную откровенно рекламную продукцию.

Что касается документального оформления подарков контрагентам на Новый год, то в наличии у компании должны быть следующие документы:

  • внутреннее положение о рекламе (маркетинговой политике) или план рекламных мероприятий, утвержденные приказом директора;
  • приказ о раздаче рекламных материалов.

Представительские

В качестве представительских расходов обычно оформляют сладости, алкоголь, кофе или чай, необходимые для буфетного обслуживания при деловых переговорах. Вот какие документы понадобятся компании в этом случае:

Безвозмездная передача

Если контрагенту передают ценности, например, алкоголь, сладости, сувениры, игрушки, бытовую технику, то такие расходы не могут быть списаны как рекламные или представительские. Налицо безвозмездная передача или, иными словами, дарение.

Первым делом нужно составить приказ на закупку подарков. В нем следует указать их количество, виды и стоимость. Передачу подарков оформляют актом на их списание. Если речь идет о подарке физическому лицу, стоимость которого более 3 000 руб., то нужно составить письменный договор дарения и оформить передаточный акт с подписью получателя.