СКАЧАТЬ БЛАНК ТТН (ФОРМА Т-1) EXCEL
СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ ТОВАРНО-ТРАНСПОРТНОЙ НАКЛАДНОЙ
Когда заполнение товарно-транспортной накладной обязательно
Товарно-транспортная накладная (ТТН) нужна водителю, когда его остановит сотрудник ГИБДД, а также бухгалтеру в составе первичных документов для оформления хозяйственной операции. Существуют ситуации, когда она является обязательным документом. Для этого должны присутствовать два условия одновременно:
- В перевозке груза участвует автотранспортное средство.
- Товар является этиловым спиртом, алкогольной или спиртосодержащей продукцией.
К данным категориям товара относятся крепкие спиртные напитки, вино, пиво, парфюмерная и лекарственная продукция.
Обязанность по составлению ТТН груза ложится на организацию во всех случаях перемещения продукции. Покупатели, продавцы и владельцы товара оформляют документ, если перевозят товар по договору купли-продажи, перемещают между своими обособленными подразделениями.
Не играет роли цель перевозки, документ должен быть в наличии. При перемещении груза своими силами оформляется только ТТН. Если в транспортировке участвует третья компания, которая выступает в качестве перевозчика, то дополнительно должна присутствовать товарная накладная.
Функции ТТН
При перевозке этилового спирта и продукции, в которой содержится спирт, в обязательном порядке должна быть оформлена товарно-транспортная накладная Т-1. Основная ее функция — контроль за оборотом спирта и спиртсодержащей продукции. Ей отведены и иные роли:
- обеспечение учета движения товара;
- подтверждение исполнения договоренностей на поставку продукции;
- фиксация условий перевозки;
- подтверждение расходов на приобретение ТМЦ и транспортировку.
В момент проведения налоговой проверки наличие документа необязательно, но иногда с его помощью можно доказать целесообразность и наличие расходов
Чем отличаются ТТН и ТН
Товарно-транспортная накладная не может заменить товарную и наоборот. У каждого документа своя функция. ТТН нужна для учета перемещения продукции, содержащей спирт, а товарная накладная — для оприходования товара и расчета стоимости грузоперевозки.
Имеется различие в заполнении реквизитов:
- ТТН меньше по объему. В ней всего 2 раздела. Товарная накладная содержит 17 разделов.
- Количество экземпляров. Товарно-транспортных накладных нужно 2 либо 4 (в зависимости от способа доставки груза), а товарных – 3.
- Число реквизитов. Они специфичны для каждой из форм. В ТТН указываются дополнительные сведения о товаре, в частности, код, а также реквизиты лиц, ответственных за отгрузку.
В тоже время, в товарной накладной могут быть указаны особенности транспортировки с целью сохранения качественных показателей груза. Например, в рефрижераторе.
Структура ТТН
В первой строке документа находится его название. Ниже размещаются наименование сторон сделки (грузоотправитель, грузополучатель, плательщик).
Далее идет основная часть, состоящая из двух разделов.
Основные правила оформления ТТН
Заполняя форму товарно-транспортной накладной, нужно помнить, что это – первичный документ, который подразумевает наличие всех необходимых сведений. Существуют определенные общие правила, которые нельзя нарушать:
- Нужно ставить прочерки, где данные не заполняются. Это делается для того, чтобы посторонние лица не могли внести дополнительные сведения, которые могут внести изменения в содержание хозяйственной операции.
- Нельзя допускать неточности и ошибки. Если они обнаружены, исправления нужно вносить в соответствии с требованием законодательства.
- В бланк товарно-транспортной накладной нельзя вносить недостоверные или непроверенные сведения.
Когда предусматривается прилагать дополнительные документы, их нужно перечислить в строке «Приложения». В качестве дополнительных бумаг могут быть документы о качестве перевозимой продукции, сертификаты, договоры, дополнительные соглашения.
ТТН выписывается в 4 экземплярах (редко в 2, когда поставщик является перевозчиком и доставляет товар непосредственно покупателю). Изначально документ печатается в 4 экземплярах, только один из которых остается у того, кто заполнял бланк. Остальные три выдаются водителю, два из которых он должен будет вернуть.
Алгоритм по сложной схеме с участием перевозчика выглядит так:
- Один экземпляр предусмотрен для грузополучателя. Документ передает водитель.
- Два других экземпляра попадают в компанию, занимающуюся грузоперевозками с отметками о передачи и приеме товара.
- Один из этих документов направляется заказчику услуги грузоперевозки с выставленным счетом.
- Второй остается у грузоперевозчика в качестве первичного документа и передается в бухгалтерию.
К оформлению первичных документов нужно относиться с должным вниманием, чтобы избежать неприятностей при передаче товара и проверках.
Как заполнить шапку документа
Любой первичный документ имеет номер и дату. Нумерация соответствует правилам внутреннего документооборота компании, которая оформляет ТТН.
- В строке «Грузоотправитель» проставляется наименование организации, которая занимается поставкой товара. Помимо названия, указываются контактные данные: адрес и номер телефона.
- В строке «Грузополучатель» проставляется данные фирмы, куда должен быть доставлен груз. Здесь должна содержаться подробная информация об адресе и месте разгрузке. Эти реквизиты могут не совпадать с теми, которые указываются в строке «Плательщик».
Как заполнить 1 раздел
Первый раздел полностью посвящен товару, упаковке. Вся подробная информация для заполнения находится у грузоотправителя. Нужно указать:
- Номенклатурный номер продукции. Это – не обязательный реквизит. Он вносится в том случае, если на предприятии ведется подобный учет.
- Графы «Артикул» и «Номер прейскуранта» также не являются обязательными. Их можно пропустить, если данные отсутствуют.
- Графа «Количество» обязательна для заполнения. Сюда вносится информацию отдельно по каждому виду товара.
- Обязательными являются: указание наименование каждого товара, цена за единицу, единица изменения. Продукция может изменяться в килограммах, тоннах, штуках, упаковках и т.д.
Помимо информации о самом товаре, в ТТН нужно указать вид упаковки (бочки, мешкотара, бутыли, коробки). Здесь же находится информация о количестве мест, массе груза, стоимости каждого вида товара.
Образец заполнения раздела 1 ТТН
Как заполнить раздел 2
Второй раздел называется транспортный и содержит информацию о транспортировке. Здесь указываются:
- срок доставки;
- данные компании-перевозчика (название, адрес, телефон);
- сведения об автомобиле, на котором будет производиться доставка;
- номера документов на провоз.
Здесь же можно найти информацию об особенностях доставки, например, переадресация, маршрут, использование прицепа.
В транспортном разделе находится также информация о плательщике.
Отдельно нужно указать, каким способом взвешивался груз: при помощи ручных, автомобильных, иных весов.
Особое внимание следует обратить на строки, посвященные доставке-приемке груза. Здесь должны быть точно указаны сведения об отправителе и получателе товара, даты, подписи лиц, ответственных за погрузку и разгрузку.
Самая последняя таблица предназначена для расчета стоимости услуг по перевозке. Ее заполняет бухгалтер.
Запрещено использовать одну и ту же ТТН для нескольких перевозок.
Образец заполнения раздела 2 ТТН
Ответственность за отсутствие товарно-транспортной накладной
Не играет роли, каким транспортом доставляется спирт, алкогольная или спиртосодержащая продукция, ТТН должна быть оформлена в обязательном порядке. Если документа не окажется при проверке, компанию накажут. Штраф налагается на организацию и руководителя, согласно п.2 ст. 14.16 КоАП:
- ответственное лицо заплатит от 10 до 15 тыс. рублей;
- организация – от 100 до 150 тыс. рублей.
При этом партия груза будет изъята.