Что говорит закон
На основании ст. 93 НК РФ истребуемые при проведении налоговой проверки документы можно представить в налоговый орган в том числе в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) или через личный кабинет налогоплательщика.
При этих способах представления документов нужно соблюдать установленный для них Налоговой службой электронный формат. С 27 мая 2022 года он утверждён приказом ФНС от 24.03.2022 № ЕД-7-26/236.
Официальное название этого формата – PDF/A-3. Он предназначен для представления именно договорных документов в электронной форме.
Приказ ФНС № ЕД-7-26/236 содержит описание файла обмена договорного документа, а также требования к его визуальной и структурированной частям (последняя – в формате XML).Также см. «Как перевести электронный документ в читаемый вид: сервис ФНС».
Что нужно знать про формат PDF/A-3
PDF/A-3 – это файл передачи (он же файл обмена с расширением pdf) по ТКС документа, выражающего согласованную волю 2-х лиц в рамках оформления в письменной форме сделки между этими сторонами.
Её предметом могут быть любые объекты гражданских прав:
- договор, соглашение, контракт, спецификация, протокол разногласий, дополнительное соглашение к договору и т. п. договорные документы;
- оферты.
Договорный документ, создаваемый в формате PDF/A-3, состоит из одного файла обмена. Его подписывают стороны сделки либо должным образом уполномоченные ими лица.
В зависимости от выбранной функции формат PDF/A-3 можно использовать при формировании следующих договорных документов:
| ВИД | ПОНЯТИЕ | КАК ФОРМИРОВАТЬ |
| Договор | Выражает согласованную волю сторон на установление гражданских прав и обязанностей – договор, контракт, соглашение и т. п. | Функцией «ДОГ» как основной файл обмена |
| Протокол разногласий | Позволяет выразить возражения и согласовать условия договора, по которым у стороны есть разногласия | Отдельным файлом обмена через функцию «ПРОРАЗ» |
| Дополнительное соглашение к договору | Представляет собой согласованную волю сторон на изменение или прекращение ранее установленных гражданских прав и обязанностей. | Отдельным файлом обмена через функцию «ДОПСОГЛ» |
Если договорный документ является офертой – то есть предложением заключить договор (ст. 435 Гражданского кодекса РФ), то файл обмена подписывает одна сторона.
Документ, созданный в формате PDF/A-3, должен соответствовать открытому международному стандарту ISO 19005-3:2012 «Управление документами. Формат файлов электронных документов для долговременного сохранения. Часть 3. Использование ISO 32000-1 с поддержкой для вложенных файлов (PDF/A-3)».
Номер версии формата, закреплённого приказом ФНС от 24.03.2022 № ЕД-7-26/236, –1.01, часть 999_01.
Какой формат выбрать
Отметим, что в 2022 году ФНС также разработала XML-формат. Она сообщила, что он подойдет больше тем компаниям, которые достигли высокого уровня цифровизации. Он содержит больше возможностей для аналитики, так как вся информация из документа представлена в виде структурированных фрагментов. С такими фрагментами удобно работать внутренним алгоритмам информационных систем.
В свою очередь формат PDF-A/3 ориентирован на взаимодействие компаний с разным уровнем цифровой зрелости. С одной стороны, он позволяет проводить автоматизацию за счет xml-части, в которой есть основная информация из документа, а с другой, не требует от второй стороны наличия продвинутой информационной системы для ознакомления с текстом документа.
Использование этих форматов позволит организациям автоматизировать внутренние процессы работы с договорными документами, а также ускорить взаимодействие с контрагентами.
При заключении сделок бизнес может самостоятельно выбирать формат исходя из своих возможностей и потребности в использовании тех или иных свойств каждого из этих форматов. При этом документ, сформированный по любому из форматов, можно без проблем передать в налоговые органы по ТКС при их истребовании или для пояснений.
Также см. «Как в компании внедрить электронный документооборот: 2 сценария от ФНС России».