Какой бланк использовать
Отчёт «Персонифицированные сведения о физических лицах» (далее также – ПСФЛ, перссведения) – это форма по КНД 1151162. Её бланк, порядок заполнения и электронный формат сдачи утверждены с 2023 года приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878 в Приложениях № 2, 4 и 6 соответственно.
Кстати, этим же документом утверждена сама форма Расчета по страховым взносам (РСВ).
ПСФЛ состоят из двух листов – стандартного титульного и второго с одинаковыми блоками для сведений о физлицах.
Получив этот отчет, налоговая передаёт его данные уполномоченным органам соцзащиты и Социальному фонду, который образован с 1 января 2023 года после объединения ПФР и ФСС. Это позволяет чиновникам быстрее обновлять сведения, необходимые для предоставления пособий и адресных мер поддержки нуждающимся гражданам.
Когда сдавать
Перссведения по физлицам нужно представлять в свою ИФНС ежемесячно – не позднее 25-го числа следующего за отчетным месяца.
Значит, персведения за май 2023 года нужно сдать в налоговую не позднее 25 июня 2023 года. Но это воскресенье, поэтому крайний срок переходит на 26 июня.
Можно ли не сдавать за май 2023
Нет, представить майский отчёт обязательно.
Согласно позиции ФНС, которая согласована с Минфином, подавать в налоговую персонифицированные сведения о физлицах не нужно только за последние месяцы расчетного (отчетного) периода по страховым взносам. То есть за март, июнь, сентябрь и декабрь (письмо ФНС от 28.03.2023 № БС-4-11/3700).
Дело в том, что форма персонифицированных сведений о физлицах содержит показатели по ним, идентичные разделу 3 РСВ. А именно – Ф.И.О., СНИЛС, сумму выплат и иных вознаграждений:
Май – это второй месяц расчетного (отчетного) периода. Значит, отчитаться за него нужно.
Поэтому далее расскажем, как по правилам сформировать отчет ПСФЛ за май 2023 года. Образец его заполнения можно посмотреть и скачать бесплатно по ссылке в конце статьи.
Кто должен заполнить и сдать
Перссведения заполняют плательщики страховых взносов (либо их представители), делающие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам. Поэтому должны отчитаться:
- организации;
- ИП;
- физлица без статуса ИП;
- адвокаты с адвокатскими кабинетами;
- частные нотариусы;
- иные частнопрактикующие специалисты.
Что включить в отчёт
Собственно, оба листа:
- титульный;
- персональные данные физлиц и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу в мае.
Второй лист заполняют по количеству застрахованных – столько блоков, сколько нужно.
Со 2 июня 2023 г. действует новая Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах. Она утверждена приказом Минтруда от 03.04.2023 № 256н.
Кого включать в отчёт
В нём нужно отразить данные всех застрахованных лиц за май 2023 года – кому за этот месяц были начислены выплаты и иные вознаграждения в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров на выполнение работ, оказание услуг. А также:
- по договорам авторского заказа;
- по договорам об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности – в пользу авторов произведений (указаны в подп. 1 – 12 п. 1 ст. 1225 ГК РФ);
- издательским лицензионным договорам;
- лицензионным договорам о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности (подп. 1 – 12 п. 1 ст. 1225 ГК). В т. ч. вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам с пользователями.
Облагаются выплаты взносами или нет, значения не имеет: всё равно включайте человека в отчёт.
Самозанятых в отчет ПСФЛ не включают.
Также см. Нужно ли включать и подавать персонифицированные сведения на директора-учредителя.
Особенности заполнения
Заметим, что в форме «Персонифицированные сведения о физлицах» (КНД 1151162) не предусмотрено отражение каких-либо кадровых мероприятий – увольнения, перевода, ликвидации и т. п. Поэтому, например, сведения об увольняемом работнике приводят в общем порядке наряду с данными по остальным физлицам. То есть внешне при заполнении – никаких отличий.
Кроме того, обратите внимание:
- если в мае 2023 по физлицу не было начисленных выплат и иных вознаграждений, его всё равно включают в отчёт и в строке 070 проставляют прочерки;
- поле «Период, за который представляются сведения (код)» заполняют в соответствии с кодами из Приложения № 3 к Порядку заполнения персонифицированных сведений. Для мая нужно проставить «05»;
- при первичной подаче сведений по физлицам за май 2023 признак аннулирования в строке 010 не проставляют;
- сведения о физлице (Ф.И.О.) указывают в соответствии с документом, удостоверяющим его личность.
Также см. Как правильно заполнить Персонифицированные сведения о физлицах.
Способы сдачи ПСФЛ
Персонифицированные сведения о физлицах можно подать в налоговую:
- на бумажном носителе – по почте, лично;
- по телекоммуникационным каналам связи с электронной подписью.
При этом на 11 и более человек персонифицированные сведения сдают только в электронном виде по ТКС.
Куда сдавать
Рассматриваемый отчёт представляют в налоговый орган:
- по месту нахождения организации;
- по месту нахождения её обособленных подразделений, которым она открыла счета в банках и которые начисляют и делают выплаты и иные вознаграждения физлицам;
- по месту жительства физлица, делающего выплаты и иные вознаграждения физическим лицам.
Образец заполнения ПСФЛ за май 2023
ПРИМЕР
В ООО “Гуру” работают 3 сотрудника. В мае 2023 года компания начислила им выплаты в размере:
- Сергееву А.А. – 110 000 руб.;
- Широковой Е.А. – 85 000 руб.;
- Симоновой С.С. – не было выплат.
Широкова 12.05.2023 уволена.
Исходя из этих условий, первый и второй лист перссведений по физлицам заполняют так: