Автор:

Как рассчитать среднесписочную численность работников

Показатель среднесписочной численности (ССЧ) часто требуется для внесения в различные отчетные формы. Какие есть методики и нюансы расчета показателя? Узнайте из статьи и найдите примеры расчета для разных ситуаций.

Также смотрите:

Списочная и среднесписочная численность в 2020 году

Показатель ССЧ тесно связан с показателем списочной численности. Чтобы понять, как считать среднесписочную, разберемся, кто входит в списочную.

В списочной численности (или списочном составе) учитываются все, с кем заключены трудовые договора по основному месту работы.

ВАЖНО!
Если по трудовому договору работает учредитель организации – он тоже попадает в списочный состав.
ВАЖНО!
Для включения в списочную численность не имеет значения длительность трудового договора. Даже если сотрудник проработал только 1 день – его нужно учесть при расчете показателя.

Для определения списочной численности служит такой важный документ как табель рабочего времени. Чтобы иметь корректные данные, табель нужно вести каждый день, отмечая в нем тех, кто пришел на работу и тех, кто по каким-то причинам не явился.

Кроме того, по каждому появившемуся на работе следует отмечать в табеле количество отработанного им времени (часов).

По отметкам о списочном составе в табеле затем можно определить среднесписочную численность за промежуток времени.

Расчет среднесписочной численности по методике Росстата

Базовая методика расчета ССЧ установлена Росстатом (Указания Росстата утверждены приказом от 27.11.2019 № 711).

Ранее бухгалтеру могли встретиться и другие правила расчета ССЧ. Связано это было с тем, что внебюджетные фонды, такие как ПФР и ФСС, предлагали свои инструкции по расчету показателя, указываемого в отчетах для них.

Так, например, в законе «О страховых взносах» № 212-ФЗ (утратил силу) применялось сочетание «среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения». Таким образом, в расчет ССЧ для фондов попадали все «физики», получающие вознаграждение от страхователя, включая тех, кого не надо учитывать по методике Росстата (например, внешние совместители и работающие по ГПД).

К 2020 году НПА с такими формулировками утратили силу. Все законы и инструкции по расчету ССЧ для разных ведомств ссылаются на указания уполномоченного органа статистики. То есть Росстата.

Рассмотрим правила расчета ССЧ по актуальным Указаниям Росстата.

Расчет ССЧ за полный месяц

Формула для расчета ССЧ за месяц, приведенная в Указаниях Росстата такая:

Численность сотрудников в выходной или праздник признается той же, что была в рабочий день накануне.

ВАЖНО!

Две категории сотрудников учитываются в списочном составе, но не включаются в ССЧ:

  • сотрудницы в декретных отпусках и отпусках по уходу за детьми;
  • сотрудники, взявшие дополнительный неоплачиваемый отпуск для поступления в учебные заведения.
ПРИМЕР

На 31 декабря списочный состав был 20 человек. Новогодние праздники продлились с 1 по 10 января. С 11 вышли на работу 3 новых сотрудника. С 20 января одна сотрудница ушла в декрет. Какова среднесписочная численность за январь?

  • с 1 по 10 января( 10 дней) – списочный состав 20 человек;
  • с 11 по 19 января (9 дней) – 23 человека;
  • с 20 по 31 января (11 дней) – 22 человека (списочный 23 человека, но для расчета ССЧ исключаем сотрудницу в отпуске по беременности и родам).

ССЧ за январь = (10 (дней) × 20 (чел) + 9 × 23 + 11 × 22)/31 = (200 + 207 + 242)/31 = 20,93 = 21 (округляем до целых единиц).

Расчет ССЧ за неполный месяц

Такой расчет требуется гораздо реже, например, если организация только что зарегистрирована или закрылась.

Вычисление ССЧ за неполный месяц имеет свои особенности.

