Автор:

Как вести и заполнять журнал учета счетов-фактур: инструкция

В этой статье представлена методичка, которая поможет разобраться, как правильно вести и заполнять журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. Это пошаговая инструкция с основными правилами и порядком, как заполнять журнал счетов-фактур вместе с примером (образцом) заполнения. Также приводим форму журнала счетов-фактур, бланк которого можно бесплатно скачать.

Какую форму использовать

Действующий бланк журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур (далее – журнал учёта) утверждён Приложением № 3 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

Этим же постановлением Правительства России утверждён порядок заполнения журнала учёта счетов-фактур (разд. II к Приложению № 3, далее – Порядок).

Структура журнала счетов-фактур

Он состоит из двух таблиц, каждая их которых включает 19 столбцов. Это:

Часть 1 – выставленные счета-фактуры Подлежат единой регистрации счета-фактуры (в т. ч. исправленные, корректировочные), составленные за истекший налоговый период на бумаге или в электронном виде
Часть 2 – полученные счета-фактуры Аналогично + полученные, в т. ч. после завершения истекшего налогового периода, в котором был составлен счет-фактура покупателю, но до срока сдачи декларации или необходимости представления журнала учета

В сделках с посредниками помимо счетов-фактур также могут фигурировать универсальные передаточные документы. Как зарегистрировать УПД в журнале учета счетов-фактур, смотрите в КонсультантПлюс:

Регистрировать УПД в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур должны только комиссионеры (агенты), которые действуют от своего имени в интересах других лиц, экспедиторы и застройщики (п. 3.1 ст. 169 НК РФ, п. 1 Правил ведения журнала учета счетов-фактур).

Читать полностью.

Кто ведёт и заполняет

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур применяют при расчетах по НДС. Его ведут за налоговый период на бумаге либо электронно только в случае выставления и/или получения счетов-фактур при:

  • ведении предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров комиссии (субкомиссии), агентских (субагентских) договоров, предусматривающих реализацию и/или приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав от имени комиссионера (субкомиссионера), агента (субагента), договоров транспортной экспедиции;
  • выполнении функций застройщика.

В последнем случае это:

  • плательщики НДС, в т. ч. исполняющие обязанности налоговых агентов;
  • лица, освобожденные от обязанностей плательщика, связанных с исчислением и уплатой НДС;
  • лица, не являющиеся плательщиками НДС.
Плательщики НДС и лица, не являющиеся плательщиками налога, по договорам транспортной экспедиции ведут журнал учета только в случае приобретения товаров (работ, услуг) от своего имени, стоимость которых не включают в расходы в соответствии с условиями заключенных договоров (т. е. при определении налоговой базы в доходах учитывают только вознаграждения при исполнении этих договоров).

Как агент по агентскому договору ведет журнал учета счетов-фактур, смотрите в КонсультантПлюс:

Порядок выставления счетов-фактур и ведения журнала учета счетов-фактур агентом зависит от условий агентского договора: … (читать далее).

Общие правила ведения

В журнале учета не регистрируют счета-фактуры, выставленные налогоплательщиками (комиссионерами, агентами, экспедиторами, застройщиками или заказчиками, выполняющими функции застройщика) комитенту (принципалу), покупателю (клиенту, инвестору) на вознаграждения при исполнении указанных договоров.

Журнал учета не ведут в случаях реализации комиссионером (агентом) товаров (работ, услуг), имущественных прав:

  • лицам, не являющимся плательщиками НДС, и плательщикам, освобожденным от обязанностей, связанных с исчислением и уплатой налога, если по письменному согласию сторон сделки счета-фактуры не составляют (подп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ);
  • на территории РФ иностранными лицами, не состоящими на учете в качестве налогоплательщиков (п. 5 ст. 161 НК РФ),

Посредник (агент) также может приобретать услуги у иностранного исполнителя, местом реализации которых закон признаёт территорию России. Значит, он налоговый агент по НДС и обязан регистрировать счета-фактуры в журнале учета. Какие его заполнить, разъясняет КонсультантПлюс:

Если посредник (агент) приобретает у иностранного лица работы (услуги), местом реализации которых признается территория РФ, то он обязан удержать из доходов, перечисляемых иностранному поставщику, сумму НДС и перечислить ее в бюджет в качестве налогового агента (п. 2 ст. 161 Налогового кодекса РФ).

