Общие правила сдачи декларации 3-НДФЛ для ИП
В первую очередь декларацию 3-НДФЛ ИП нужно сдавать, если в истекшем налоговом периоде (году) он применял общий режим налогообложения (ОСНО). При этом неважно, получал ли ИП в течение года доходы или нет.
Зачастую предприниматели, работающие в течение года на патенте и не оформившие другой спецрежим (например, УСН), полагают, что сдавать 3-НДФЛ им не нужно. Однако в данном случае всегда надо смотреть на сроки действия патентов. Если в течение года между ними были перерывы, в которых патент не действовал – пусть даже 1-2 дня – то в этом промежутке для ИП автоматически «включалась» ОСНО. Соответственно, за эти 1-2 дня надо сдать декларацию 3-НДФЛ по всему году.
Отчитываться по 3-НДФЛ ИП надо и тогда, когда он в течение отчетного года утратил право на применение спецрежима. Например, слетел с УСН, так как начал производить подакцизные товары, не относящиеся к исключениям, которые указаны в подп. 8 п. 3 ст. 346.12 НК РФ.
По общему правилу 3-НДФЛ ИП сдает в ИФНС по месту своего жительства не позднее 30-го апреля года, следующего за истекшим. При этом действует перенос сроков сдачи в связи с выходными и праздниками. По этой причине, например, срок сдачи декларации 3-НДФЛ для ИП за 2021 год сдвигается на 04.05.2022.
Если среднесписочная численность работников ИП в 2021 году превысила 100 человек, он отчитывается только в электронной форме по ТКС. Если же лимит на работников не превышен, сдать декларацию можно любым удобным ИП способом – в том числе на бумаге или через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС.
Должен ли ИП сдавать 3-НДФЛ как физлицо
Если в отчетном году ИП совершал операции как «физик» – например, продал квартиру или личный автомобиль – у него есть обязанность отчитаться об этом по форме 3-НДФЛ и заплатить подоходный налог.
В отношении доходов от продажи имущества ИП следует быть внимательным со сбором подтверждений того, что это было именно имущество для личного пользования и в предпринимательской деятельности никак не участвовало. В противном случае доходы от продажи такого имущества налоговики будут расценивать как доходы от предпринимательской деятельности и потребуют от ИП включить их в декларацию ИП (в том числе по спецрежиму).
Декларацию ИП как «физик» составляет по немного иным правилам, поэтому в рамках данной статьи мы ее не рассматриваем и возвращаемся к декларации 3-НДФЛ по предпринимательской деятельности. Отметим только, что «доходную» 3-НДФЛ обычные физики сдают в те же сроки, что и ИП.
Общий порядок заполнения декларации 3-НДФЛ для ИП
Декларацию 3-НДФЛ за 2021 год ИП готовят по форме, утвержденной приказом ФНС от 15.10.2021 № ЕД-7-11/903 (бланк можно бесплатно скачать в конце статьи).
В состав декларации в обязательном порядке включают:
- Титульный лист;
- Раздел 1;
- Раздел 2;
- Приложение 3 – по доходам от предпринимательской деятельности.
Последовательность заполнения листов для ИП удобнее такая: Приложение 3 – Раздел 2 – Раздел 1 – Титульный лист.
Если по итогам года у ИП образовалась переплата по НДФЛ, он может зачесть ее или вернуть. Для этого в составе 3-НДФЛ ему нужно заполнить Заявление в Приложении к Разделу 1.
Остальные листы формы 3-НДФЛ напрямую не связаны с налогообложением доходов от предпринимательской деятельности. ИП заполняет их при необходимости.
Особенности заполнения Приложения 3 к 3-НДФЛ для ИП
В обязательном для ИП Приложении 3 предприниматель указывает:
- в строке 010 – код вида деятельности (для предпринимательской деятельности – 01);
- в строках 030 – 044 – показатели (по указанному в строке 010 виду деятельности) для расчета налоговой базы и налога: сумму дохода и сумму фактических расходов, которые включают в состав профессионального вычета;
- в строках 050 – 070 – итоговые показатели (по всем видам деятельности): общую сумму дохода, сумму профессионального вычета, сумму фактически уплаченных авансовых платежей;
- строку 080 заполняют только главы КФХ (остальные ставят прочерк);
- строки 090 – 100 заполняют, только если ИП сам скорректировал налоговую базу и суммы НДФЛ по итогам года из-за применения в сделках с взаимозависимыми лицами цен на товары (работы, услуги), отличающихся от рыночных;
- строки 110 – 150 заполняют, только если ИП как налоговый резидент РФ получил доход по гражданско-правовым договорам, в виде авторского вознаграждения и т. п.;
- в строках 160 – 162 – суммы доходов, полученных от предпринимательской, адвокатской деятельности и частной практики за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев отчетного года;
- в строках 170 – 172 – суммы профессиональных налоговых вычетов, учитываемых при исчислении авансовых платежей;
- в строках 180 – 182 – суммы стандартных налоговых вычетов, учитываемых при исчислении авансовых платежей;
- в строках 190 – 192 – налоговые базы для авансов;
- в строках 200 – 202 – суммы исчисленных авансов.
