С вводом в эксплуатацию системы документы, созданные в электронном виде, будут передаваться на постоянное архивное хранение онлайн без обязательной печати на бумаге.
Оператор платформы «ЦХЭД» – Минцифры России.
Сейчас так: все федеральные ведомства должны отправлять документы в Государственный архив России в печатном виде. Речь идет даже об электронных документах, подписанных электронной подписью. Это влечет избыточный расход бумаги и создает нагрузку на ведомства.
Как будет: платформа ЦХЭД отменит обязательную печать электронных документов, направляемых в Госархив.
Замглавы Минцифры Андрей Черненко отметил:
«Архивные документы содержат значимую для государства и общества информацию, которая подлежит хранению. Новая платформа позволит передавать электронные архивные документы на хранение и вести учет этих документов, не прибегая к созданию бумажных версий. Такая мера не только поможет экономить средства на печати, но и оптимизирует процессы делопроизводства и сократит трудозатраты работников архивов. Мы совместно с Росархивом стараемся максимально упростить задачу ведомствам по переходу на электронное хранение. Например, для ведомств, где нет архивного модуля в их системе документооборота, мы разрабатываем облачное приложение. Там можно будет временно хранить и в дальнейшем отправлять документы в “ЦХЭД”.»
Платформу «ЦХЭД» создают для комплектования, учета, хранения и использования электронных архивных документов.
«ЦХЭД» обеспечит сохранность, целостность и пригодность документов для использования на протяжении всего срока хранения с сохранением юридической значимости.
К платформе в рамках опытной эксплуатации уже подключились 14 ведомств. Среди них – Минпромторг, Минпросвещения, Росстандарт, Ростуризм, Минвостокразвития и другие. До конца 2022 года количество подключенных органов власти увеличится до 20.
Заказчик системы – Федеральное архивное агентство. ГИС Платформа “ЦХЭД” будет подключена к системе межведомственного электронного документооборота. Благодаря этому ведомства смогут направлять электронные архивные документы в Госархив на хранение, а также получать подтверждение о размещении документов в нем. Документы, направляемые на хранение, будут иметь усиленную квалифицированную электронную подпись.
Автоматизация поиска документов в системе позволит при необходимости быстро найти нужный документ.
Источник: сайт Минцифры.