Читать готовое решение полностью.

В журнале учета в шапке обязательно указывают:

  • полное или сокращенное наименование налогоплательщика в соответствии с учредительными документами или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, лица, не являющегося плательщиком;
  • ИНН и КПП;
  • налоговый период, за который составлен журнал учета.

Как правильно заполнить шапку журнала учета счетов-фактур, смотрите в КонсультантПлюс здесь.

Контроль за правильностью ведения журнала учета, составленного:

  • организацией – осуществляет руководитель (уполномоченное им лицо);
  • ИП (уполномоченным им лицом) – этот предприниматель.
Журнал учета на бумаге или в электронном виде хранят не менее 4-х лет с даты последней записи.

Заполнение части 1 «Выставленные счета-фактуры»

Графа 1

Порядковый номер записи счета-фактуры (в т. ч. корректировочного), исправленного счета-фактуры (в т. ч. корректировочного), выставленных:

  • комиссионером (агентом) – реализующим от своего имени товары (работы, услуги), имущественные права покупателю;
  • комиссионером (агентом) – на сумму оплаты/частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), передачи имущественных прав покупателю;
  • комиссионером (агентом) – при приобретении им от своего имени для комитента (принципала) товаров (работ, услуг), имущественных прав комитенту (принципалу);
  • комиссионером (агентом) – на сумму оплаты/частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), передачи имущественных прав комитенту (принципалу);
  • комиссионером (агентом) продавцу – при возврате продавцу принятых налогоплательщиком-комитентом (принципалом) на учет товаров в случае приобретения комиссионером (агентом) товаров от своего имени для комитента (принципала);
  • комиссионером (агентом) комитенту (принципалу) – при возврате комитенту (принципалу) принятых налогоплательщиком-покупателем на учет товаров в случае реализации комиссионером (агентом) товаров от своего имени покупателю;
  • экспедитором – при приобретении им от своего имени для клиента товаров (работ, услуг), имущественных прав покупателю (клиенту);
  • экспедитором – на сумму оплаты/частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), приобретения имущественных прав покупателю (клиенту);
  • застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика, – при приобретении ими от своего имени для покупателя (инвестора) товаров (работ, услуг), имущественных прав покупателю (инвестору);
  • застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика, – на сумму оплаты/частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), имущественных прав покупателю (инвестору).

Графа 3

Код вида операции по Перечню, утвержденному приложением к приказу ФНС от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136. Полностью все коды в таблице смотрите в отдельном файле здесь.

В случае одновременного отражения нескольких операций в счете-фактуре (в т. ч. корректировочном), в исправленном счете-фактуре (в т. ч. корректировочном) указывают одновременно несколько кодов через разделительный точку с запятой.

При экспорте товаров в журнале учета счетов-фактур нужно указывать соответствующие коды видов операций. Все эти коды перечислены в КонсультантПлюс:  

Если вы комиссионер или агент и от своего имени продаете на экспорт товары комитента (принципала), то эти операции отражайте в журнале учета счетов-фактур в обычном порядке. Для них используйте следующие коды (пп. 1 п. 1 ст. 164 НК РФ, пп. “в” п. 7, пп. “в” п. 11 Правил ведения журнала учета счетов-фактур, Перечень кодов видов операций по НДС): … (читать далее).

Графа 4

Порядковый номер и дата составления счета-фактуры, указанные в её строке 1

Графа 5

Порядковый номер и дата исправления счета-фактуры, указанные в строке 1а счета-фактуры.

При заполнении этой графы в графе 4 указывают данные из строки 1 счета-фактуры.

Не заполняют в случае отсутствия данных, отраженных в строке 1а счета-фактуры.

Графа 6

Порядковый номер и дата составления корректировочного счета-фактуры, указанные в его строке 1.

При заполнении этой графы в графе 4 указывают номер и дату составления счета-фактуры согласно строке 1б корректировочного счета-фактуры.

Графа 7

Порядковый номер и дата исправления корректировочного счета-фактуры, указанные в строке 1а корректировочного счета-фактуры.

Не заполняют в случае отсутствия данных, отраженных в строке 1а корректировочного счета-фактуры.