Как учитывать расходы ИП в декларации 3-НДФЛ
Как мы уже отметили в предыдущем разделе, для отражения результатов деятельности ИП в 3-НДФЛ предназначены строки 030-070. Рассмотрим подробнее, как нужно ИП включать в 3-НДФЛ данные по расходам.
В 3-НДФЛ (и соответственно в уменьшение налога) можно включать только расходы по предпринимательской деятельности, которые подтверждены документально и учитывают в профессиональном вычете.
Напомним, что профессиональный вычет (сумма расходов по деятельности, которая может быть принята) в основном определяют по правилам, аналогичным расходам по налогу на прибыль по НК РФ. Поэтому слово «вычет» не должно смущать. В случае ИП, отчитывающегося по ОСНО, это аналог расходов по прибыли для организации на ОСН.
В Приложении 3 к декларации 3-НДФЛ расходы ИП отражают так:
- в строке 041 – материальные расходы;
- строке 042 – амортизационные начисления;
- строке 043 – выплаты и вознаграждения физлицам;
- строке 044 – прочие расходы, связанные с извлечением доходов.
Заполнить строки 041 – 044 можно по оперативным учетным данным (несмотря на отсутствие обязанности ИП вести бухучет, первичка все равно нужна и какие-то сводные регистры по ней вести целесообразно). Также для заполнения декларации можно использовать информацию из Раздела VI «Определение налоговой базы» книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций ИП.
В строке 060 Приложения 3 в качестве итога указывают:
- сумму значений строк 040 по каждому виду деятельности, если расходы подтверждены документально;
- 20% от общей суммы доходов от предпринимательской деятельности, если заявленные расходы не все подтверждены документально.
Как заполнить Раздел 2 декларации 3-НДФЛ для ИП
Раздел 2 в отчёте 3-НДФЛ предназначен для демонстрации расчета облагаемого НДФЛ дохода ИП и сумм НДФЛ к уплате в бюджет или к возврату из него. Заполнять Раздел 2 удобнее из тех данных, что уже внесены в Приложение 3.
Если видов доходов, подпадающих под ОСНО, у ИП несколько для каждого вида дохода надо заполнить отдельную страницу Раздела 2.
Код вида дохода указывают в поле 001 Раздела 2. Все коды видов дохода, включая специфические вроде выплат от участия в других организация и выигрышей в лотерею, перечислены в Приложении № 3 к Приказу ФНС № ЕД-7-11/903. Большинству же «обыкновенных» ИП подойдет код 07 – доходы от предпринимательской и подобной деятельности. Кроме того, будет полезно знать еще код 08 – доходы от сдачи в аренду имущества.
Сам расчет налоговой базы и НДФЛ в Разделе 2 отражают так:
- в строках 010, 020, 030 – общая сумма доходов, сумма необлагаемых и облагаемых НДФЛ доходов;
- в строке 040 – сумма налоговых вычетов. В значение этой строки войдет сумма расходов, которые учли в строке 060 Приложения 3. Если ИП получал доход по ГПД, в виде авторского вознаграждения и прочее и отразил такие расходы в строке 150 Приложения 3, их тоже включают в показатель строки 040 Раздела 2. Если у ИП есть заявленные стандартный, социальный, имущественный или инвестиционный вычет, их тоже нужно включить в строку 040;
- в строке 050 – сумма расходов, уменьшающих полученные доходы. Эту строку заполняют, только если в поле 001 Раздела 2 указан код вида дохода «03» – доходы от инвестиций. Остальные строку не заполняют (прочеркивают);
- в строке 060 – общая налоговая база по НДФЛ по отраженному в поле 001 виду дохода. Если в поле 001 указан код 01-16, то заполняют строки 061. Если в поле 001 указаны коды 17-25, то заполнению подлежит строка 063. Таким образом, значение строки 060 равно сумме значений строк 061 и 062 либо значению строки 063;
- в строке 070 – НДФЛ, который исчислен к уплате. Он равен сумме НДФЛ, рассчитанного с налоговых баз по строкам 061 – 063 по соответствующим ставкам;
- в строках 080 – 130 – данные для расчета НДФЛ, который подлежит доплате (возврату). Например, сумму торгового сбора, уплаченную в отчетном году (в пределах исчисленного к уплате налога), нужно указать в строке 100. Строку 100 заполняют, только если в поле 001 указан код «07» или «20»;
- в строке 140 – налог, уплаченный при применении ПСН, если в течение налогового периода право на патент было утрачено или был переход на ОСНО. При этом в поле 001 Раздела 2 должен быть указан код вида дохода «07» или «20»;
- в строке 150 – НДФЛ к уплате (доплате) в бюджет;
- в строке 160 – НДФЛ к возврату из бюджета.
