СКАЧАТЬ РЕКОМЕНДУЕМЫЙ ФНС БЛАНК УПД В ФОРМАТЕ EXCEL
СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ СОГЛАШЕНИЯ О ВЗАИМНОМ ВЫСТАВЛЕНИИ СЧЕТОВ-ФАКТУР И УПД В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ
УПД: что это
Под аббревиатурой «УПД» скрывается название «универсальный передаточный документ. Расшифруем каждое из слов названия:
- Универсальный, потому что служит основанием для принятия к учету товара, услуги и учета НДС
- Передаточный, так как документирует факт передачи товара/услуги
- Документ, потому что имеет юридическую силу.
В октябре 2013 года ФНС опубликовала Письмо, в котором подробно рассказано, в каких случаях налогоплательщик вправе применять УПД без налоговых рисков.
Виды УПД
Универсальный передаточный документ может формироваться:
- В электронном виде
- На бумажном носителе.
Составление УПД в электронном виде происходит по следующему сценарию:
- Контрагенты заключают договор о применения электронного документооборота (ЭДО)
- Поставщик (подрядчик) формирует документ в одном экземпляре, подписывает его и отправляет покупателю (заказчику). Дублировать на бумаге УПД не нужно
- Покупатель (заказчик) заполняет свою часть передаточного документа и возвращает контрагенту со своей подписью.
В некоторых случаях выставление документа в электронном виде обязательно для налогоплательщика. Это касается прослеживаемых товаров (371-ФЗ от 09.11.2020).
Обязательной формы бланка не существует. Каждая организация вправе разработать его самостоятельно. При этом в нем должны содержаться все реквизиты, которые отражаются в счете-фактуре и накладной (акте).
Также см. “Счет фактура в 2023-2024 году“.
Чиновники разработали рекомендательную форму. Универсальный передаточный документ можно скачать в Excel в начале этой статьи. При этом организации вправе его самостоятельно доработать, учитывая специфику своей деятельности.
Компании, которые не реализуют отслеживаемые товары, могут выбрать один из вариантов формирования документа:
- бумажный;
- электронный.
В отличие от электронного, бумажный нужно составлять в двух экземплярах: по одному для каждого из контрагентов.
Виды УПД нужно прописать в учетной политике. Целесообразно предусмотреть два варианта, так как нельзя заранее предусмотреть, будет ли заключен с контрагентом договор о применении ЭДО и не придется ли реализовывать прослеживаемый товар.
Статусы универсального передаточного документа
Исходя из того, что документ сразу заменяет счет-фактуру и накладную (акт), при выставлении УПД выставляется его статус. Что это значит?
- Статус 1 предназначен для налогоплательщиков, применяющих ОСН. Они заполняют все графы, которые потребуются покупателю (заказчику) для принятия НДС к вычету. Также в обязанность стороны, формирующей универсальный передаточный документ, входит регистрация его в Книге продаж. Статус 1 могут применять плательщики НДС, которые на данный период получили освобождение от его уплаты
- Статус 2 используется налогоплательщиками, применяемыми специальные налоговые режимы. Они не являются плательщиками НДС и выставляют УПД, заменяя им накладную или акт. Контрагенты, получившие универсальный передаточный документ со статусом 2, не регистрируют его в Книге покупок и не могут рассчитывать на получение вычета по НДС.
Обобщенно: статус 1 позволяет использовать УПД в качестве счет-фактуры и накладной, статус 2 позволяет только принять к учету товар или услугу.
СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ УПД СО СТАТУСОМ 1
Образец УПД со статусом 2 вы можете скачать в системе Консультант Плюс по ссылке.
Как заполнить УПД
Заполнение документа начинается с присвоения номера и выставления даты. В бухгалтерских программах реквизиты проставляются по умолчанию.
Второй основной показатель – статус. Особенности этого реквизиты рассмотрены выше.
При заполнении документа вручную целесообразно бланк универсального передаточного документа скачать и дополнить необходимыми строками. В бухгалтерских программах он имеется в готовом виде.
В верхней части документа заполняются данные на продавца и покупателя:
- Название контрагентов
- ИНН/КПП (для ИП – только ИНН)
- Адрес
- Указание на документ-основание
- Сведения об отправителе и получателе груза.
Если были подписаны и сформированы иные документы до отгрузки, то заполняется поле «к платежно-расчетному документу», «документ об отгрузке».
Далее в УПД нужно заполнить таблицу, в которой отражается информация о товаре/услуге:
- Наименование
- Сведения об единице измерения (код и название)
- Количество (объем) поставляемой продукции
- Цена за единицу продукции (услуги)
- Сумма без НДС
- Наличие (отсутствие) акциза в общей цене товара
- Ставка НДС
- Сумма НДС
- Сумма товара, всего.
Внизу таблицы подписи проставляют руководитель и главный бухгалтер.
Ниже находится строка, в которой продавец (подрядчик) указывает основание для отгрузки. Чаще всего здесь ставится номер и дата договора на поставку (об оказании услуг).
Далее проставляются сведения о транспортировке: реквизиты транспортной накладной, поручение экспедитору и т.д.)
Если УПД предусматривает много позиций, и они не умещаются на одном листе, то на первом должно быть указание на то, сколько листов включает документ.
Код товара и номер по порядку заполнять необязательно, но рекомендуется делать это, чтобы не пропала одна из страниц, а материально ответственное лицо, принимающее груз, не смогло ошибиться.
Внизу находится 2 блока, один из которых заполняет продавец, второй – покупатель. В них приводятся сведения:
- Кто отгрузил и получил товар
- Какого числа груз доставлен.
Кто может применять УПД
При помощи УПД можно оформлять реализацию товаров и услуг. Это удобно плательщикам НДС, чтобы не формировать два документа: отгрузочный и счет-фактуру. Его могут применять налогоплательщики, применяющие ОСН и специальные налоговые режимы.
В один универсальный передаточный документ можно включить отгруженные товары и оказанные услуги. Особенно удобно отображать сопутствующие услуги, например, доставка транспортом поставщика, погрузка/разгрузка, упаковка.
Но есть ситуации, когда применение УПД запрещено:
- При реализации алкоголя и спиртосодержащей продукции
- При работе по предоплате.
В остальных случаях налогоплательщики вправе применять УПД по рекомендованной или самостоятельно разработанной форме.
Коротко о главном
- УПД – это универсальный передаточный документ, который заменяет сразу две формы: документ об отгрузке товара/оказанной услуге и счет-фактуру для учета НДС.
- Использовать его могут все налогоплательщики вне зависимости от применяемой системы налогообложения.
- В случае реализации отслеживаемых товаров обязательным условием является заполнение в электронном формате.
- Для некоторых операций документ не подходит, в частности, при реализации алкогольной продукции и спиртосодержащих товаров. В этом случае законодательно предусмотрена товарная накладная.