Поездки работника на такси в служебных целях: возмещение и налоги

Документальное оформление поездок на такси

Для решения производственных вопросов работники могут избирать любой вид транспорта, согласованный с работодателем, включая такси. При включении в трудовой или коллективный договор поездок на такси работодатель обязан скомпенсировать расходы, как связанные с выполнением должностных обязанностей (ст. 164, 168.1 ТК РФ).

Для отражения в налоговом учете в полном объеме затраты должны иметь экономическое обоснование и подтверждение первичными документами (п. 1 ст. 252 НК РФ). Во избежание споров с проверяющими структурами необходимо:

Подобрать аргументированные обоснования, свидетельствующие о направленности на получение экономической выгоды как в текущем, так и в будущем периоде. Среди них:

• деловые встречи с перспективными контрагентами или инвесторами для заключения выгодных сделок;
• срочные поездки в кредитные организации для решения вопросов о кредитовании или снятии блокировки с расчетных счетов;
• командировки по приглашениям принимающих сторон для ведения переговоров или участия в презентациях;
• режим работы, связанный с привлечением сотрудников к исполнению обязанностей в ночное время и невозможностью воспользоваться общественным транспортом, чтобы добраться домой;
• форс-мажорные обстоятельства, требующие незамедлительного вмешательства профильных специалистов.

Представить подтверждающие документы, содержащие все обязательные реквизиты. Фискальный чек или квитанция на оплату услуг такси должны включать:

• название, ИНН и юридический адрес транспортной компании или адрес регистрации перевозчика – физического лица;
• серию и номер платежного документа;
• дату выдачи, цену за километр и стоимость транспортных услуг;
• данные ответственного за формирование документа лица.

ВАЖНО

Для каждой поездки нужно документально подтвердить производственный характер наряду с экстренной необходимостью решения вопроса. Например, при нахождении в командировке это может стать объявленный тематический семинар, не включенный изначально в командировочное задание.

Если речь идет о визите в обслуживающий банк, то целесообразность следует подтвердить исполнением платежных поручений, а поездку в подразделение ФНС – отметкой о принятой отчетности.

Отражение расходов на такси при исчислении налога на прибыль

При доказанной документально экономической обоснованности компенсация затрат на такси уменьшает налогооблагаемую базу при расчете обязательства по налогообложению прибыли.

В зависимости от назначения поездки затраты включаются в состав расходов:

• прочих, направленных на производство и реализацию товаров и услуг – при разъездном характере работы, отраженном во внутренней документации при регулярности поездок (ст. 168.1 ТК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ);
• командировочных – при перемещении по территории иного населенного пункта, включая проезд в аэропорт (подп. 12 п. 1 ст. 267 НК РФ);
• внереализационных – при единовременных поездках, вызванных производственной необходимостью, например, визиты в судебную инстанцию (подп. 10 п. 1 ст. 265 НК РФ);
• представительских – при доставке уполномоченных представителей к месту проведения официальных приемов в пределах 4 % расходов по фонду оплаты труда отчетного периода (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Дискуссии среди налогоплательщиков и налоговиков вызывает отражение затрат на такси для доставки специалистов на рабочее место и обратно.

К СВЕДЕНИЮ

Дискуссии среди налогоплательщиков и налоговиков вызывает отражение затрат на такси для доставки специалистов на рабочее место и обратно.

Согласно разъяснениям финансового ведомства, если проезд обусловлен технологическим процессом или недостаточностью маршрутов общественного транспорта и закреплен в распорядительной документации, то его стоимость подлежит отнесению к налоговым расходам (Письма Минфина РФ от 10.01.2017 года № 03-03-06/1/80079 и от 16.03.2017 года № 03-04-06/15198).

Начисление страховых взносов и НДФЛ на поездки на такси

При формировании налоговой базы по НДФЛ суммируются все доходы независимо от формы получения, но при условии выплаты в интересах сотрудника (п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Следовательно, чтобы не попасть под налогообложение, нужно доказать осуществление выплат в интересах работодателя.

Освобождение разделяется по видам поездок:

1. Разъездной характер работы. Оплата услуг такси приравнивается к компенсационным выплатам и считается обязанностью работодателя по возмещению произведенных в его интересах расходов (ст. 168.1, п. 1 ст. 217 НК РФ). Однако при отсутствии документальных подтверждений подобная выплата не может признаваться компенсацией, что означает автоматически начисление НДФЛ.
2. Перемещение в командировке. Законодательные нормы не содержат ограничителей, касающихся видов транспорта, разрешенного использовать командированным работником. При условии согласования с руководством поездка на такси не считается дополнительным благом сотрудника и не облагается НДФЛ (Письмо Минфина РФ от 14.08.2023 года № 03-04-05/76231).
3. Периодические поездки в предусмотренное графиком работы время. Оплата расходов не подлежит удержанию НДФЛ ввиду отсутствия объекта налогообложения, поскольку транспортные услуги оказываются в интересах хозяйствующих субъектов, а не налогоплательщиков – физических лиц (Письмо Минфина РФ от 20.03.2017 года № 03-04-06/15815).
4. До места исполнения трудовой функции и обратно. Отсутствие налогооблагаемого дохода подтверждается только при наличии производственной необходимости и невозможности воспользоваться иными средствами сообщения. Для освобождения оплата должна производиться непосредственно транспортной компании, перевозящей пассажиров без «транзитного» участия в расчетах персонала (Письмо Минфина РФ от 22.12.2022 года № 03-04-07/125960).

Аналогичная позиция существует в отношении страховых взносов. Объектом налогообложения считаются вознаграждения персонала в рамках трудовых правоотношений.

Поскольку выплаты имеют компенсационный, а не стимулирующий характер, связанный с исполнением должностных обязанностей вместо поощрений, то освобождаются от начисления обязательных взносов в страховые фонды (подп. 1 п. 1 ст. 420, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).