ПРИМЕР

ООО зарегистрировано 10 февраля 2020 года с количеством работников 10 человек. До конца февраля никаких изменений в списочном составе не произошло. Рассчитаем ССЧ за февраль 2020:

  • ССЧ = (20 дней (с 10 по 29 февраля) × 10)/29 = 6,89 = 7 (с округлением).

Показатель ССЧ за отчетный период

На практике чаще требуется определять и указывать в отчетах показатель среднесписочной численности за период длиннее месяца: квартал, полугодие, 9 месяцев, год.

Базой для расчетов все равно будет являться ССЧ за каждый месяц, входящий в период. Далее определяется среднее значение по математическим правилам:

ПРИМЕР

В ООО среднесписочная численность составляла:

  • январь-март – 30;
  • апрель-май – 32;
  • июнь – 33.

ООО нужно рассчитать ССЧ за 1 полугодие.

ССЧ за полугодие = (3 (месяца) × 30 (ССЧ) + 2 × 32 + 1 × 33) / 6 (месяцев в периоде) = 31,17 = 31

Как посчитать ССЧ за неполный период

Показатель за период, в котором отработаны не все входящие в него месяцы, вычисляется по аналогии с неполным месяцем. Нужно точно так же сложить ССЧ за каждый месяц, в котором были работники, и разделить на полное число месяцев, входящих в период.

ПРИМЕР

Сельхозпредприятие работает 6 месяцев в году, на которые нанимает работников.

ССЧ по рабочим месяцам составила:

  • с апреля по июнь – 50 человек;
  • в июле и августе – 60 человек;
  • в сентябре – 40 человек.

Нужно рассчитать ССЧ за год.

ССЧ за неполный год = (3 × 50 + 2 × 60 + 40) / 12 = 25,83 = 26

Включение в ССЧ сотрудников с неполным рабочим временем

Приведенные выше формулы рассчитаны на случаи, когда все сотрудники работают полное рабочее время (день или неделю). Если же на предприятии есть и те, кто занят неполное время, то при включении их в ССЧ будут нюансы.

Работающих в режиме неполного рабочего времени нужно учитывать пропорционально фактической отработке.

Для этого по сотрудникам с неполной занятостью надо провести дополнительные расчеты:

ПРИМЕР

В компании один работник занят 4 часа в день, второй – 3 часа.

За июнь (21 рабочий день) они отработали вдвоём:

  • (4 часа × 21 день) + (3 часа × 21 день)) = 147 часов.

Количество человеко-дней при 40-часовой неделе по ним в июне:

  • 147/ 8 = 18,37 человеко-дней.

ССЧ по работникам с неполным днем = 18,37 / 21 = 0,875 = 1 (округляем)

ВАЖНО!
Сотрудники, которые переведены на неполное время по инициативе администрации, без получения от них письменного согласия, учитываются как целые единицы.

Расчет ССЧ если есть сотрудники с полным и неполным временем

Отдельно следует остановиться на том, как рассчитывать ССЧ за период, если в организации работают сотрудники с разным рабочим временем – полным и не полным.

В таком случае, для определения ССЧ за период нужно отдельно вычислять ежемесячные показатели ССЧ по сотрудникам на полном рабочем времени и на неполном. Затем все полученные значения за период сложить и разделить на число месяцев в периоде.

ПРИМЕР

Пусть в компании из предыдущего примера, помимо сотрудников с неполным временем работают еще 19 человек с полным. Пусть за год картина с персоналом не менялась: 12 месяцев ССЧ работников с полным временем – 19, с неполным – 1.

ССЧ за год по всем = (19 × 12 + 1 × 12) / 12 = 20

Подводим итоги

В 2020 году и далее для расчета среднесписочной численности следует применять действующие указания органа государственной статистики.

При расчете показателя надо учитывать продолжительность рабочего дня (недели) каждого из сотрудников, а так же то, работала ли сама компания в отчетном периоде все время или период для расчета ССЧ является не полным.