СКАЧАТЬ БЛАНК ПРИКАЗА ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
Необходимость оформления приказа
Приказ, на основании которого вводится в действие номенклатура, нужен для того, чтобы у перечня дел был статус документа, в отношении которого действуют общие правила и принципы документооборота.
Предприятия не обязаны утверждать перечень дел, но это бывает полезно при больших объёмах документооборота. Под делом понимают папку, в которой хранятся документы. Благодаря перечню можно быстро осуществлять поиск нужных бумаг.
В компаниях, имеющих большое количество обособленных единиц, число папок с бумагами может составлять сотни. Без упорядоченного представления трудно организовать учёт. Номенклатура представляет собой самостоятельный документ, в котором указывают следующую информацию о каждой папке:
- название дела;
- начало оформления;
- период хранения.
Перечень содержит сведения о делах, ведение которых ещё не завершено, и о тех, которые уже окончены.
Чтобы поддерживать учёт в актуальном состоянии, перечень обновляют каждый год. Порядок такой: в декабре сотрудники составляют номенклатуру на будущий год. Это позволяет понять, какие документы ведутся на начало года.
Порядок утверждения может отличаться в некоторых некоммерческих организациях. Так, в бюджетных структурах, помимо приказа, собирается комиссия. Её роль — утвердить предложенный перечень. В негосударственных компаниях, особенно если это субъекты малого и среднего бизнеса, руководители нередко обходятся изданием приказа. После его подписания перечень считается вступившим в силу.
Кроме ввода в действие номенклатуры на будущий год, приказ выполняет ещё одну функцию. Он определяет ответственность за ведение и хранение дел в надлежащем порядке. После завершения дела документы по нему должны передаваться в архив.
Лица, ответственные за написание приказа
Приказ относится к распорядительной документации, поэтому заниматься его составлением должен сотрудник, у которого есть необходимые знания, навыки и образование. Это может быть штатный юрист, специалист по кадрам, секретарь или другой работник. Главное, чтобы у этого человека были соответствующие полномочия.
Обязанность по составлению перечня дел возлагается на другого работника. Обычно этой работой занимается делопроизводитель.
Приказ в обязательном порядке подписывает директор компании или другое лицо, выполняющее функции руководителя.
Особенности оформления приказа
Для этого документа нет утверждённого шаблона, поэтому организации могут оформлять его в произвольной форме. Допускается разработать собственный бланк для внутреннего документооборота и закрепить его в учётной политике. Вне зависимости от того, какой вариант реализован на предприятии, в приказе должны присутствовать такие сведения:
- дата составления;
- номер для целей внутреннего документооборота;
- номер и год номенклатуры;
- другая информация, касающаяся перечня дел, на усмотрение руководства;
- ФИО и должности сотрудников, на которых возложена ответственность за выполнение приказа.
В качестве основания для составления приказа упоминают номер и дату соответствующего НПА или указывают цель — обеспечение хранения и содержания документации. На усмотрение руководства, в приказ можно добавить другие сведения.
Для написания приказа можно использовать лист формата А4. Подойдёт офисная бумага, на которой распечатывают текст или набирают его от руки. Также можно использовать бланк с корпоративной символикой.
В конце документа обязательно ставится подпись руководителя или другого лица, которое занимается визированием бумаг такого рода. Если предприятие имеет печать, можно её поставить. Однако есть 2 основания, почему это необязательно делать: во-первых, с 2016 г. отменено обязательное использование печатей юрлицами, во-вторых, приказ составляется для целей внутреннего документооборота.
Срок действия приказа
Обычно приказ составляется на год. Это совпадает с промежутком времени, в течение которого действует перечень дел. Однако предприятие вправе самостоятельно устанавливать период действия утверждённой номенклатуры, поэтому срок может быть как больше, так и меньше года.
Всё время, пока действует приказ, его следует хранить на предприятии вместе с остальными документами. Когда истечёт срок действия, приказ передают на хранение в архив. Срок хранения и порядок утилизации — согласно законодательным требованиям, установленным для документов такого рода.
Внимание!