Как правильно заполнить справку о доходах (2-НДФЛ): пошаговая инструкция и образец

СИТУАЦИЯ

РЕШЕНИЕ

ПОЛЕ

КАК ЗАПОЛНЯТЬ

КПП

Физические лица – налоговые агенты –только ИНН из свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физлица по месту жительства на территории РФ.

Если справку сдаёт организация с обособленными подразделениями, после ИНН указывает КПП по месту нахождения организации по месту нахождения обособки.

На практике может произойти закрытие обособленного подразделения. Как заполнять 2-НДФЛ в этом случае, есть отдельное разъяснение ФНС России в КонсультантПлюс:

Федеральная налоговая служба в связи с поступающими запросами организаций – налоговых агентов в отношении представления сведений о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц по форме 2-НДФЛ (далее – справки по форме 2-НДФЛ) и расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ) (далее – расчет по форме 6-НДФЛ), в случае ликвидации (закрытия) обособленного подразделения организации, сообщает следующее.

Правопреемник налогового агента указывает идентификационный номер правопреемника налогового агента (ИНН) и код причины постановки на учет (КПП) по месту нахождения организации согласно свидетельству о постановке на учет в налоговом органе.

При сдаче корректирующей либо аннулирующей справки налоговым агентом взамен ранее сданной указывают номер первичной.

При сдаче корректирующей либо аннулирующей справки правопреемником налогового агента – номер ранее представленной справки налоговым агентом.

• 1 – если справку представляют в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ налоговый агент;
• 2 –в соответствии с п. 5 ст. 226 и/или п. 14 ст. 226.1 НК РФ налоговый агент;
• 3 –в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ правопреемник налогового агента;
• 4 – в соответствии с п. 5 ст. 226 и/или п. 14 ст. 226.1 НК РФ правопреемник налогового агента.

В результате технической ошибки НДФЛ по уволившемуся работнику может быть удержан не полностью, а справка 2-НДФЛ на него уже сдана в налоговую. Нужно ли после налогового периода подать сразу две справки о доходах на него? Об этом смотрите в КонсультантПлюс:

Исполнение организацией обязанности по сообщению о невозможности удержать налог и сумме налога в соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ не освобождает организацию от обязанности представить сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему Российской Федерации налогов в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ.

• при составлении первичной справки – 00;
• корректирующей справки взамен ранее представленной – соответствующий номер корректировки (например, 01, 02 и т. д.);
• аннулирующей справки взамен ранее представленной – 99.

Справку о доходах физлица, которому произведен перерасчет НДФЛ за предшествующие налоговые периоды в связи с уточнением его налоговых обязательств, оформляют в виде корректирующей справки.

В форме аннулирующей справки заполняют заголовок, а также показатели раздела 1, указанные в представленной ранее справке. Разделы 2 и 3, а также Приложение не заполняют.

Образец правильного заполнения аннулирующей справки по форме 2-НДФЛ есть в КонсультантПлюс:

ООО “Альфа” при сдаче справок за 2019 г. допустило ошибку: справка в отношении И.И. Иванова, работающего в обособленном подразделении организации, была представлена в налоговый орган по месту нахождения головного офиса. ООО “Альфа” подает в эту инспекцию аннулирующую справку 2-НДФЛ, чтобы отменить ошибочно представленные сведения.

Первые 2 цифры – это код региона, а вторые две – номер инспекции ФНС России в регионе.

Если правопреемником, то наименование реорганизованной организации либо её обособленного подразделения.

При сдаче физлицом, признаваемым налоговым агентом, указывают полностью без сокращений фамилию, имю, отчество (при наличии) – в соответствии с документом, удостоверяющим его личность. В случае двойной фамилии – через дефис.

• 1 – преобразование;
• 2 – слияние;
• 3 – разделение;
• 5 – присоединение;
• 6 – разделение с одновременным присоединением;
• 0 – ликвидация.

Обязательно для заполнения при заполнении поля «Признак» значением 3 или 4.

Если 2-НДФЛ подаёте не за реорганизованную организацию, поля «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» и «ИНН/КПП реорганизованной организации» не заполняют.

Обязательно для заполнения при заполнении:

• поля «Признак» – значением 3 или 4;
• поля «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» – значением, отличным от 0.

Коды по ОКТМО содержит Общероссийский классификатор территорий муниципальных образований ОК 033-2013 (ОКТМО).

В свободных знакоместах справа от значения кода (если он имеет 8, а не 11 знаков) никакие символы не проставляют.

ИП, частные нотариусы, адвокаты и др. специалисты частной практики, признаваемые налоговыми агентами, указывают код ОКТМО по месту жительства.

ИП, признаваемые налоговыми агентами, которые состоят на учете по месту деятельности в связи с применением ЕНВД или ПСН, в отношении своих наемных работников указывают код ОКТМО по месту своего такого учета.

Правопреемник налогового агента указывает код ОКТМО по месту нахождения реорганизованной организации или её обособленного подразделения.

ПОЛЕ

КАК ЗАПОЛНЯТЬ

При отсутствии у налогового агента информации об ИНН получателя дохода не заполняют.

Имя

Отчество

Отчество может отсутствовать, если оно не указано в документе, удостоверяющем личность.

Для иностранных граждан фамилию, имя и отчество допустимо указывать буквами латинского алфавита.

• 1 –налоговый резидент РФ (кроме ведущих трудовую деятельность по найму в России по патенту);
• 2 – не налоговый резидент РФ;
• 3 – высококвалифицированный специалист и не налоговый резидент РФ;
• 4 – участник госпрограммы по добровольному переселению в РФ соотечественников, проживающих за рубежом (член экипажа судна, плавающего под госфлагом РФ) и не налоговый резидент РФ;
• 5 – иностранный гражданин (без гражданства) признан беженцем или получил временное убежище на территории РФ и не налоговый резидент РФ;
• 6 – иностранный гражданин ведёт трудовую деятельность по найму в РФ на основании патента.