Как ИП заполнять Раздел 1 декларации 3-НДФЛ
В Разделе 1 отражают суммы налога к уплате (доплате) в бюджет или возврату из него.
Строки 020 – 050 заполняют на основании произведенных в Разделе 2 расчетов.
Укажите в них и сведения, если у вас были доходы (расходы) не от предпринимательской деятельности:
- в строке 020 – КБК для уплаты (доплаты) или возврата НДФЛ либо КБК, соответствующий виду дохода, по которому НДФЛ к уплате или возврату отсутствует;
- в строке 030 – код по ОКТМО по месту жительства (если есть НДФЛ, излишне уплаченный налоговым агентом, то указывают ОКТМО из справки налогового агента);
- в строке 040 – сумму НДФЛ к уплате (доплате) в бюджет либо «0», если такого нет;
- в строке 050 – сумму НДФЛ к возврату из бюджета либо «0», если нет налога к возврату.
Строки 020 – 050 заполняют необходимое количество раз, если есть налог к возврату или уплате по разными кодам ОКТМО или КБК.
Сведения о суммах налога по доходам от предпринимательской деятельности отражают в п. 2 «Сведения о суммах налога (авансового платежа по налогу), исчисляемого в соответствии с п. 7 ст. 227 Налогового кодекса».
В строки 080, 100 (110), 130 (140) Раздела 1 вносят данные об исчисленных к уплате или уменьшению авансовых платежах в течение года.
В строках 160 (170) разд. 1 отражают сумму налога, подлежащую доплате (уменьшению) по итогам года. При необходимости заполняют несколько пунктов 2 Раздела 1.
Как заполнить Приложение к Разделу 1 на возврат НДФЛ ИП
Если ИП желает зачесть переплату НДФЛ в счет погашения недоимки (задолженности по пеням и штрафам) или предстоящих платежей, в Приложении (заявлении) заполняют строки 005 – 070. Если нужно зачесть переплату в счет погашения недоимки или предстоящих платежей по разным налогам, нужно по каждому заполнить свой раздел «Сведения о налоговом органе, принимающем на учет поступления».
Если ИП решил вернуть переплату, он заполняет строки 075 – 150 Приложения. При этом важно, чтобы Ф.И.О. получателя средств в строке 150 совпадали с Ф.И.О. налогоплательщика, указанными в титульном листе.
Нулевая 3-НДФЛ для ИП: нужно ли сдавать и что заполнять
Даже если в истекшем году ИП на общем режиме не вел никакой деятельности или не получал доходов, подать 3-НДФЛ он все равно обязан. Освобождения от подачи нулевой 3-НДФЛ для ИП НК РФ не содержит.
Нулевая 3-НДФЛ должна состоять из титульного листа, Раздела 1 и Раздела 2.
Кроме того, что в ней будут нули, заполнять и сдавать нулевку 3-НДФЛ надо по тем же правилам, что и не нулевую декларацию.
За нарушение этого порядка ИП оштрафуют по п. 1 ст. 119 НК РФ.
Как ИП сдать подтверждающие документы с декларацией 3-НДФЛ
ИП часто нужно приложить к декларации подтверждающие документы (например, на право на вычет). В законах обязательный порядок не прописан, однако практика показывает, что желательно составить реестр этих документов и тоже приложить его к 3-НДФЛ.
Реестр подтверждающих документов можно составить самостоятельно, взяв за основу форму, которую используют сотрудники налоговых органов при приеме деклараций. Она есть в Приложении № 3 к Регламенту, утвержденному приказом ФНС от 25.02.2016 № ММВ-7-6/97. Но форма ФНС не предполагает включение в нее документов на профвычет. Рекомендуем добавить в реестр и такие документы.
В целом в реестре рекомендуем указать:
- ИНН ИП;
- отчетный год, за который подает декларацию и прилагаемые документы;
- Ф.И.О. ИП;
- документы, которые подают вместе с декларацией и на каком количестве листов.
Документы можно указать обобщенно: например – «документы, подтверждающие профессиональный вычет», или перечислить каждый документ.
Рекомендуем указать каждый документ. Это может помочь в случае возникновения спора с налоговиками в ходе камеральной проверки декларации.
ИФНС при приеме декларации с реестром сверяет общее количество листов, которые указаны в реестре, на титульном листе самой декларации и листов фактически представленных документов. Если количество таких листов не совпадет, принимающий может сам заполнить новый реестр.
Для подтверждения налоговых вычетов можно использовать перечни и образцы документов, приведенные ФНС в письме от 22.11.2012 № ЕД-4-3/19630.