Графа 8

Наименование покупателя, указанное в строке 6 счета-фактуры/исправленного счета-фактуры (в строке 3 корректировочного счета-фактуры/исправленного корректировочного счета-фактуры).

Графа 9

Идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет налогоплательщика-покупателя, указанные в строке 6б счета-фактуры, исправленного счета-фактуры (в строке 3б корректировочного/исправленного корректировочного счета-фактуры).

Графа 10

Наименование продавца, указанного в графе 8 части 2 журнала учета.

Указывают наименование продавца при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав:

  • комиссионером (агентом) от своего имени для комитента (принципала);
  • экспедитором, застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика, – для покупателя (клиента, инвестора).

В этой графе также указывают наименование продавца-комитента (принципала), указанного в графе 8 части 2, – при реализации комиссионером (агентом) от своего имени товаров (работ, услуг), имущественных прав покупателю.

Графа 11

Идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет налогоплательщика-продавца из графы 10.

Не заполняется при отражении:

  • по счету-фактуре, составленному налоговым агентом при приобретении товаров (работ, услуг) у иностранного лица, не состоящего на учете в налоговом органе;
  • таможенных деклараций в отношении ввозимых товаров;
  • заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов.

Графа 12

Номер счета-фактуры и дата составления полученного счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры), указанные в строке 1 счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры), отражаемые в графе 4 (графе 6) части 2 журнала учета.

Указывают номер и дату счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры), выставленного:

  • продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав, указанным в графе 10 при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав комиссионером (агентом) от своего имени – для комитента (принципала), составленного налоговым агентом;
  • экспедитором и застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика – для покупателя (клиента, инвестора).

СИТУАЦИЯ

КАК ЗАПОЛНЯТЬ

Составление счета-фактуры экспедитором, застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика, приобретающими у 2-х и более продавцов товары (работы, услуги), имущественные права от своего имени Также указывают:

  • регистрационный номер таможенной декларации в отношении ввозимых товаров;
  • номер и дату заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов.
Заполнение комиссионером (агентом), реализующим товары (работы, услуги), имущественные права от своего имени покупателю Номер и дата счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры), выставленного продавцом-комитентом (принципалом), указанным в графе 10 части 1 журнала учета, комиссионеру (агенту)

В графах 10-12 отражают сведения из счетов-фактур (таможенных деклараций, заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов):

  • полученных комиссионером (агентом), экспедитором, застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика, от продавца (продавцов);
  • составленных указанными лицами при исполнении ими обязанностей налогового агента при приобретении товаров (работ, услуг) у иностранного лица, не состоящего на учете в налоговом органе.

Графа 13

Наименование и код валюты – в соответствии с Общероссийским классификатором валют (утв. постановлением Госстандарта России от 25.12.2000 № 405-ст), указанные в строке 7 счета-фактуры/исправленного счета-фактуры (в стр. 4 корректировочного/исправленного корректировочного счета-фактуры).

Графа 14

Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав по счету-фактуре из графы 9 по строке «Всего к оплате» счета-фактуры, исправленного счета-фактуры.

СИТУАЦИЯ

КАК ЗАПОЛНЯТЬ

Отражение показателей по корректировочному счету-фактуре (в т. ч. исправленному) Не заполняют
Отражение данных таможенной декларации в отношении ввозимых товаров Стоимость этих товаров, отраженная в учете
Отражение данных заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов Налоговая база, указанная в графе 15 заявления
Отражение в счете-фактуре, составленном комиссионером (агентом) при реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени, данных в отношении собственных товаров и реализуемых по договору комиссии (агентскому договору) с одним комитентом (принципалом) Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав из графы 9 строки «Всего к оплате» счета-фактуры
Регистрация счета-фактуры, составленного комиссионером (агентом), реализующим от своего имени товары (работы, услуги), имущественные права 2-х и более комитентов (принципалов) Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав из графы 9 строки «Всего к оплате» по каждому счету-фактуре, выставленному комитентом (принципалом) комиссионеру (агенту)
Регистрация счета-фактуры, составленного комиссионером (агентом), экспедитором, застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика, приобретающими товары (работы, услуги), имущественные права от своего имени для 2-х и более комитентов (принципалов), покупателей (клиентов, инвесторов). Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав из графы 9 строки «Всего к оплате» каждого счета-фактуры, выставленного продавцами в доле, предъявленной каждому комитенту (принципалу), покупателю (клиенту, инвестору).