Как видно, в отношении иностранца-нерезидента тоже нужно заполнять справки по форме 2-НДФЛ. Как это сделать, пример есть в КонсультантПлюс:

В октябре 2019 г. организация приняла на работу по трудовому договору гражданина Таджикистана – нерезидента РФ с окладом 45 000 руб. Всего за 2019 г. начислено 135 000 руб. дохода. Ставка НДФЛ по доходам иностранцев-нерезидентов по общему правилу составляет 30% (п. 3 ст. 224 НК РФ). Исчисленная сумма НДФЛ за 2019 г. составила 40 500 руб. ((45 000 + 45 000 + 45 000) x 30%).

Согласно Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ) (утв. постановлением Госстандарта России от 14.12.2001 № 529-ст).

При отсутствии гражданства указывают код страны, выдавшей документ, удостоверяющий личность.

• 21– паспорт гражданина РФ;
• 03 – свидетельство о рождении;
• 07 – военный билет;
• 08 – временное удостоверение взамен военного билета;
• 10 – паспорт иностранного гражданина;
• 11 – свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании лица беженцем на территории РФ по существу;
• 12 – вид на жительство в РФ;
• 13 – удостоверение беженца;
• 14 – временное удостоверение личности гражданина РФ;
• 15 – разрешение на временное проживание в РФ;
• 19 – свидетельство о предоставлении временного убежища на территории РФ;
• 22 – загранпаспорт гражданина РФ;
• 23 – свидетельство о рождении, выданное уполномоченным органом иностранного государства;
• 24 – удостоверение личности военнослужащего РФ;
• 27 – военный билет офицера запаса;
• 91 – иные документы, признаваемые в соответствии с законодательством РФ или международными договорами.

Знак «№» не ставят.

ПОЛЕ

КАК ЗАПОЛНЯТЬ

Показатель соответствует сумме дохода из поля «Общая сумма дохода», уменьшенной на сумму вычетов из раздела 3 и Приложения.

Если сумма вычетов в разделе 3 и Приложении превышает общую сумму дохода, указывают 0.00.

• не возвращенную налоговым агентом излишне удержанную сумму НДФЛ;
• переплату налога, образовавшуюся в связи с изменением налогового статуса в налоговом периоде.

ПОЛЕ

КАК ЗАПОЛНЯТЬ

Сумма налога перечисленная

Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом

ПОЛЕ

КАК ЗАПОЛНЯТЬ

Полный перечень кодов вычета для 2-НДФЛ смотрите в отдельном файле здесь.

Обычно у бухгалтеров возникают замешательства в отношении последнего кода 620 из этого перечня. Он имеет открытый характер, т. к. по нему отражают “иные суммы, уменьшающие налоговую базу…”. Какие именно вычеты отражают по коду 620 в 2-НДФЛ, смотрите в КонсультантПлюс:

Для каждого вычета установлен свой код. При этом по коду вычета 620 отражаются иные суммы, уменьшающие налоговую базу по НДФЛ, для которых… (читать далее).

• 1 – если налогоплательщику выдано уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет;
• 2 – если налогоплательщику выдано уведомление, подтверждающее право на социальный вычет;
• 3 – если налоговому агенту выдано уведомление, подтверждающее право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи.

Дата выдачи уведомления

Код налогового органа, выдавшего уведомление

СИТУАЦИЯ

КАК ЗАПОЛНЯТЬ

На последующих листах справки заполняют поля «ИНН», «КПП», «Стр.», «Номер справки», «Отчетный год», «Признак», «Номер корректировки», «Представляется в налоговый орган (код)», «наименование налогового агента», «Код вычета», «Сумма вычета».

Остальные поля заполняют прочерками.

СИТУАЦИЯ

КАК ЗАПОЛНИТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ К 2-НДФЛ

• порядковые номера месяцев;
• коды доходов;
• суммы всех начисленных и фактически полученных доходов.

ПОЛЕ

КАК ЗАПОЛНЯТЬ

Отчетный год

Ставка налога

Полный перечень кодов дохода для 2-НДФЛ смотрите в отдельном файле здесь.

Физлицо в качестве дохода может получить оплаченные товары/работы/услуги. Обычно здесь у бухгалтера возникают затруднения, какой код дохода указывать в справке –  2510 или 2520. Эта ситуация подробно разобрана в КонсультантПлюс:

Отметим, что Приказом не устанавливаются новые виды доходов, а лишь кодируются те, которые определены НК РФ. Так, коды 2510, 2520, а также 2530 кодируют виды доходов, поименованные соответственно в пп. 1, 2 и 3 п. 2 ст. 211 НК РФ. Из формулировок, используемых в НК РФ, легче выделить квалифицирующие признаки, по которым отдельные доходы в натуральной форме можно отнести к той или иной группе.

Полный перечень кодов вычета для 2-НДФЛ смотрите в отдельном файле здесь.

Указывают при наличии суммы соответствующего вычета.

По соответствующим видам доходов, в отношении которых предусмотрены соответствующие вычеты или которые облагаются НДФЛ не в полном размере, указывают код вычета, выбираемый из указанного документа.

ПОЛЕ

КАК ЗАПОЛНЯТЬ

• 1 – если справку представляет налоговый агент (правопреемник налогового агента);
• 2 – если справку представляет представитель налогового агента (правопреемника налогового агента).

подпись