Расскажем, как сформировать 6-НДФЛ при задержке выплаты заработной платы.
Действующее законодательство и существующая практика
Закон защищает граждан от несвоевременного получения дохода. Для этого существует целый комплекс разнообразных рычагов, призванных привлечь работодателя к возможной ответственности. В частности, предусмотрено:
- привлечение работодателя к материальной ответственности – компания должна будет предоставить денежную компенсацию за задержку выплаты (ст. 236 ТК РФ);
- наложение административной ответственности – виновных должностных лиц, ИП и организации ждут штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ);
- вменение уголовной ответственности – она выражается в виде вменения больших денежных взысканий (ст. 145.1 УК РФ);
- предоставление возможности самозащиты – сотрудник не обязан осуществлять трудовую деятельность до того момента, пока работодатель не выплатит заработную плату (ст. 142, 379 ТК РФ).
Однако даже вышеуказанные меры не всегда защищают от невыплаты заработных плат. Работая в условиях кризиса, компания может столкнуться с нехваткой денег и не иметь финансовых возможностей для предоставления средств. В этом случае с определенными трудностями сталкивается бухгалтер. Он должен грамотно отчитаться перед уполномоченным органами, подготовив 6-НДФЛ с учетом всех установленных требований.
Правила, действующие с 2023 года
С 1 квартала 2023 года применяют новый бланк 6-НДФЛ. Его скорректировали в связи с началом применения единого налогового платежа и единого налогового счета. Сам порядок исчисления размера НДФЛ также изменился. Подход, который начали использовать в 2022 году, узаконили.
Датой выплаты заработной платы стали считать не последний день месяца, а момент перечисления любой ее части. В результате правильным стало вовсе не отражать зарплату физического лица, которая не была выплачена. Если в 2024 году работодатель выплачивает долг по заработной плате за период до 2023 года, НДФЛ для рассматриваемой выплаты пересчитывают по новым правилам. Выполнять процедуру можно в режиме онлайн. Доступ к налоговой системе предоставляется бесплатно.
Требования, действовавшие в 2022 году
Порядок выполнения расчетов и заполнения отчетности в случае непредоставления заработной платы был определен в письме ФНС №13.09.2021 № БС-4-11/12938. В нем говорилось, что доходы, которые фактически не были выплачены, в расчете не указываются. Если соответствующая информация уже была отражена, необходимо прибегнуть к помощи уточнения и снять доходы.
Однако разъяснения, которые были предоставлены в письме, оказались достаточно сумбурными. В результате было не совсем понятно, касаются ли они только справок о доходах, которые включают в годовой расчет, или затрагивают и процесс заполнения раздела 2.
Изначально получалось, что доход, который начислили, но к моменту сдачи отчета не предоставили физическому лицу, отражать в расчете не нужно. А вот в периоде предоставления средств необходимо заполнять как раздел 1, так и 2. Дополнительно представители ФНС сообщали, что необходимо подать уточненный 6-НДФЛ за период, когда заработная плата была предоставлена, включив предоставленный доход в раздел 2.
Альтернативный подход
Существуют другие способы подготовки отчетности. Однако важно понимать, что это альтернативная точка зрения, которая расходится с официальной, что может вызвать определенные вопросы. Однако она имеет место быть, поскольку крайне нелогично изначально не отражать начисленную зарплату в процессе расчета, а затем направлять уточненку.
ФНС аргументирует подобный подход тем, что в п. 5.5 Порядка заполнения 6-НДФЛ сказано, что присутствует потребность указывать в документации доход, который был рассчитан и фактически получен физическим лицом.
В рассматриваемом Порядке действительно присутствуют подобные положения. Однако неясно, почему фактически полученный доход отождествляются с выплаченными средствами. Дело в том, что существует п.2 ст. 223 НК РФ. В ней сказано, что фактическим моментом получения заработной платы является последний день того месяца, в котором она была начислена. Кроме того, существуют следующие правила:
- в разделе 2 нужно указывать обобщенные суммы начисленного дохода, а также удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода;
- в поле 110 отражается обобщенная информация по всем физическим лицам с начала налогового периода;
- в поле 112 – сумма начисленного дохода по трудовым контрактам;
- в поле 140 – обобщенная сумма налога с начала налогового периода.
Все вышесказанное позволяет говорить о том, что заработную плату можно отразить в разделе 2 за период начисления. При этом не важно, были ли фактически предоставленные денежные средства.
Однако подобный подход связан с определенными рисками. Он может не устроить налоговиков, поэтому можно уточнить ее позицию и действовать с учетом требований, выдвинутых инспектором.
Пример: как отразить в 6-НДФЛ задержанную, но выплаченную зарплату
Зарплату за сентябрь задержали и выплатили сотрудникам только 1 ноября. Перечислить НДФЛ с этой выплаты нужно не позднее 28 ноября. Удержанный НДФЛ бухгалтер отразил в поле 022 расчета за год. Зарплату и НДФЛ с нее бухгалтер включил в раздел 2 расчета за год.
Таким образом: невыплаченную зарплату в отчет не включайте. Не важно, по какой причине не выплатили доход — из-за ошибки или в связи с финансовыми трудностями. В расчете 6-НДФЛ отразите только выплаченный доход. С 2023 года датой получения дохода в виде заработной платы признают день выплаты, поэтому до момента выплаты дохода у физлица не возникает (п. 1 ст. 223 НК).
Заключение
Таким образом, задержка заработной платы недопустима. Ситуация чревата вменением санкций, а также усложнением процесса подготовки отчетности. Разъяснения, которые дает ФНС, неоднозначны. Однако в 2024 году он не противоречат действующему законодательству. Отражать невыплаченную заработную плату в отчетности не нужно.
Внимание!