Попробовать сервис по работе с электронными доверенностями можно по ссылке.
Что такое электронная доверенность
Под электронной доверенностью понимают специальный файл. Им сотрудник организации может подтвердить наличие у него полномочий по совершению финансовых, иных юридически значимых действий от имени компании (ИП). Например, передавать отчеты в налоговую инспекцию, ПФР и СФР, заключать договора, получать различные товарно-материальные ценности. Практикуется еще одно название – МЧД или машиночитаемая доверенность.
Особенности:
- Электронная доверенность идентичная бумажной, подписанной руководителем.
- Цифровая система позволяет обойтись без нотариального заверения этого документа.
- Отсканированный в компьютер или смартфон бумажный аналог не является МЧД.
В соответствии с Письмом ФНС №ЕА-3-26/5459 от 05.08.2021 г. скан-образ является все тем же бумажным документом, только преобразованным в электронный вид.
Независимо от вида файла на оформление доверенности действуют правила, регламентированные нормами «основ» №4462-1 от 11.02.1993 г., ст. 185, 186 Гражданского Кодекса РФ. Например, обязательно заверение усиленной квалифицированного электронной подписью доверителя.
Нормативная база по МЧД
Помимо перечисленных выше нормативных документов, применение электронной доверенности (ЭД) может регулировать еще рядом законов, приказов и постановлений.
Основные нормы:
- Закон №476-ФЗ от 27.12.2019 г., вносящий изменения в №63-ФЗ от 06.04.2011 г.
- Закон №443-ФЗ от 30.12.2021 г, предписывающий порядок перехода на применение МЧД.
- Закон №536-ФЗ от 19.12.2022 г., продлевающий сроки внедрения новой системы.
- Приказ Минцифры РФ №856 от 18.08.2021 г., определяющий порядок задания полномочий.
- Приказы Минцифры №857 и №858 об утверждении требований к формам МЧД.
Также стоит упомянуть ряд Постановлений Правительства РФ – №222, №223, №224, описывающих порядок применения, хранения, отзыва электронной доверенности.
Изменения, произошедшие до 2024 года в системе МЧД
Постепенно технологии ЭДО переходят из рекомендуемых в «режим обязательных». Так, с МЧД в 01.09.2023 г. прекратили практику применения «по желанию» (Закон №536-ФЗ от 19.12.2022 г.). Это стало очередным шагом реформы, касающейся перехода на подписание документов электронным способом, с их последующей передачей через интернет.
Были еще изменения:
- Сертификаты для ЭЦП для ИП и руководителей юр. лиц стали выпускать только в ФНС.
- Закрытый ключ записывают на носитель USB, без возможности создания дубликата.
- Все «старые» сертификаты, оформленные аккредитованными УЦ, сохраняют действие.
Главное, чтобы они были не просроченными и содержали корректную информацию об организации. В отношении сотрудников с 01.09.2023 г. стали применять правила использования персональных сертификатов, предусматривающие включение в них сведений только о самом физическом лице. Из-за этого для выполнения рабочих задач теперь нужна МЧД, подписанная руководителем.
Форматы электронных доверенностей
Вид, содержание машиночитаемой доверенности определяет ведомство, предлагающее загружать ее для выполнения определенных задач.
Варианты:
- ИФНС – формат XML МЧД утвержден Приказом ФНС №ЕД-7-26/445 от 30.04.2021 г.
- Банк России – инструкции по оформлению представлены на сайте https://cbr.ru/lk_uio/md/.
- СФР – аналогично, нормы приведены на сайте ведомства https://lk.fss.ru/mchd.html.
Если форму электронной доверенности и порядок заполнения разрабатывали федеральные органы власти, сведения о ней можно изучить на портале Госуслуги.
Отметим, что помимо взаимодействия с госорганами, МЧД можно применять и при организации работы между коммерческими организациями (B2G и B2B доверенности соответственно). Второй вариант документов можно сформировать через сервис «Реестр машиночитаемых доверенностей». Там же доступно скачивание готового файла.
Важно учитывать – работа с МЧД требует внедрения подходящих программно-технических средств вроде сервисов Контур и им подобных. Задачу упрощает разработка Минцифрой единого формата МЧД (сейчас актуальна версия 003). Он подходит для взаимодействия с любыми контрагентами и государственными органами. Также система поддерживает функцию передоверия.
Оформить электронную доверенность от организации можно на любого гражданина, даже если тот не трудоустроен и просто, например, выполняет представительские задачи. Количество документов МЧД ничем не ограничено, каждому из них будет присвоен уникальный идентификатор. Выдающая сторона вправе устанавливать любой срок действия или не указывать его (во втором случае сроки «по умолчанию» будут равны одному календарному году).
