Из действующего законодательства не так-то просто понять, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников. Но в нашем обзоре мы находим все ответы.

Сроки

Основной нормативный документ, которым надо руководствоваться в данном вопросе, это Закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ <Об архивном деле в России˃ в редакции от 18 июня 2017 года (Закон № 127-ФЗ).

Согласно новой редакции статьи 22.1 этого закона, сроки хранения личных дел уволенных работников таковы:

  • 75 лет, если делопроизводство завершено до 01.01.2003 года;
  • 50 лет, если делопроизводство завершено после 01.01.2003 года.

Когда данный срок хранения архивных документов истёк, закон предписывает провести экспертизу их ценности и далее решить: оставить на своём месте или уничтожить.

Заметим, что действующее законодательство и, в частности, ст. 22.1 упомянутого Закона № 125-ФЗ, не делают принципиального акцента на том, по какой причине сотрудник выбыл из организации – уволен, ушёл сам, умер и др. Отсюда делаем вывод, что хранение личных дел уволенных сотрудников подчиняется общим срокам.


Соблюдайте 3 важных правила:

  1. Если сотрудник уходит с предприятия, то личное дело закрывают в день его увольнения.
  2. Личные дела сдают в архив не позже чем спустя 3 года после их завершения в делопроизводстве.
  3. Личные дела содержат персональные данные сотрудников. С 01.07.2017 ответственность за нарушения взаимодействия с ними ужесточена.

Также см. «Персональные данные: ужесточение ответственности для работодателей с 1 июля 2017 года».

Особые случаи

Учтите, что в законе есть оговорка. Так, указанные сроки не применяют, если действующими перечнями архивных документов для документов по личному составу установлен другой период хранения.

Так, на основании статьи 656 <Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения˃ (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) необходимо на постоянной основе хранить в архиве личные дела:

  • главы предприятия;
  • членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации;
  • членов (депутатов) представительных органов всех уровней власти в России;
  • сотрудников, которые имеют государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания.

Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу надо хранить 75 лет (ст. 667 указанного Перечня).

Книги, журналы, карточки учета личных дел держат в архиве 75 лет (ст. 695 Перечня Минкультуры).

Если речь идет о прохождении госслужбы, но не государственной гражданской, то личные дела соответствующий госорган хранит так же в течение 75 лет после прекращения службы. Проводить экспертизу ценности документов после окончания этого срока тоже необходимо.

Правила

От того, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников, в первую очередь, зависит возможность последних подтвердить соответствующие отметки в своих трудовых книжках. Если вдруг бывший сотрудник сделает запрос, а предприятие уже окончательно избавилось от документов по нему, налицо нарушение нанимателем законодательства об архивном деле.

За несоблюдение рассмотренных в начале статьи сроков на кадровика могут наложить штраф до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).

Также см. «Сколько времени нужно хранить бухгалтерские документы».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.