Пошаговая инструкция для расчета количества дней отпуска, оставшегося неиспользованным
Для вашего удобства мы разработали пошаговую инструкцию, которая поможет рассчитать количество дней неиспользованного отпуска. Она включает:
Шаг 1. Расчет общего стажа работы, который дает право на ежегодный отпуск.
Шаг 2. Определение периода времени, за которое необходимо рассчитать и выплатить компенсацию.
Шаг 3. Расчет накопленного количества дней ежегодного отпуска.
Шаг 4. Определение количества дней использованного ежегодного отпуска.
Шаг 5. Расчет количества дней неиспользованного ежегодного отпуска.
Рассмотрим эти шаги подробнее.
Стаж, дающий право на отпуск
Стаж, который применяют для определения права на отпуск, используют также для расчета дней неиспользованного ежегодного отпуска при его компенсации. Об этом говорит письмо Минтруда России от 18.10.2016 № 14-2/В-1045, а также ст. 121 ТК РФ.
Начало отсчета – это день, в который работник трудоустроился на работу.
Кроме того, рекомендуем обратиться еще к одной нашей публикации «Как правильно рассчитать количество дней отпуска для компенсации при увольнении», в которой подробно расписаны периоды, которые включают в отпускной стаж и исключают из него.
Для лучшего понимания дополнительно рассмотрим пример:
ПРИМЕР
Слесарь Панов О.М. принят на работу 18.05.2018, увольняется – 11.03.2021 г.
В течение периода работы Панов О.М. брал отпуска:
- 21 день – административный отпуск с 15.06.2018 по 05.07.2018 в связи с похоронами родителей;
- 28 дней – очередной отпуск с 04.07.2019 по 31.07.2019;
- 28 дней – очередной отпуск с 07.08.2020 по 03.09.2020.
За время работы слесарь брал больничные:
- с 1 по 13 декабря 2019;
- с 18 по 25 марта 2020.
Проанализировав представленные данные, из отпускного стажа нужно исключить 7 дней административного отпуска (21 день – 14 дней), тем самым продлив на эти 7 дней первый год работы. Периоды ежегодного отпуска и временной нетрудоспособности входят в стаж.
Поэтому рабочими годами у Панова О.М. будут:
- с 18.08.2018 по 24 мая 2019 (17 мая + 7 дней) – 1 год;
- с 25 мая 2019 по 24 мая 2020 – 1 год;
- с 25 мая 2020 по 11.03.2021 – 9 месяцев и 16 дней.
В итоге, стаж для расчета компенсации за неиспользованный отпуск равен 2 года 9 месяцев и 16 дней.
Период, за который необходимо сделать расчет компенсации
Неполностью отработанные месяцы нужно округлять до целых определенным образом: если в месяце отработано 15 дней и более – округляем до целого месяца, а если отработано 14 дней или менее – данный месяц в расчет не берем.
Исходя из данных примера, период для расчета компенсации равен 2 годам и 10 месяцам.
Также следует учитывать, что за 12 месяцев принимаем период, за который надо сделать расчет дней компенсации при увольнении, в следующих случаях при первом годе работы:
- когда стаж работы в компании равен 10,5 месяцев и более;
- когда стаж работы в компании равен 5,5 месяцев и более – при увольнении по особым обстоятельствам.
Количество дней отпуска, накопленных работником
По общим правилам ч. 1 ст. 115 ТК РФ за каждый год работы в компании работнику положено 28 календарных дней отпуска. Или, другими словами, 2,33 дня за каждый отработанный в компании месяц. Этот подход разъясняет письмо Роструда от 31.10.2008 № 5921-ТЗ.
Например, сотрудник отработал в компании только 5 месяцев и не был ни разу в отпуске. Так, он уже заработал себе 11,65 дней отпуска (5 месяцев × 2,33 дня). И если бы он решил уволиться, компенсация ему была бы начислена именно за 11,65 дней отпуска.
Были некоторые недопонимания, касающиеся предоставления дополнительного отпуска. Эти спорные моменты сняли письма Роструда от 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1, Минтруда России от 18.08.2017 № 14-2/В-761, Государственной инспекции труда в г. Москве от 02.12.2019 № 77/10-39553-ОБ/18-1299.
Но данная официальная позиция не касалась расчета компенсации за неиспользованный дополнительный отпуск. Особых разъяснений по этому поводу нет. Поэтому применяем общий порядок расчета компенсации за неиспользованный дополнительный отпуск.
Количество дней использованного отпуска
Количество дней, которые работник находился в отпуске, всегда можно взять из учетной программы, в которой ведут расчет заработной платы. Всегда можно уточнить эти данные в отделе кадров, запросив личные карточки сотрудников. Это делают и в случае сбоя программного обеспечения или в случае ручного учета заработной платы. Причем в личной карточке есть информация о всех видах отпусков – и об оплачиваемых, и об административных.
Количество дней неиспользованного отпуска
Количество дней неиспользованного отпуска считают просто: для этого надо из накопленного отпуска вычесть использованный. Эта логичная формула рекомендована также в письме Минтруда России от 28.10.2016 № 14-1/В-1074.
Стоит отметить, что округления количества дней неиспользованного отпуска законом не установлено. Однако делать это можно, но не в ущерб работнику.
Если сотруднику положена компенсация за 11,42 дня, то нельзя оплатить ему только 11 дней, применив арифметическое правило округления. При таком расчете работник потеряет свои 0,42 дня. А вот если округлите 11,42 дня до целых 12 дней и начислите компенсацию за отпуск за 12 дней, нарушения нет.
Напомним: если человек отработал в компании по какой-то причине менее 15 дней, компенсация за отпуск ему не положена. Однако можно установить в коллективном договоре иное условие и оговорить там выплату компенсации. Это так же не будет ухудшать условия для работников.
Итоги
Расчет дней отпуска при увольнении – дело несложное, если внимательно изучили эту статью. Пошаговый метод поможет в работе.