Также смотрите:
Базовые правила направления в командировку
Порядок направления работника в командировку – будь то служебная поездка за границу или по территории РФ – прописан в локальном нормативном акте компании. Это может быть инструкция о направлении в служебные командировки или положение.
В каком виде оформить положение о служебных командировках, вы можете узнать из нашей статьи «Каким должно быть Положение о командировках».
Зарубежная командировка отличается от служебной поездки по России. При ее организации или отражении в учете могут возникать нестандартные случаи.
Вам также стоит ознакомиться с нашим материалом «Как правильно оформить командировку».
Кроме обычных расходов (суточные, проезд, проживание) при зарубежных командировках работнику дополнительно возмещают или оплачивают:
- расходы на получение заграничного паспорта, визы и других разрешительных документов;
- обязательные консульские сборы;
- обязательную медстраховку;
- иные расходы.
Какие именно иные расходы могут быть компенсированы командированному, прописывают во внутренних правилах. Это может быть оплата за выбор места в самолете, плата за раннее бронирование, услуги переводчика, плата за провоз багажа и т. д.
ВАЖНО!
В целях предупреждения заражения коронавирусной инфекцией с 30.03.2020 временно ограничено движение через автомобильные, железнодорожные, пешеходные, речные и смешанные пункты пропуска через государственную границу РФ, а также через сухопутный участок российско-белорусской государственной границы (распоряжение Правительства РФ от 27.03.2020 № 763-р). По состоянию на июнь 2020 эти ограничения не сняты. Эти моменты необходимо учесть при планировании загранкомандировок.
Срок командировки
Фактический срок командировки определяют по проездным документам и отметкам в загранпаспорте.
Пошаговая инструкция по направлению работников в командировки приведена в нашей статье «Нюансы организации и оформления командировки». Также из нее вы можете узнать, как оформить отчет по возвращению из зарубежной командировки.
При направлении работника в командировку в страны-участники СНГ на пограничных постах отметки о пересечении границы не проставляют. В данном случае срок поездки можно определять по билетам.
Если работник был в командировке на автомобиле, то даты пересечения границ определяют по путевому листу, документам о проживании, чекам на заправку и т. п.
Даты пересечения границ важно определить правильно, так как от этого зависит размер суточных.
Суточные в загранкомандировке
Согласно законодательным нормам, суточные при зарубежной поездке оплачивают следующим образом:
- При проезде по территории России – суточные платят в соответствии с внутренними документами компании в пределах норм, установленных для российских командировок.
- При проезде по территории другого государства – суточные платят в пределах норм, установленных компанией для зарубежных поездок.
В ситуации, когда работник пересекает границы 2-х или более государств, суточные за день пересечения границы выплачивают по нормам, которые установлены для той страны, в которую он командирован.
Если сотрудник въехал на территорию иностранной государства и в тот же день вернулся, иностранные суточные платят в размере 50% от той нормы, которая утверждена внутренними документами.
Аванс на командировку в валюте
Напомним, что перед отправлением сотрудника в командировку он должен получить аванс. Он может быть выплачен как в рублях, так и в валюте. Несмотря на запрет платежей в валюте между резидентами, установленный Законом № 173-ФЗ, для выплаты аванса на загранкомандировку это правило не действует.
Может так получиться, что дата поступления денег в кассу с валютного счета и дата выдачи отличаются. Или при возвращении неизрасходованной части валютного аванса курс валюты изменился. В этом случае возникают курсовые разницы.
Для бухгалтерского учета курсовые разницы будут соответственно или прочим доходом, или прочим расходом. Смотря в какую сторону изменился курс.
Бухгалтеры часто задают вопрос, на какую дату брать курс при отражении в учете расходов на загранкомандировку. Здесь ответ очевиден – на дату утверждения авансового отчета. Потому что только на дату утверждения руководителем отчета работника на аванс у компании возникает право принять эти расходы к учету.
Аванс на командировку в рублях
Компания может выдать своему сотруднику аванс на зарубежную командировку и в рублях. В этом случае командированный сам производит обмен рублей на валюту в обменном пункте. При обмене валюты он на руки получит специальный документ, в котором указан курс и размер полученной валюты.
Также обмен валюты может быть произведен и на территории иностранного государства. В этом случае сотрудник должен потребовать документ об обмене.
В зарубежной командировке сотрудник может вести расчеты своей рублевой картой. В этом случае списание денежных средств с его карты происходит в валюте продавца по курсу ЦБ + процент банка за конвертацию.
В этом случае при проведении авансового отчета нужно учитывать курс обмена валюты именно на дату совершения работником операции, а не на дату утверждения авансового отчета. По этому поводу даны соответствующие разъяснения – письма Минфина от 31.03.2011 № 03‑03‑06/1/193 и ФНС России от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408.
Итоги
При направлении сотрудника в зарубежную командировку есть несколько важных нюансов, связанных с организацией и учетом расходов по данной служебной поездке.