Разберем, какие именно изменения произошли в законодательстве, что желательно учитывать при составлении путевого листа в 2024 году. Также приведем актуальные бланки и образцы заполнения путевых листов в 2024 году для легковых и грузовых автомобилей.
Нововведения по оформлению путевых листов
Сначала отметим, что составлять путевой лист обязаны все индивидуальные предприниматели и юридические лица, деятельность которых связана с грузоперевозками и/или пассажирскими перевозками. То же относится к фирмам, предоставляющим транспортные средства в аренду (вместе с экипажем). Если арендуется только автомобиль, обязанность за наличие путевого листа возлагается на арендатора.
В 2023 году в порядке оформления документа произошло несколько изменений:
- 03.2023 г. Согласно Приказу Минтранса №390 от 28.09.2022 г. теперь необязательно в путевой лист вносить наименование и номер документа. Исключение составляют случаи, когда его используют для подтверждения расходов. Также отменили ведение журнала учета путевых листов. Информацию о собственнике транспорта заменили на сведения о компании, предоставившей документ
- 02.2023 г. Согласно Приказу ФНС №ЕД-7-26/116@ от 17.02.2023 г. был утвержден новый формат путевого листа – электронный. Теперь можно подготовленный документ отправлять контрагентам через системы ЭДО (электронный документооборот). Одновременно ввели обязанность операторов ЭДО передавать сведения в ГИС ЭПД. Подписывать документы в цифровом формате положено при помощи квалифицированной или неквалифицированной усиленной ЭЦП.
- 09.2023 г. Согласно Приказу Минтранса №159 от 05.05.2023 г. в путевой лист требуется вносить сведения о СНИЛС гражданина, управляющего транспортным средством, и номер водительского удостоверения. Один документ будет действовать на все рейсы, завершенные внутри одного рабочего дня или на один многодневный рейс, если предполагается перевозка грузов/людей на одном транспорте, без перегрузки/пересадки на другой.
ИНТЕРЕСНО! Отметим, что от владельцев и руководителей бизнеса стали поступать однотипные вопросы. Так, многие интересуются, будет ли законным оформить один путевой лист, например, на месяц. Здесь рекомендуем отталкиваться от комментариев Минтранса, предоставленных в Письме №ДЗ-514-ПГ от 04.04.2019 г. Специалисты ведомства считают, что организация вправе оформить документ на полный месяц независимо от количества рейсов. Главное, чтобы в нем были все отметки, обязательные для ежедневого путевого листа – это даты, в которые осуществляются рейсы, показания одометра авто перед каждым, отметки о прохождении водителем медосмотра, контроле технического состояния транспортного средства. Исходя из этого предприятие вправе составить путевой лист на срок свыше месяца (п. 3 Приказа Минтранса №390 от 28.09.2022 г.). Никаких формальных ограничений для такой процедуры нет.
В электронном путевом листе стало проще корректировать сведения о водителях, марке или модели прицепа/полуприцепа, их регистрационных номерах. Также есть возможность вносить данные о предрейсовых и послерейсовых осмотров сотрудников, если с ними проводили дистанционные процедуры через телемедицинские технологии. При переходе на электронный документооборот важно заблаговременно закрепить новый формат в учетной политике организации.
При составлении отчетов по расходам ГСМ, фактически отработанному времени водителями нужно учитывать сведения, полученные из путевого листа. Именно этот документ является легитимным подтверждением перечисленного. Оформлять его обязательно нужно в соответствии с Приказом Минтранса №390 от 28.09.2022 г.
Внимание!
Реквизиты и бланки путевых листов в 2024 году
| Бланк путевого листа специального автомобиля (на основе формы № 3 спец.) | Пример заполнения путевого листа специального автомобиля (на основе формы № 3 спец.) |
Нюансы учета, если транспорт использует только руководитель
Немало вопросов у представителей бизнеса возникает относительно транспортных средств, которые находятся в постоянном пользовании директора (когда наемный персонал не относится никак не относится к технике). В этом случае обязательно только отметка о прохождении медосмотра, она важна при проверке документов сотрудниками ГИБДД. Техосмотр понадобится только тем, кто перевозит грузы и/или пассажиров.
Формально предприятие вправе учитывать фактические затраты на горюче-смазочные материалы в расходах организации. Но важно, чтобы имелось подтверждение, что руководитель пользовался автомобилем для решения предпринимательских задач. Специалисты ФНС рекомендуют немного доработать типовую форму путевого листа и внести в шаблон дополнительный реквизит: маршрут следования. В Приказе Минтранса №390 от 28.09.2022 г. такая информация отсутствует.
имейте в виду
Несмотря на это бухгалтерия включает в расходы предприятия лизинговые платежи и списывает амортизацию. В подобных случаях, чтобы доказать использование авто в предпринимательской деятельности, достаточно оформлять хотя бы разовые путевые листы (в соответствии с нормами ст. 171 и 252 Налогового Кодекса РФ).
Ответственность предприятий за нарушения работы с путевыми листами
Если организация, по характеру своей деятельности имеет обязанность оформлять путевой лист, но этого не делает, ее могут привлечь к административной ответственности. Согласно ст. 12.3 КоАП РФ водителей штрафуют на суммы до 500 рублей, а ответственных лиц, уже по ст. 15.11 КоАП РФ, до 5-10 тысяч рублей.
Также наказание возможно за отсутствие отметок о прохождении предрейсового осмотра. В такой ситуации ответственные лица и индивидуальные предприниматели штрафуются на суммы 15-25 тысяч рублей, а юридические лица – на 110-130 тысяч рублей. Отсутствии в документе сведений о ТО для водителя может обернуться штрафом в 3 тысячи рублей (для должностных лиц сумма выше, 5 тысяч рублей, а для юридических лиц и ИП – 30 тысяч рублей).
обратите внимание!
При выявлении факта искусственного занижения налоговой базы штраф будет равен 20% недоимки (минимальная сумма санкций составляет 40 тысяч рублей независимо от размера недоплаты). Таких последствий можно избежать, если изначально наладить бухгалтерский учет в соответствии с новыми правилами, перейти на электронный документооборот, существенно упрощающий работу с документами (корректировку, внесение новых данных и т.д.).
Образцы некоторых путевых листов
Образец путевого листа легкового автомобиля на день
Образец путевого листа легкового автомобиля на месяц
Образец путевого листа грузового автомобиля