Справочник полномочий для МЧД
При оформлении машиночитаемой доверенности система автоматически включает в состав список полномочий, передаваемых сотруднику или иному гражданину. Например, для подачи отчетности в налоговую службу сведения программе берет из СППР (справочника полномочий представителя налогоплательщика).
А сайте ЕСНСИ (портал Единой системы нормативной справочной информации) приведен общий классификатор полномочий, предложенный/пополняемый Минцифрой РФ. Он доступен по ссылке https://esnsi.gosuslugi.ru/classifiers/6714/. Порядок формирования справочника определен Приказом Минцифры РФ №856 от 18.08.2021 г.
Каждый тип полномочия включает стандартный набор сведений:
- Название.
- Идентификатор.
- Дата включения в реестр.
На момент написания статьи в перечень включено несколько десятков кодов. Можно использовать имеющиеся или запрашивать у Минцифры новые путем направления в ведомство собственных формулировок. Там в течение 10 дней принимают решение о добавлении дополнительных кодов, за счет чего и формируется единый справочник.
Процедура оформления МЧД для отчетности в налоговую в 2024 году
Чтобы создать электронную доверенность, нужно прибегнуть к стандартной схема:
- Сотрудник в специальной программе формирует документ и отправляет его для подписи со стороны руководителя.
- Если запрошенные полномочия соответствуют реально предоставляемым, директор ставит подпись (электронную).
- Сотрудник отправляет заверенный файл в ведомство, относительно которого и оформлялась доверенность, например, ИФНС.
- Ведомство проверяет файл МЧД для подтверждения легитимности и предоставляет ответ отправившему сотруднику.
Файл электронной доверенности можно использовать неоднократно, хранить на накопителях и пр.
Создать МЧД можно при помощи сервиса ФНС «Создание и проверка доверенности в электронной форме». Он позволяет формировать XML-файл для передачи полномочий физлицу, ИП или организации. Выгруженный файл впоследствии легко загрузить в бухгалтерскую программу.
Как хранить электронные доверенности
«По умолчанию» файлы МЧД хранят в тех информационных системах, где и формировали и/или использовали по назначению.
Типовые варианты:
- Операторы ЭДО.
- Аккредитованные УЦ.
- Федеральные ведомства вроде ПФР, ФСС, ФНС.
- Иные программные средства.
Перечень софта, общий порядок хранения электронных доверенностей определен разделом I Постановления Правительства РФ №223 от 21.02.2022 г.
Как отменить действие МЧД
Снять полномочия сотрудника, например, при увольнении, смене должности, можно путем отзыва электронной доверенности. Соответствующее заявление нужно передать в адрес информационной системы, через которую оформляли файл МЧД. Каждый оператор самостоятельно определяет, как это должно происходить (форма заявления, сроки рассмотрения и пр.).
Они также вправе отталкиваться от рекомендуемого формата, установленного Письмом ФНС №ЕА-4-26/534 от 20.01.2022 г. Порядок отмены действия электронной доверенности определен другим документом – Постановлением Правительства РФ №223 от 21.02.2022 г. (раздел III). Обычно все пользуются тем способом, который предлагает «штатная» информационная система.
Подробнее об ответственности бухгалтера по МЧД
Пределы применения электронной подписи обычно ограничены должностными полномочиями. Это относится и к бухгалтерам. Чтобы получить возможность работать в системе ЭДО для отчетности перед налоговой, сотруднику нужно получить сертификат физического лица и машиночитаемую доверенность. После подписания МЧД руководителем (главным бухгалтером) рядовой сотрудник отвечает лично за все подписываемые им документы.
Такой подход желательно учитывать при передаче права подписи «чужим» файлом. Например, при передаче ЭП руководителя другим сотрудникам с целью избавить себя от необходимости «сидеть на работе». Подобная практика существует, хотя есть риски злоупотребления полномочиями, когда злоумышленник присваивает средства, намеренно подает некорректные отчеты, пытаясь тем самым скрыть халатность или финансовые манипуляции.
Согласно п. 1 ст. 10 закона №63-ФЗ владелец ЭП обязан обеспечивать конфиденциальность ключей и не допускать применения без его ведома. Независимо от обстоятельств он несет ответственность за действия и ошибки сотрудников, воспользовавшихся цифровой подписью без доверенности МЧД. Она подразумевает административную/уголовную ответственность соразмерно выявленным при проверках нарушениям.
Внимание!