Графа 15

Сумма НДС по счету-фактуре, указанная в графе 8 по строке «Всего к оплате» счета-фактур/исправленного счета-фактуры.

СИТУАЦИЯ

КАК ЗАПОЛНЯТЬ

Отражение показателей по корректировочному счету-фактуре (в т. ч. исправленному) Не заполняют
Отражение данных таможенной декларации в отношении ввозимых товаров Сумма НДС из колонки «Сумма» по коду вида таможенного платежа 5010 графы 47 основного и/или добавочных листов декларации
Отражение данных заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов Сумма НДС из графы 20 заявления
Отражение в счете-фактуре, составленном комиссионером (агентом) при реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени, данных в отношении собственных товаров и реализуемых по договору комиссии (агентскому договору) с одним комитентом (принципалом) Сумма НДС в отношении товаров (работ, услуг), имущественных прав, реализуемых по договору комиссии (агентскому договору)
Регистрация счета-фактуры, составленного комиссионером (агентом), реализующим от своего имени товары (работы, услуги), имущественные права 2-х и более комитентов (принципалов) Сумма НДС из графы 8 по строке «Всего к оплате» по каждому счету-фактуре, выставленному комитентом (принципалом) комиссионеру (агенту)
Регистрация счета-фактуры, составленного комиссионером (агентом), экспедитором, застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика, приобретающими товары (работы, услуги), имущественные права от своего имени для 2-х и более комитентов (принципалов), покупателей (клиентов, инвесторов). Сумма НДС из графы 8 по строке «Всего к оплате» каждого счета-фактуры, выставленного продавцами в доле, предъявленной каждому комитенту (принципалу), покупателю (клиенту, инвестору).

Графа 16

Разница, отражающая уменьшение стоимости товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом НДС из графы 9 по строке «Всего уменьшение (сумма строк Г)» корректировочного счета-фактуры (в т. ч. исправленного).

Графа 17

Разница, отражающая увеличение стоимости товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом НДС из графы 9 по строке «Всего увеличение (сумма строк В)» корректировочного счета-фактуры (в т. ч. исправленного).

Графа 18

Разница, отражающая увеличение НДС из графы 8 по строке «Всего уменьшение (сумма строк Г)» корректировочного счета-фактуры (в т. ч. исправленного).

Графа 19

Разница, отражающая увеличение НДС из графы 8 по строке «Всего увеличение (сумма строк В)» корректировочного счета-фактуры (в т. ч. исправленного).

Особенности заполнения части 1

Они следующие:

  • при регистрации счета-фактуры комиссионером (агентом), экспедитором, застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика, приобретающими у 2-х и более продавцов товары (работы, услуги), имущественные права от своего имени, в графах 10-15 указывают в отдельных позициях соответствующие данные из счетов-фактур, выставленных продавцами (в т. ч. при получении оплаты/частичной оплаты в счет предстоящих поставок). Данные в графе 15 по каждому комитенту (принципалу), покупателю (клиенту, инвестору) в сумме должны соответствовать графе 8 по строке «Всего к оплате» счета-фактуры;
  • при отражении показателей по счету-фактуре (в т. ч. исправленному) графы 16-19 не заполняют;
  • при регистрации исправленного счета-фактуры (в т. ч. корректировочного) в графах 8-19 указывают исправленные данные. Если данные в графах 8-19 не исправлялись, в соответствующих графах указывают данные, отраженные в счете-фактуре (в т. ч. корректировочном) до внесения в него исправлений;
  • при выставлении счетов-фактур (в т. ч. корректировочных), исправленных счетов-фактур (в т. ч. корректировочных) на товары (работы, услуги), имущественные права, в которых одновременно отражены операции, облагаемые НДС 10 и 20%, в графах 15, 18 или 19 соответственно указывают общую итоговую сумму налога по таким счетам-фактурам.

