Одним из новых веяний в налоговой и коммерческой сфере стала электронная подпись для юридических лиц. Многие компании ведут документооборот, заключают сделки и отправляют налоговую отчетность через Интернет. И во всех случаях необходимо заверять документ, чтобы подтвердить его подлинность, авторство и отсутствие несанкционированных изменений. Она подтверждает, что в документ не вносились никакие несогласованные правки. В итоге ЭЦП для юридического лица равносильна подписи чернилами под обычным бумажным документом, а в ряде случаев она способна заменить даже печать организации.
Как работает электронная подпись
ЭЦП уже активно используется в документообороте между представителями бизнеса, а также с различными государственными структурами. Квалифицированная электронная цифровая подпись для юридических лиц позволяет:
- отправлять различные заявки и запросы;
- подтверждать заключение сделок;
- сдавать всевозможные отчеты и другие документы в надзорные органы.
ЭЦП представляет собой реквизит документа в виде цифрового кода, который формируется методами криптографии. Поставить такую подпись может только один человек или уполномоченный представитель организации.
Учтите, что получение электронной подписи для юридических лиц требует составления доверенности, подписанной руководителем: с ее помощью представитель компании может получить ЭЦП в аккредитованном удостоверяющем центре. Также нужна выписка из ЕГРЮЛ и свидетельство о регистрации и постановке на учёт в налоговом органе.Обычно доверенность на получение ЭЦП для юридических лиц подписывает руководитель организации. На ней должна присутствовать печать.
Также см. «Доверенность на получение ЭЦП».
Получение ЭЦП открывает следующие возможности и преимущества для бизнеса:
| В чём плюс | Пояснение |
| Безопасный и конфиденциальный электронный документооборот | Использование закрытого ключа исключает кражу данных и внесение несанкционированных исправлений в электронные версии бумаг |
| Экономия времени на сдачу отчетности в налоговые органы и иные различные ведомства | На отчетах ставят электронную подпись, и этого достаточно, чтобы не подавать документы лично. Зная, как оформить ЭЦП юридическому лицу, можно свести к минимуму личное общение с представителями надзорных органов и госаппарата. |
| Возможность участия в торгах и различных аукционах | Где обязательным условием выступает наличие электронной подписи |
| Доступ к специальным клиентским ресурсам банков | Где требуется подтверждение полномочий представителя организации |
Важно знать, где получить электронную подпись для юридических лиц. Ее имеют право выдавать только удостоверяющие центры, прошедшие аккредитацию Минкомсвязи и получившие разрешение ФСБ.
Также см. «Удостоверяющий центр ЭЦП».
Срок действия сертификата не превышает 1 года. После истечения этого срока подпись нужно сделать повторно.
Этапы получения электронной подписи
Рассмотрим подробнее, как получить ЭЦП для юридических лиц. Этот процесс включает в себя следующие этапы:
| № | Действие | Пояснение |
| 1 | Выберите подходящий удостоверяющий центр | Таких организаций уже открыто достаточно много, однако не все они соответствуют полному набору требований. Кроме того, в них различается стоимость услуг и типы предоставляемых подписей. Чтобы определить, где получить ЭЦП юридическому лицу, ознакомьтесь с перечнем УЦ, аккредитованных Минкомсвязи. Наиболее актуальный список можно скачать непосредственно на сайте министерства. |
| 2 | Определившись, отправьте в него заявление об оформлении ключа | В ответ УЦ отправит договор для подписания |
| 3 | Вашей компании будет выставлен счет на оплату услуг УЦ | Цена зависит от типа получаемой подписи. После оплаты счёта необходимо предоставить в УЦ чек и полный комплект необходимых документов. После окончания их проверки представителю организации будет выдан USB-носитель с сертификатом ключа. |
Перед тем как оформить электронную подпись для юридических лиц, необходимо подготовить комплект документов. В него входит:
- копия паспорта и СНИЛС уполномоченного лица;
- копия документа, подтверждающего его назначение на должность.
Необходимо также предоставить копию ИНН, актуальную выписку из ЕГРЮЛ и контактные данные организации.
Также см. «Документы для ЭЦП: какие нужны для получения».
Параметры выбора УЦ
Если вы ищете, как сделать ЭЦП юридическому лицу с минимальными затратами, важно уделить время правильному выбору удостоверяющего центра. Стоит заранее:
- ознакомиться с ценовой политикой этих организаций;
- проверить аккредитацию;
- убедиться, что в компании есть служба техпподдержки.
Если ключ по каким-либо причинам перестанет работать, его нужно будет восстановить как можно скорее.
Кроме того, консультант УЦ должен ответить на все вопросы о том, как получить электронную подпись для юридических лиц и как в дальнейшем ее можно использовать. Если представитель ничего не пытается объяснить или уходит от ответов, лучше выбрать другой удостоверяющий центр.
Также см. «Что это такое – компрометация ключа электронной подписи».