В первом случае – отгулять неиспользованные дни отпуска можно только при увольнении по собственному желанию, а если освобождение от должности выполняется по вине работника, это невозможно.
Во втором случае – работник может быть уволен в день подачи заявления или по истечении срока отработки, а компенсация и все остальные суммы, в том числе зарплата выплачиваются в последний трудовой день (ТК РФ ст.140 часть 1). Если увольнение идет сразу после отпуска, то расчет и документы выдаются сотруднику в последний рабочий денб.
Особенности компенсации
У каждого сотрудника есть право на ежегодный оплачиваемый отпуск и на момент ухода из компании по каким-либо причинам, часть отпуска может остаться неиспользованной. Есть случаи, когда он накопился за несколько лет.
Начисление не производится тем, кто:
- трудился по договору ГПХ;
- стаж работы в компании не больше двух недель.
Кроме этого, есть не стандартные отпуска, которые удлиняются для некоторых категорий работников, к примеру, врачи, педагоги и др. Отпускные при увольнении рассчитываются на базе протяженности отпуска с учетом удлинения. Он может быть 42 дня, 58 и др. В отпуск не входят праздничные дни.
Если сотрудник не хочет отдыхать, он может попросить работодателя просто оплатить эти дни. Для этого ему нужно обратиться в отдел кадров с заявлением, после чего будет издан приказ и произведена выплата. При этом запрещено заменять денежными выплатами следующий отпуск:
- ежегодный – несовершеннолетним работникам и беременным женщинам;
- за работу в опасных и вредных условиях – 7 календарных дней;
- учебный – так как он предоставляется для определенных целей.
Формула для расчета
Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается только после уточнения определенных нюансов:
- количество не потраченных дней;
- средний дневной заработок увольняющегося.
Согласно законодательству на 1 месяц расчетного периода предусмотрено 29,3 календарных дней. Расчетным периодом всегда считается 1 год, при этом месяц, в котором сотрудник увольняется, входит в него.
Если у работника расчетный период полностью охватывает отпуск по уходу за ребенком или декрет, то его нужно «отбросить» и взять данные за 12 месяцев, которые предшествуют этим периода.
Когда человек отработал в компании меньше года, то в расчет берутся только те месяцы, которые он числился на своей должности. Но основании письма Минтруда от 2 ноября 2018 году дни неиспользованного отпуска считаются за все время работы сотрудника в компании, даже если он составляет 10 лет и больше. Результат можно округлять, но только в большую сторону, т.е в пользу работника.
Теперь нужно рассчитать количество дней неиспользованного отпуска. Для этого есть формула:
При этом последний показатель рассчитывается по определенному правилу:
- отработано от 2 недель до 4 недель – месяц принимается к расчету как целый;
- если отработано меньше 2 недель – то в расчет этот период не берется;
- от 5,5 до 11 месяцев – при расчете округляется до 1 года в случае обоснованного увольнения (призыв на военную службу, ликвидация организации, направление на работу или учебу, признание непригодным к работе);
- 11 месяцев – округляется до полного года.
- Если при вычислении получается не целое число, его нужно округлить в большую сторону до круглого числа, т.е. не по правилам математики.
- Чтобы рассчитать сумму компенсации нужно перемножить количество неиспользованных дней и величину среднего заработка в день.
- При этом величину среднего заработка можно посчитать достаточно просто: взять сумму доходов за последние 12 месяцев, разделить ее на 12 и на 29,3 (среднее количество дней в месяце).
- Помните, что не все доходы сотрудника можно принимать к расчету. В него не войдут оплата командировки, больничного и отпуска.
Тонкости начисления выплаты
В любых правилах есть исключения. Расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении имеет некоторые нюансы.
- Работник уволился до окончания периода, за который он уже отгулял отпуск полностью. При расчете бухгалтер должен удержать излишне перечисленные деньги. Но в законодательстве предусмотрены основания, когда увольняющийся имеет право получить все деньги в полном объеме, тогда бухгалтер не имеет права удержать эти средства.
- Период отпуска имеет временные промежутки, которые не входят в трудовой стаж. Это начало отсчета года, которое следует за тем, которое включает такие промежутки. Сдвигать начало следующего года можно только тогда, когда продолжительность сдвига не больше 2 календарных недель.
Можно ли заменить прошлогодние дни отпуска на компенсацию?
В соответствии с Трудовым Кодексом компенсация за неиспользованные дни отпуска прошлого периода не положена. Также эти две недели можно использовать не по графику, написав заявление для согласования с руководством.
Если работник так и не отгуляет эти дни, то они могут быть начислены, как компенсация отпуска при увольнении.
Пример расчета
Сотрудница Егорова О.А. принята на работу в СПК «Никольский» 3 декабря 2021 года. Она подала в отдел кадров заявление на увольнение 25 мая 2023 года.
В отпуске Егорова была в июле, продолжительностью 28 календарных дней. У нее нет периодов, которые не включаются в стаж по отпускам.
Расчетный период стандартный – 12 месяцев и в данном случае он рассчитывается с мая 2022 года по апрель 2023. В это время бухгалтер рассчитал, что сотрудница заработала 632 400 рублей.
Теперь необходимо рассчитать стаж:
- С 3 декабря 2021 года по 2 декабря 2022 года – 1 год.
- С 3 декабря 2022 года по 2 мая 2023 года – 5 месяцев.
- С 3 мая 2023 года по 25 мая 2023 года – 22 дня, а это больше половины месяца, поэтому их можно округлить до 1 календарного месяца.
Получается, стаж составит 18 месяцев (12+5+1=18).
Далее нужно рассчитать количество дней отпуска с момента трудоустройства:
Затем рассчитывается количество дней отпуска, который не был использован:
Для расчета среднедневного заработка нужно:
- полностью отработано в расчетном периоде – 11 месяцев;
- июль Егорова отработала не полностью, поэтому следует посчитать количество дней отпуска 29,3/31*(31-28)=2,84;
- средний заработок составит: 632400/(29,3*11 месяцев+2,84 дня)=1945 рублей.
Сумма компенсации за неиспользованные 14 дне составит 27 230 рублей (1945*14). При выплате компенсации требуется удержать НДФЛ в размере 13%. Получается на карту сотрудник получит 23 691 рубль.