Дебиторская задолженность формируется из средств, которые покупатели и заказчики должны перечислить предприятию в оговоренные двусторонними соглашениями сроки. При просрочке денежных переводов необходимо инициировать переговорный процесс для досудебного урегулирования вопросов погашения долга. Если компромиссная схема действий выработана не будет, инициируется принудительное взыскание или после окончания срока исковой давности осуществляется списание дебиторской задолженности.
Какой тип долга может быть списан с баланса
Снять с баланса предприятия можно те виды задолженностей, которые признаны безнадежными. Это означает, что руководство фирмы-кредитора перепробовало все формы воздействия на должника, предпринимались попытки досудебного решения вопроса и принудительного истребования денег, но ни один вариант не завершился успехом. Отнесение долга в категорию безнадежных производится по нормам п. 2 ст. 266 НК РФ.
В каких случаях получений возмещение по долгу невозможно:
- должник официально прекратил заниматься предпринимательской деятельностью;
- фирма контрагента была исключена из списка ЕГРЮЛ;
- фактическое местонахождение заемщика не получается выяснить;
- нет достоверной информации об имущественном положении должника;
- в собственности у компании, которая должна погасить задолженность, нет достаточного объема ресурсов для принудительного взыскания всей суммы долга.
Если в роли должника выступает индивидуальный предприниматель, факт отсутствия о его деятельности записей в базе ЕГРИП не может стать основанием для списания долга. В отношении ИП действует норма о привлечении его к ответственности как во время предпринимательской деятельности, так и после завершения бизнес-практики. Частные коммерсанты отвечают по сформировавшимся долгам всем своим имуществом (обоснование – Письмо авторства Минфина от 16.09.2015 г. № 03-03-06/53157).
При истребовании долга с ИП списание дебиторки возможно при условии, что:
- физическое лицо объявлено банкротом;
- суд вынес решение о невозможности определить место пребывания должника;
- смерть предпринимателя.
При наличии взаимной дебиторской задолженности между двумя субъектами хозяйствования и невозможности погасить долг одной из сторон до списания необходимо произвести полный или частичный взаимозачет. В ситуации, когда после взаимозачета долгов за контрагентом остались непогашенные обязательства, нет возможности реструктуризировать их, долг относится в категорию просроченных и признается безнадежным.
Алгоритм действий при списании долга
Обязательства, признанные безнадежными, по которым истек срок подачи судебного иска, могут быть сняты с баланса путем отнесения их размера в расходы или за счет погашения средствами резерва сомнительных долгов. Пошаговая инструкция действий кредитора:
- На подготовительном этапе проводится инвентаризация расчетов, по итогам которой составляется акт по форме ИНВ-17.
- Руководитель компании издает распоряжение о ликвидации дебиторки.
- Бухгалтерская служба готовит бухгалтерскую справку, в которой прописывается подлежащая снятию с баланса сумма долга, критерии признания задолженности безнадежной к взысканию и реквизиты акта инвентаризации.
По списываемым долгам рекомендуется заранее подготовить всю оправдательную документацию – договор с контрагентом, переписка, выставленные претензии, накладные, счета, судебное решение, постановления ФССП, акты сверок и выписки ЕГРЮЛ. В бухгалтерском учете процедура списания реализуется двумя методами:
- При наличии резерва сомнительных долгов списание дебиторской задолженности отражают проводки Д63 – К62 или Д63 – К76. При превышении суммой задолженности размера резервного фонда непогашенный остаток относится в затраты Д91.2 – К62 или 76.
- При отсутствии резерва весь объем безнадежных долгов покрывается за счет издержек Д91.2 – К62 или 76.
В обоих случаях списанные суммы должны в течение 5 лет фиксироваться в данных забалансового учета на счете 007 (по дебету). На протяжении этого срока необходимо обеспечить сохранность оправдательной документации по списанному долгу. Аналитика на забалансовом счете ведется с привязкой к каждому контрагенту.
В налоговом учете право на уменьшение налогооблагаемой базы за счет списания дебиторки предоставлено компаниям, которые ведут расчет налогового обязательства по прибыли методом начисления. Для упрощенцев и лиц, применяющих ЕНВД, сумма снятого с учета обязательства не оказывает влияние на размер налога к уплате (обоснование – Письмо Минфина № 03-11-04/2/274, датированное 13.11.2007 г.). Норма актуальна для юридических лиц и ИП. При списании задолженности по договору, в рамках которого ранее был произведен авансовый платеж, необходимо восстановить принятый к вычету НДС.