Заполнение части 2 «Полученные счета-фактуры»

Графа 1

Порядковый номер записи счета-фактуры (в т. ч. корректировочного), исправленного счета-фактуры (в т. ч. корректировочного), полученных:

  • комиссионером (агентом), реализующим от своего имени товары (работы, услуги), имущественные права – от комитента (принципала);
  • комиссионером (агентом) на сумму оплаты/частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), передачи имущественных прав – от комитента (принципала);
  • комиссионером (агентом) при приобретении им от своего имени для комитента (принципала) товаров (работ, услуг), имущественных прав – от продавца этих товаров (работ, услуг), имущественных прав;
  • комиссионером (агентом) на сумму оплаты/частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), передачи имущественных прав – от продавца;
  • комиссионером (агентом) от налогоплательщика-покупателя (комитента, принципала) в связи с возвратом продавцу принятых покупателем на учет товаров в случае приобретения комиссионером (агентом) от своего имени для комитента (принципала) товаров;
  • комиссионером (агентом) от налогоплательщика-покупателя в связи с возвратом продавцу-комитенту (принципалу) принятых покупателем на учет товаров в случае реализации комиссионером (агентом) от своего имени покупателю товаров;
  • экспедитором – при приобретении им от своего имени для клиента товаров (работ, услуг), имущественных прав от продавца этих товаров (работ, услуг), имущественных прав;
  • экспедитором – на сумму оплаты/частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), приобретения имущественных прав от продавца;
  • застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика, – при приобретении ими от своего имени для покупателя (инвестора) товаров (работ, услуг), имущественных прав от продавца этих товаров (работ, услуг), имущественных прав;
  • застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика, – на сумму оплаты/частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), имущественных прав от продавца.

Графа 3

Код вида операции по Перечню, утвержденному приложением к приказу ФНС от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136. Полностью все коды в таблице смотрите в отдельном файле здесь.

В случае одновременного отражения нескольких операций в счете-фактуре (в т. ч. корректировочном), в исправленном счете-фактуре (в т. ч. корректировочном) указывают одновременно несколько кодов через разделительный точку с запятой.

Графа 4

Порядковый номер и дата составления счета-фактуры, указанные в её строке 1.

СИТУАЦИЯ

ЧТО УКАЗЫВАТЬ

Отражение данных таможенной декларации в отношении ввозимых товаров Регистрационный номер декларации либо деклараций через точку с запятой
Отражение данных заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов Номер и дата заявления либо номера через точку с запятой
При приобретении товаров (работ, услуг) у иностранного лица, не состоящего на учете в налоговом органе Номер и дата счета-фактуры, составленного налоговым агентом

Графа 5

Порядковый номер и дата исправления счета-фактуры, указанные в строке 1а счета-фактуры.

При заполнении этой графы в графе 4 указывают данные из строки 1 счета-фактуры.

Не заполняют в случае отсутствия данных, отраженных в строке 1а счета-фактуры.

Графа 6

Порядковый номер и дата составления корректировочного счета-фактуры, указанные в его строке 1.

При заполнении этой графы в графе 4 указывают номер и дату составления счета-фактуры согласно строке 1б корректировочного счета-фактуры.

Графа 7

Порядковый номер и дата исправления корректировочного счета-фактуры, указанные в строке 1а корректировочного счета-фактуры.

Не заполняют в случае отсутствия данных, отраженных в строке 1а корректировочного счета-фактуры.

Графа 8

Наименование налогоплательщика-продавца, указанное в строке 2 счета-фактуры/исправленного счета-фактуры (в строке 2 корректировочного счета-фактуры/исправленного корректировочного счета-фактуры).

Графа 9

Идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет налогоплательщика-продавца, указанные в строке 2б счета-фактуры/исправленного счета-фактуры (в строке 2б корректировочного/исправленного корректировочного счета-фактуры).

Не заполняют при отражении данных:

  • по счету-фактуре, составленному налоговым агентом, при приобретении товаров (работ, услуг) у иностранного лица, не состоящего на учете в налоговом органе;
  • таможенных деклараций, заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов;

Графа 10

Наименование субкомиссионера (субагента) – указывают в случае приобретения и/или реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав от имени субкомиссионера (субагента).

Графа 11

Идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет субкомиссионера (субагента), указанного в графе 10.

