Заявление на отгул – разбор трудовых и кадровых моментов

СКАЧАТЬ БЛАНК ЗАЯВЛЕНИЯ НА ОТГУЛ

Почему нужно правильно оформлять заявление на отгул

Очень часто приходится слышать, как сотрудник предприятия просит кадровиков дать образец заявления на отгул. Кадровики в свою очередь  задают встречные вопросы, пытаясь определить, что же работник подразумевает под «отгулом».  На самом деле, каждый наемный работник считает, что отгулом следует называть:

• рабочий день, который берется в счет ежегодного оплачиваемого отпуска;
• день отпуска, оформленный за свой счет;
• законный дополнительный день отдыха.

По правде нужно сказать, что когда сотрудник компании приходит в кадровый отдел и просит написать заявление на отгул по семейным обстоятельствам, кадровику приходится буквально уточнять, имеются ли законные возможности у заявителя оформить  «отгул», как он этого хочет.

Что говорит законодатель про отгул

Терминология «отгул» в свое время вызвала споры в высших кругах, и Верховный Суд РФ в 2004 году, в своем Постановлении от 17 марта, в пунктах 34 и 39 дал четкое определение отгула – это выходной день, который предоставляется наемному сотруднику.

После этого были внесены разъяснения, где ввели сразу два понятия:

• оплачиваемый отгул;
• неоплачиваемый отгул.

Получать дни можно как по соглашению сторон процесса, так и без согласия работодателя, но в рамках действующего законодательства.

1. Работодатель обязан предоставлять неоплачиваемый день сотруднику, который отработал сверхурочно, в выходной или праздничный день. При этом сотрудник отказался получить за это деньги. Норма отрегулирована статьями 152 и 153 ТК РФ.
2. Оплачиваемый отгул предоставляется сотрудникам предприятия, которые сдали кровь. Ст. 186 ТК РФ.
3. Оплачиваемый рабочий день с получением отгула получают вахтовики за часы переработки. Статья 301 ТК РФ.

Кроме этих случаев, допускается оформления заявления на 1 отгул в соответствии с другими положениями ТК, локальными нормативными актами предприятия, которые не противоречат законодательству.

Не существует определенного порядка, как происходит оформление отгула. Главное условие, сотрудник должен проинформировать об этом работодателя, причем в письменной форме. Законность получения выходного дня подтверждается Приказом по предприятию, причем сотрудник обязан  ознакомиться с этим решением. Этот же Приказ регламентирует порядок оплаты дополнительного выходного дня (за свой счет или по утвержденному тарифу, окладу).

Когда нужно подать заявление на отгул

Законодатель не определяет конкретные сроки подачи заявления. Как правило, этот момент регулируется локальными актами на предприятии. Но, в некоторых случаях срок подачи может быть учтен с некоторыми моментами ТК РФ (но при этом нет прямого указания на этот счет).

1. В случае если сотрудник претендует на отгул за осуществления трудовой деятельности в выходной или праздничный день, заявление на отгул за ранее отработанное время подается до дня начисления заработной платы, аванса. Дело в том, что этот день регулируется положениями части 4 ст. 153 ТК РФ. Этот тип выходного дня считается полноценной альтернативой оплате в повышенном размере. Поэтому, для правильности расчета, желательно подать заявление заранее.
2. Учитывая предыдущий пункт, сотрудник не обязан информировать работодателя о конкретном дне отгула. Достаточно проинформировать, что будет выбран именно такой вариант отгула. Точную дату можно выбрать в иной период, при этом нужно уведомить работодателя (письменно), дождаться оформления Приказа и ознакомиться с решением.
3. Существуют некоторые ограничения по срокам, если вы планируете подать заявление на отгул в счет отпуска. Статья 136 ТК РФ говорит, что в этом случае нужно проинформировать работодателя за 3 дня до предполагаемого события.

Информировать об отгуле нужно в письменном виде, иначе в противном случае,  работодатель имеет право признать факт, что работник совершил прогул. Приказ будет подтверждающим фактом события.

Что нужно указать в заявлении

Поскольку не существует никаких четких форм заявлений на отгул, предусмотрены определенные правила. Документ можно оформить как от руки, так и с использованием технических средств (компьютер).

Допускается использование технических средств в частичном формате (часть от руки написанный текст, часть с использованием техники). С 2011 года введено правило, где допускается использование УКЭП (электронной подписи) при оформлении заявления

Интересно, что в 2018 и 2019 годах были судебные споры, где сотрудник отправлял заявление с использованием электронной почты или мессенджера. Работодатель не признавал законным такой формат, но суды встали на сторону наемных сотрудников, поскольку эта норма не запрещена в трудовом законодательстве.

1. В заявлении указываются полные идентификационные данные заявителя (ФИО, место работы, должность).
2. В документе фиксируется конкретная дата отгула.
3. Указывается основание, которое служит фактом для получения выходного дня.
4. Прикладываем соответствующие разрешительные документы или приписки (ссылки, положения) для получения отгула.
5. Указываем реквизиты наемного работника (подпись).
6. Указываем дату составления обращения. Дата носит факультативный характер. Чаще всего эту дату просят проставить при подаче заявления в кадровый отдел.

Обратите внимание, что отгул считается утвержденным только в том случае, если оформлен Приказ. Устное информирование, что имеется такой Приказ в отделе кадров организации, не является гарантией законного оформления события.

Как составить заявление на отгул на один день

Сотрудник обращается к работодателю, и просит ему предоставить один неоплачиваемый день, как отгул.

Образец заявления

Если работник планирует отсутствовать несколько дней, указываются рабочие дни предполагаемого невыхода в счет отгула.

Правила оформления отгула за ранее отработанное время (день)

В этом случае предполагается такой вариант решения задачи:

• работнику оплачивается день в двойном размере;
• работник получает день в обычном порядке тарификации, а отгул оформляется без оплаты.

Образец заявления

Законодатель разрешает брать этот отгул в любой удобный день. Не запрещено отгул за день использовать «по частям». Запрещено использовать этот отгул «авансом», в счет будущей отработки.

Оформление заявления на отгул по семейным обстоятельствам

Порядок оформления этого выходного дня осуществляется по правилам заявления на отгул по семейным обстоятельствам. В этом случае сотруднику предоставляется выходной день без оплаты. Работодатель вправе отказать в предоставлении такого дня, если на это нет объективных причин. Однако в статье 128 ТК РФ указано, что работодатель предоставляет в определенных случаях отгул в обязательном порядке, с предоставлением подтверждающих документов – свадьба детей или собственная, рождение ребенка, смерть близкого человека.

Образец заявления

Правила оформления заявления на отгул в счет отпуска

Этот формат отгула очень часто путают с отпуском. По правилам, это называется однодневный отпуск, и в заявлении нужно указать этот момент.  Поскольку этот формат именуется отпуском, то предусмотрена соответствующая оплата.

За три дня до предполагаемого отпуска в один день, работодатель обязан выдать отпускные денежные средства. Следовательно, подать заявление можно только за три дня до предполагаемого события. Регламентные положения – статья 136 ТК РФ.

Обратите внимание на такой факт при оформлении отгула в виде однодневного отпуска. Статья 125 ТК РФ говорит, что отгул в счет отпуска (в том числе однодневного)  можно взять только в том случае, если у наемного сотрудника компании после использования этого дня отдыха остается часть отпуска, равная как минимум 14 календарным дням. Или сотрудник уже отгулял в этом рабочем году 14 дней отпуска подряд. 

Аналогичный формат заявлений на отгул оформляется при совершении сдачи крови в медицинской организации, отгул на несколько часов и т.д.