Графа 12

Комиссионер (агент), а также экспедитор, застройщик или заказчик, выполняющий функции застройщика, указывают следующие коды вида сделки:

  • 1 – при приобретении от своего имени для комитента (принципала), покупателя (клиента, инвестора) товаров (работ, услуг), имущественных прав;
  • 2 – при реализации от своего имени товаров (работ, услуг), имущественных прав покупателю;
  • 3 – при возврате продавцу налогоплательщиком-покупателем (комитентом, принципалом, покупателем-инвестором) принятых им на учет товаров в случае приобретения товаров комиссионером (агентом), застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика, от своего имени для комитента (принципала, покупателя-инвестора);
  • 4 – при возврате продавцу (комитенту, принципалу) налогоплательщиком-покупателем принятых им на учет товаров в случае реализации комиссионером (агентом) от своего имени товаров покупателю.

Графа 13

Наименование и код валюты – в соответствии с Общероссийским классификатором валют (утв. постановлением Госстандарта России от 25.12.2000 № 405-ст), указанные в строке 7 счета-фактуры/исправленного счета-фактуры (в строке 4 корректировочного/исправленного корректировочного счета-фактуры).

Графа 14

Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав по счету-фактуре из графы 9 по строке «Всего к оплате» счета-фактуры, исправленного счета-фактуры.

СИТУАЦИЯ

КАК ЗАПОЛНЯТЬ

Отражение показателей по корректировочному счету-фактуре (в т. ч. исправленному) Не заполняют
Отражение данных таможенной декларации в отношении ввозимых товаров Стоимость этих товаров, отраженная в учете
Отражение данных заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов Налоговая база, указанная в графе 15 заявления
Отражение в счете-фактуре данных в отношении собственных товаров (работ, услуг), имущественных прав и данных в отношении товаров (работ, услуг), имущественных прав, приобретаемых комиссионером (агентом), экспедитором, застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика, от своего имени по договору комиссии (агентскому договору), договору транспортной экспедиции, а также приобретаемых при выполнении функций застройщика Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав из графы 9 по строке «Всего к оплате» счета-фактуры
Получение счетов-фактур комиссионером (агентом) от 2-х и более комитентов (принципалов), реализующих товары (работы, услуги), имущественные права от своего имени Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав по каждому комитенту (принципалу)

Графа 15

Сумма НДС по счету-фактуре, указанная в графе 8 по строке «Всего к оплате» счета-фактур/исправленного счета-фактуры.

СИТУАЦИЯ

КАК ЗАПОЛНЯТЬ

Отражение показателей по корректировочному счету-фактуре (в т. ч. исправленному) Не заполняют
Отражение данных таможенной декларации в отношении ввозимых товаров Сумма НДС из колонки «Сумма» по коду вида таможенного платежа 5010 графы 47 основного и/или добавочных листов декларации
Отражение данных заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов Сумма НДС из графы 20 заявления
Отражение в счете-фактуре данных в отношении собственных товаров (работ, услуг), имущественных прав и данных в отношении товаров (работ, услуг), имущественных прав, приобретаемых комиссионером (агентом), экспедитором, застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика, от своего имени по договору комиссии (агентскому договору), договору транспортной экспедиции, а также приобретаемых при выполнении функций застройщика Сумма НДС в отношении товаров (работ, услуг), имущественных прав, приобретаемых по договору комиссии (агентскому договору), договору транспортной экспедиции, а также приобретаемых при выполнении функций застройщика
Получение счетов-фактур комиссионером (агентом) от 2-х и более комитентов (принципалов), реализующих товары (работы, услуги), имущественные права от своего имени Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав по каждому комитенту (принципалу)

Графа 16

Разница, отражающая уменьшение стоимости товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом НДС из графы 9 по строке «Всего уменьшение (сумма строк Г)» корректировочного счета-фактуры (в т. ч. исправленного).

Графа 17

Разница, отражающая увеличение стоимости товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом НДС из графы 9 по строке «Всего увеличение (сумма строк В)» корректировочного счета-фактуры (в т. ч. исправленного).

Графа 18

Разница, отражающая увеличение НДС из графы 8 по строке «Всего уменьшение (сумма строк Г)» корректировочного счета-фактуры (в т. ч. исправленного).

Графа 19

Разница, отражающая увеличение НДС из графы 8 по строке «Всего увеличение (сумма строк В)» корректировочного счета-фактуры (в т. ч. исправленного).

Особенности заполнения части 2

СИТУАЦИЯ

КАК ЗАПОЛНЯТЬ

Отражение показателей по счету-фактуре (исправленному счету-фактуре) Графы 16-19 не заполняют
Регистрация исправленного счета-фактуры (в т. ч. корректировочного) В графах 8-19 указывают исправленные данные.

Если данные в графах 8-19 не исправлялись, в соответствующих графах указывают данные, отраженные в счете-фактуре (в т. ч. корректировочном) до внесения в него исправлений.

Внесение изменений в журнал учета счетов-фактур

Если нужно внести изменения в журнал учета (в т. ч. после завершения налогового периода), регистрируют счет-фактуру (в т. ч. корректировочный) за тот налоговый период, в котором он был зарегистрирован до внесения в него исправлений.

Порядок следующий:

  1. В новой строке журнала учета делают записи данных по счету-фактуре (в т. ч. корректировочному) до внесения в него исправлений, подлежащие аннулированию (с отрицательным значением).
  2. В следующей строке регистрируют счета-фактуры (в т. ч. корректировочный) с внесенными в него исправлениями (с положительным значением).

СИТУАЦИЯ

ЧТО ДЕЛАТЬ

Ошибочная регистрация счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры) В новой строке журнала учета делают записи данных по счету-фактуре (в т. ч. корректировочному), подлежащие аннулированию (с отрицательным значением) за тот налоговый период, в котором был ошибочно зарегистрирован указанный счет-фактура
Обнаружение в текущем налоговом периоде факта отсутствия регистрации в журнале учета счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры), полученного в истекшем налоговом периоде либо после завершения налоговых периодов Записи данных по такому счету-фактуре (в т. ч. корректировочному) делают в новой строке журнала учета за тот налоговый период, в котором этот счет-фактура (в т. ч. корректировочный) составлен.

Нередко случается, что посредник (например, на УСН) приобрел товар для принципала от своего имени, но при этом документы продавец передал только в следующем квартале. В каком периоде необходимо отразить полученный счет-фактуру в журнале учета счетов-фактур, объяснено в КонсультантПлюс:

В ч. 2 журнала учета подлежат единой регистрации счета-фактуры (в том числе исправленные, корректировочные), составленные на бумажном носителе или в электронном виде за истекший налоговый период и полученные в том числе после завершения…

Читать готовое решение.

Заверение журнала учета счетов-фактур

ФОРМА ЖУРНАЛА

ПОРЯДОК ПОДПИСАНИЯ

На бумажном носителе Подписывают до 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, – руководитель организации (уполномоченное им лицо) или ИП (уполномоченное им лицо).

Журнал также прошнуровывают, страницы пронумеровывают.

За налоговый период в электронном виде Подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации (уполномоченного им лица), ИП – при передаче журнала в налоговый орган в случаях, предусмотренных НК РФ

Есть ли особенности, как вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур в электронном виде, смотрите в КонсультантПлюс:

Электронный журнал ведите по формату, утвержденному приказом ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93.

Читать готовое решение далее.

Пример заполнения журнала счетов-фактур: образец

Допустим, что ООО «Гуру» в 1 квартале 2020 года будучи агентом от своего имени:

  • приобрело для принципала (ООО «Ботаника») товары у ООО «Дело». При отгрузке товаров ООО «Дело» выставило счет-фактуру от 10.02.2020 № 141. На его основании агент выставил принципалу счет-фактуру от 10.02.2020 № 48;
  • реализовало товары принципала (ООО «Гарантия») покупателю (ООО «Орда»), выставило ему счет-фактуру от 20.03.2020 № 1017 и копию счета-фактуры направило принципалу. На основании копии принципал 20 марта 2020 г. составил и передал агенту счет-фактуру от 20.03.2020 № 77.

НДС начислен по ставке 20%.

Далее по ссылке показан правильный и полностью заполненный бухгалтерией ООО «Гуру» образец журнала счетов-фактур. Его можно бесплатно скачать и использовать в работе.

Одно из очень распространённых в России занятий посредников – продажа металлолома и т. п. Как такие посредники составляют журнал учета счетов-фактур, узнаете из КонсультантПлюс:

Посредники, которые реализуют или покупают металлолом для третьих лиц, в журнале учета счетов-фактур укажут (Приложение к Письму ФНС России от 16.01.2018 № СД-4-3/480): … (читать далее).